تقوم أنظمة إدارة السجلات الناجحة بتخزين السجلات بشكل آمن وإنشاء طريقة تنظيمية لإنشاء السجلات واستخدامها واستخدامها والتخلص منها. إن إنشاء إرشادات إدارة السجلات واستكمالها المستمر أمر ضروري للحفاظ على سلامة النظام. مع المبادئ التوجيهية لمتطلبات المعلومات ، وأساليب الإدخال ، والجداول الزمنية التخزينية والنسخ الاحتياطي ، والأنظمة الأمنية والتقارير الدقيقة ، يمكنك إنشاء نظام إدارة سجلات فعال.
معلومات
تطوير إرشادات لنوع المعلومات التي تريدها شركتك وتحتاج إلى تخزينها. يجب أن يتضمن ذلك العقود ، ملفات الموظفين ، وثائق التأسيس ، سجلات العملاء ، البيانات التنظيمية ، السجلات المالية وأي معلومات أخرى ذات صلة تحتاجها الأعمال. قم بتجميع هذه القائمة بالتشاور مع الإدارات المتعددة للتأكد من اكتمالها وامتثالها لكل حاجة وظيفية. راجع القائمة النهائية مع المستشار القانوني لشركتك للتحقق من أن المعلومات المطلوبة للوفاء بالتزاماتك القانونية مدرجة في إرشادات تخزين إدارة السجلات الخاصة بك.
طرق الإدخال
ضع منهجية لإدخال السجل لكل نوع سجل. يمكن إدخال السجلات يدويًا ، أو استيرادها من أنظمة تكميلية أو إدخالها من خلال نظام المسح الضوئي. يجب أن تكون طرق الإدخال هذه موثوقة وآمنة. بالنسبة إلى التبادلات الإلكترونية ، ضع تحقيقات فائضة تضمن تحويلات دقيقة. للحصول على الإدخال اليدوي ، ابدأ نظامًا للتحقق من الجودة لضمان الدقة.
تخزين
حدد الحدود الزمنية للتخزين لكل نوع من أنواع السجلات التي تم إدخالها في النظام. يجب أن تأخذ الجداول الزمنية في الاعتبار الالتزامات القانونية ، وقيود نظام البيانات ووظائفها. بالنسبة إلى السجلات التي نادرًا ما يتم الوصول إليها ، ضع في اعتبارك نظام تخزين تكميلي يتيح الوصول من حين لآخر إلى السجلات. يمكن ضغط هذه السجلات لتقليل احتياجات التخزين. يسمح تخزين السجلات بعيدًا عن نظام السجل الأساسي بسحب السجلات المستخدمة بشكلٍ متكرر بشكلٍ أسرع. يجب أن تتضمن إرشادات إدارة السجلات الخاصة بك إجراءات النسخ الاحتياطي الروتينية ويفضل التخزين المكرر خارج الموقع للسجلات الهامة.
الأمان
تعد خطة الأمان المتعمقة جزءًا أساسيًا من خطة إدارة السجلات الخاصة بك. تجميع السجلات في مجموعات موثوقة للأمان وتعيين وصول آمن ومحمي بكلمة مرور إلى مجموعات الموظفين المناسبة. يجب أن ينطبق فحص الأمان هذا أيضًا على أي شخص لديه إمكانية الوصول إلى بيانات الإدخال ، أو إجراء الصيانة ، أو استخدام السجلات أو إتلافها. مراجعة روتينية للتخليص الأمني لضمان الامتثال لالتزامات الشركة والتنظيم. دمج التصريح الأمني في إجراءات الموظف الجديدة وإجراءات الموظف التي تم إنهاؤها.
تقارير
يجب أن يكون الإبلاغ الروتيني جزءًا من نظام إدارة السجلات. يجب أن تتضمن هذه التقارير قوائم بالمستخدمين الذين قاموا بالوصول إلى بيانات حساسة ، وأي تغييرات في التصريح الأمني ، والإبلاغ عن الأخطاء في السجلات غير المكتملة ، والسجلات التي تخضع للتخلص. أضف تقارير لأي مناطق بيانات مهمة.
