الضوابط الداخلية هي إجراءات تطور الشركات لحماية أصولها وإصدار بيانات مالية دقيقة وموثوقة. عندما لا يكون لدى الشركة إجراءات رقابة داخلية قوية ، يمكن أن يحدث الاحتيال بسهولة أكبر. يجب على المنظمات أن تحمي نفسها من التهديدات المحتملة من خلال مراقبة أنظمة التحكم الداخلية الخاصة بها في كثير من الأحيان وتعديلها لتصبح أقوى.
بيانات مالية غير دقيقة
إذا اكتشفت إحدى المنظمات وجود عدم دقة في بياناتها المالية ، فقد تكون هناك مشكلة في نظام المراقبة الداخلية للمؤسسة. أحد العناصر الأساسية للضوابط الداخلية هو مبدأ الفصل بين الواجبات. وهذا يعني أن مختلف الموظفين يتعاملون مع مجالات مختلفة من واجبات المحاسبة. إذا كان الشخص نفسه يتولى جميع الواجبات ، فهذا دليل على ضعف نظام الرقابة الداخلية. في حالة حدوث عدم دقة في التقارير المالية ، يجب على الشركة النظر في الإجراءات المحاسبية التي تستخدمها.
وثائق مفقودة
إذا لم تتمكن الشركة من العثور على مستندات معينة ، مثل الفواتير أو أوامر الشراء ، فقد يكون هذا علامة أخرى على وجود ضوابط ضعيفة. تقوم منظمة بتطوير إجراءات لتسجيل ونشر وإرسال المستندات. إذا فقدت الوثيقة ، فهناك فرصة جيدة لوجود مشاكل في عمليات الشركة. إذا كان موظف واحد لديه الكثير من السيطرة ، فإنه قد يتلاعب بالوثائق لخداع الشركة.
عدم وجود إجراءات مكتوبة
يجب أن يكون لكل عملية أو نشاط تستخدمه منظمة إجراءات مكتوبة لمتابعة. بدون إجراءات مكتوبة ، قد لا يعرف الموظفون الإجراءات السليمة وقد يكملون الأنشطة بطريقة خاطئة. يحتوي نظام الرقابة الداخلية القوي على إجراءات وسياسات مكتوبة لجميع الأنشطة التجارية.
شكاوى الزبون
علامة أخرى على ضعف نظام الرقابة الداخلية هو عدد من شكاوى العملاء أعلى من المعتاد. يجب على المؤسسات تطوير نظام لضمان رضا العملاء عن المنتجات والخدمات. إذا كان هناك عدد كبير من الشكاوى ، ينبغي على الإدارة النظر في المشكلة وفهم أنه قد يكون هناك ضعف في ضوابطها الداخلية.
التدقيق
تقوم المنظمات بتوظيف مدققين لتحديد مدى دقة الاحتفاظ بالسجلات المالية. سوف تكشف عملية المراجعة عن وجود مشاكل وتهديدات ومخاطر ومشاكل محتملة أخرى. إذا لم تقم الشركة بتعيين مدقق حسابات بشكل منتظم ، فسيكون من الصعب اكتشاف هذه التهديدات. من الممارسات التجارية المعتادة للشركات أن تتم عمليات التدقيق على أساس منتظم.
