QuickBooks: أنواع الوظيفة

استخدام أنواع في QuickBooks هو غالبا ما يساء فهمها للبرنامج وكما هو في كثير من الأحيان إهمالها أو إساءة استخدامها. بسبب المرونة في استخدام أنواع كبيرة جدا يمكن استخدامها لتتبع أي نوع من المعلومات المطلوبة عن أي من العملاء ، والوظائف ، والبائعين والبنود المباعة أو المشتراة. يعتمد اختيار البيانات لتتبعها على نوع العمل.

أنواع البائعين

يسمح لك الاستخدام الصحيح للأنواع في برنامج QuickBooks بإنشاء تقارير وقوائم بريدية مخصصة باستخدام البيانات المفيدة لمشروع معين. يملك مالكو الأنشطة التجارية العديد من الخيارات من حيث أنواع الموردين. تختار بعض الشركات استخدام صناعة المورد كنوع. قد يقوم متجر بيع بالتجزئة بإعداد أنواع البائعين التي تعكس المنتجات التي يبيعونها. بعض البائعين بيع السلع البقالة ، وغيرها من الأدوية أو منتجات التبغ. قد يكون لدى الشركات الأخرى موردين خاصين بمنطقة جغرافية عندما يكون تسليم المنتج حساسًا للوقت ، حيث يمكنهم إنشاء أنواع استنادًا إلى مواقع البائعين.

قد يختار من هم في صناعة البناء أن يكتبوا الباعة على أساس نوع الخدمات المقدمة. على سبيل المثال ، قد تستخدم شركة بناء الرسامين والشماعات الجافة والوائمات والمقاولين الكهربائية والصحية. إذا كان من الضروري إنشاء نوع فرعي (على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة تستخدم متعاقدًا من الباطن واحدًا لأعمال الدهانات الداخلية وأخرى لوظائف الدهان الخارجي) ، فستقوم بإنشاء نوع عام من الرسامين المسمى ونوع فرعي للرسامين الداخليين والخارجيين.

يتم ذلك من خلال شاشة تحرير المورد عند الدخول في النوع تحت المساحة لاسم نشاط البائع.

نوع العميل / الوظيفة

بالنسبة للشركات التي تؤدي أكثر من وظيفة واحدة لنفس العميل ، تسمح QuickBooks بإنشاء وظائف تحت اسم العميل. استخدم نفس الأنواع للعملاء كما هو مستخدم للبائعين ، على الرغم من أن المنطقة الجغرافية للعميل قد لا تكون مهمة جدًا كما هي بالنسبة للبائعين. بعض الشركات لديها عملاء الجملة والتجزئة وعلى هذا النحو استخدام تلك التسميات وأنواع. إذا لم تكن هناك تسميات واضحة تُستخدم لفصل العملاء ، فاستخدم أنواعًا لتتبع كيفية سماع العملاء بالنشاط التجاري. تتضمن هذه الفئات "كلمة شفوية" أو "صفحات صفراء" أو "إعلان في جريدة" أو "بريد مباشر". في نهاية العام ، يمكن إنشاء تقرير يوضح الحملة التسويقية الأكثر نجاحًا في توليد العملاء والمبيعات. مع أنواع الوظائف ، تتشابه الشركات التي تستخدم ميزة "الوظائف" مع الشركات المرتبطة بالتشييد. قد يقوم أحد العملاء بإصلاح شركتك لسقف واحد في اليوم والتعامل مع مشكلة السباكة في يوم آخر. إنشاء نوع وظيفي لكل خدمة يتم تقديمها للمساعدة في معرفة الخدمات التي تقدمها والتي تحقق أقصى هامش ربح وتلك التي ينتهي بها الأمر بتكلفة أكبر في النفقات أكثر من الإيرادات.

أنواع المادة

أنواع العناصر هي النوع الوحيد الذي تم تعريفه بالفعل بواسطة برنامج QuickBooks. هناك 12 نوعا من البنود مسبقا في QuickBooks. العنصر عبارة عن خدمة أو عنصر مادي يتم بيعه. أنواع البنود هي كما يلي:

1. الخدمة - إذا كان ما تبيعه هو خدمات ، على سبيل المثال ، شركة تنسيق مناظر طبيعية ، قم بإنشاء عنصر "Mowing" وجعله نوع "خدمة".

2. الجزء المتعلق بالمخزون - في نفس مجال تنسيق الحدائق ، إذا كنت تبيع قطعًا لإصلاح معدات الحديقة ، على سبيل المثال "Muff Blades" ، فسيكون ذلك جزءًا من المخزون.

3. Inventory Assembly (تجميع المخزون) - يتكون التجمع من عدد من أجزاء المخزون المنفصلة لإكمال منتج كامل. على سبيل المثال ، إذا كنت ستقوم ببناء كرسي ، فسوف يتكون من مقعد ، وأربعة أرجل مع دعم وربما وسادة براز.

4. غير قابلة للتخزين - استخدم هذا النوع لتصنيف أشياء مثل المكتب ومستلزمات التنظيف. إذا كنت تقوم بشحن العميل للعناصر اللازمة لإكمال مهمة ، فإن هذه العناصر تعتبر أجزاء غير مخزون.

5. الأصول الثابتة - الموجودات التي تمتلكها والتي تعتبر أساسية لإدارة أعمالك ، وهي عبارة عن عنصر ثابت دائم إلى حد ما. تعتبر السيارة أو المبنى أو الكمبيوتر بمثابة أصل ثابت.

6. رسوم أخرى - إذا كنت تتقاضى رسومًا متأخرة أو رسومًا مالية أو مصاريف شحن ، فسيتم اعتبارها "رسومًا أخرى".

7. المجموع الفرعي - لتضمين إجمالي فرعي على فواتير العملاء ، يجب إنشاء نوع "الإجمالي الفرعي". يؤدي هذا إلى إضافة جميع العناصر وإعطاء إجمالي جار قبل إضافة ضرائب المبيعات إلى الإجمالي. يساعد ذلك عند استخدام ميزة "الخصم" لإزالة خصم النسبة المئوية قبل إضافة الضرائب.

8. المجموعة - مثل تجميع المخزون ، تتكون المجموعة من عناصر متضمنة في صفقة "حزمة". على سبيل المثال ، قد تتكون تفاصيل خدمة العشب الكاملة من عناصر الخدمة المنفصلة ، "Mowing" و "Edging" و "Tree Trimming".

9. الخصم - يؤدي طرح عنصر خصم إلى طرح نسبة مئوية أو مبلغ ثابت من الإجمالي الفرعي.

10. الدفع - إذا كان من الشائع أن يدفع العميل جزءًا من إجمالي المبلغ المستحق في وقت البيع ، فقم بإنشاء عنصر "دفع" يقلل من المبلغ المستحق على الفاتورة.

11. عنصر ضريبة المبيعات - يتم احتساب ضريبة المبيعات عادةً على مستوى الولاية والمستوى المحلي. يسمح هذا العنصر بإنشاء عنصر ضريبة مبيعات منفصل للحالة وللضريبة المحلية التقديرية.

12. مجموعة ضريبة المبيعات - يتكون هذا العنصر من عنصرين أو أكثر من عناصر ضريبة المبيعات المنفصلة كمجموعة واحدة. في مقاطعتك ، قد تحصل على ضريبة تقديرية بنسبة 1٪ وضريبة ولاية بنسبة 6٪ ، وتسمح لك "مجموعة ضريبة المبيعات" بوجود عنصر سطر واحد يتتبع كلا النوعين من "عناصر ضريبة المبيعات" في المعاملة نفسها.