المكالمات الجماعية هي واحدة من الطرق التي يجتمع بها التنفيذيون والموظفون لمناقشة الأعمال. سواء أكانوا في نفس المدينة أو متناثرين في جميع أنحاء العالم ، فإن مكالمات المؤتمرات تجعل من الممكن الجمع بين الجميع في غرفة واحدة ، في الوقت الفعلي. هناك العديد من الخطوات التي يمكنك اتخاذها لضمان مؤتمر مثمر وغني بالمعلومات.
جدول أعمال
بمجرد تحديد موعد وتاريخ لمكالمة المؤتمر ، يجب عليك اتخاذ الخطوات المناسبة للتحضير للاجتماع. إذا كنت قائد المؤتمر ، فقم بإكمال جدول أعمال مكالمتك الجماعية وتوزيعها على الحاضرين ، قبل التاريخ المحدد بوقت كافٍ. يجب أن يتضمن جدول أعمال اجتماعك التاريخ والوقت. من المستحسن تضمين المنطقة الزمنية في جدول أعمالك للأشخاص الذين قد يكونون خارج موقعك. كما يجب أن يتضمن جدول الأعمال وقت بدء الاجتماع ونهايته ووصفًا موجزًا لكل موضوع في ترتيب الأولويات بالإضافة إلى أسماء الأفراد المسؤولين ومدة التخصيص المقترحة لكل موضوع. إذا كان المؤتمر يتطلب أي إعداد مسبق للاجتماع ، فضع قائمة بتلك المتطلبات بوضوح في جدول الأعمال.
مؤتمر
اختبر خطوطك للتأكد من وجود اتصال نشط وواضحة. إذا كنت تستخدم هاتفًا لاسلكيًا ، فتأكد من شحن الهاتف بالكامل قبل الاجتماع. الوصول إلى المؤتمر قبل 5 دقائق على الأقل.
إذا كنت أحد الحاضرين ، فستتلقى رقم المؤتمر من قائدك. اتصل بخط المؤتمر. ستتم مطالبتك بإدخال رقم المؤتمر الخاص بك. بمجرد إدخال الرقم ، سيُطلب منك قول اسمك. اذكر بوضوح اسمك الأول واسم العائلة. قد تتم مطالبتك بالضغط على مفتاح الجنيه (#). بمجرد الانتهاء من هذه العملية ، سيخبرك النظام بأنك تنضم إلى المؤتمر وتخطرك بعدد الأشخاص الذين يحضرون حاليًا. إذا كنت قد وصلت إلى القائد ، فسيتم وضعك في وضع احتجاز حتى يصل القائد.
مقدمات
استمع قبل أن تتحدث. إذا وصل القائد ولكن لم يبدأ الاجتماع بعد ، فقد تسمع محادثة جانبية خفية. بصوت لطيف ، قل مرحبا وقدم نفسك. ضع هاتفك على وضع كتم الصوت حتى يبدأ الاجتماع. إذا لم يكن لديك زر كتم الصوت ، فاستخدم ميزات كتم الصوت التي يوفرها سطر المؤتمر.
عندما يبدأ الاجتماع ، سوف يقوم قائدك بالاتصال بالنداء. عندما ينادي الزعيم اسمك ، اعترف بحضورك بطريقة واضحة ومهنية ، مثل "نعم ، أنا هنا" أو "مرحباً ، هذا …" قد يطلب القائد منك تعريف نفسك لفترة وجيزة للحضور الآخرين. إذا كان الأمر كذلك ، فضع اسمك وقدم نظرة عامة لمدة 20 إلى 25 ثانية من وظيفتك حيث أنها تتعلق بالمكالمة. البقاء موجزة ، والتحدث بوضوح والبقاء المهنية.
