تعتبر عملية تقديم المشورة إلى الموظف على رائحة الجسم واحدة من أكثر المهام غير المريحة التي يواجهها المدراء وموظفو الموارد البشرية. ونادرا ما تكون محادثات رائحة الجسم سهلة. ومع ذلك ، يمكن للفشل في معالجة رائحة الجسم خلق بيئة عمل غير مريحة لزملاء العمل والعملاء. يجب معالجة محادثات رائحة الجسم مع التعاطف والرعاية والسرية التامة. من المهم أن نتذكر أن رائحة الجسم يمكن أن تسببها مجموعة متنوعة من العوامل ، وليس فقط نظافة سيئة.
تحضير اجتماع خاص
تأكد من أن لديك وصف دقيق للمشكلة. هل هو حدث منتظم أم متقطع؟
تأمين منطقة خاصة لإجراء الاجتماع.
اطبع سياسة قواعد اللباس الخاصة بمؤسستك وقم بتمييز أي مناطق قابلة للتطبيق.
جدولة الاجتماع.
قم بإنشاء خطة عمل
اشرح الغرض من الاجتماع للموظف. ناقش بشكل عام المعلومات التي تلقيتها. لا تشارك أسماء الموظفين الذين أبلغوا عن المشكلة.
اسأل عن ملاحظات الموظف. هل هم على علم بالمشكلة و / أو أنهم يعرفون ما الذي يمكن أن يسبب رائحة الجسم؟
إذا كانت الرائحة حالة طبية ، فمن الضروري أن تقوم بإقامة معقولة حسب قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة. "عندما يتعذر على الأفراد ذوي الرائحة الجسدية الحد من رائحة الجسم الهجومية إلى مستوى مقبول ، قد يفكر أرباب العمل في توفير مكتب خاص بنظام لتنقية الهواء ، باستخدام منتجات تمتص الرائحة في بيئة العمل ، أو السماح بالعمل من المنزل" ، وفقًا إلى مكتب سياسة توظيف العجز ، وهو قسم من وزارة العمل الأمريكية.
إذا كانت الرائحة ليست نتيجة لحالة طبية ، حدد السبب من خلال التواصل مع موظفك.
إذا كان الموظف لا يعرف السبب ، اطلب منه مراجعة حميته وملابسه ونظافته على مدى يومين إلى ثلاثة أيام. جدولة اجتماع متابعة. بمجرد تحديد سبب محتمل ، قم بإنشاء خطة عمل.
هل يمكن معالجة هذه المسألة بشيء بسيط مثل مزيل العرق الجديد ، أو مع استراحات المرونة؟ تغيير في النظام الغذائي؟ تابع مع الموظف الذي قام بالإبلاغ عن المشكلة في البداية. أؤكد لهم أن الخطوات قد اتخذت تجاه القرار.
14 يومًا المتابعة
جدولة اجتماع متابعة مع الموظف ، بغض النظر عن سبب المشكلة. إذا كانت رائحة الجسم هي نتيجة لحالة طبية ، ناقش الخطوات التي اتخذتها الشركة لمعالجة المشكلة. إذا لم تكن حالة طبية ، فقم بمناقشة الخطوات التي اتخذها المستخدم تجاه الحل. مراجعة أي مساعدة قدمتها الشركة. ذكّر الموظف بأنك ما زلت متاحًا له إذا احتاج إلى دعم في حل المشكلة.
المتابعة مع الموظف المسؤول عن التقارير للتأكد من حل المشكلة.
قم بتوثيق الشكوى الأصلية وملخصات الاجتماعات وأي خطوات تم اتخاذها تجاه الحل وملاحظات المتابعة الخاصة بك. حفظ كل شيء في ملف سري ، بعيدا عن ملف الموظفين.
نصائح
-
كلما كان ذلك ممكناً ، قم بإجراء اجتماعك خارج ساعات العمل لضمان أقصى قدر من السرية.
تحذير
ولأنه من المغري تجاهل الشكاوى المتعلقة برائحة الجسم ، فإن عدم القيام بذلك يمكن أن يؤدي إلى انخفاض معنويات الموظفين ، والتغيب عن العمل ، والانتقال المحتمل. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان الموظف في دور خدمة العملاء ، فإنك تخاطر بشكاوى العملاء.
