بعد اكتمالها ، لا تنتهي صلاحية نماذج W-9 الخاصة بالموردين والمستقلين والموردين. ومع ذلك ، تتطلب مصلحة الضرائب الأمريكية استبدالها عند تغيير معلومات معينة ، بما في ذلك التغييرات في الأسماء أو نوع الكيان التجاري أو رقم معرف دافع الضرائب. على الرغم من أنه ليس مطلوبًا من مصلحة الضرائب الأمريكية ، يمكن لنشاطك التجاري طلب نماذج W-9 محدثة لغرض الاحتفاظ بسجلات دقيقة لمزودي الخدمة.
نصائح
-
تتضمن نماذج W-9 معلومات ضريبية مهمة حول مزودي خدمات نشاطك التجاري ، ولا تنتهي صلاحيتها. ومع ذلك ، يمكن أن تؤدي بعض التغييرات في المعلومات إلى طلب W-9 جديد.
الغرض من W-9
يتم استخدام نماذج IRS W-9 بواسطة الشركات لجمع معلومات دافعي الضرائب لمقدمي الخدمات من غير الموظفين. تستخدم الشركات المالية أيضًا نموذج W-9 للإبلاغ عن الفوائد الخاضعة للضريبة والأرباح المدفوعة لعملائها. يتم إرسال المعلومات التي يتم إدخالها في النموذج إلى مصلحة الضرائب الأمريكية لتوثيق المدفوعات التي قدمتها الشركة للمترجمين المستقلين والمتعهدين المستقلين والبائعين الذين دفعوا أكثر من 600 دولار للخدمات التي تم تنفيذها على مدار السنة التقويمية. تطلب مصلحة الضرائب الأمريكية من الأفراد إكمال النموذج باسمهم أو عنوانهم أو رقم معرف الضريبة أو رقم التأمين الاجتماعي والتوقيع. يطلب من البائعين والمقاولين المستقلين تسمية أعمالهم ونوع الكيان التجاري ورقم تعريف الموظف وتوقيع المدير. يجب على جميع مقدمي الخدمات تحديد ما إذا كانوا معفيين أو غير معفيين من الخصم الاحتياطي.
عند طلب نموذج W-9 جديد
للتأكد من أن الدخل الذي يتم الإبلاغ عنه بواسطة الأعمال التجارية يتطابق مع المعلومات المقدمة حول الإقرارات الضريبية لمزودي الخدمة ، تتطلب مصلحة الضرائب الأمريكية استبدال نموذج W-9 قائم في ظل ظروف قليلة. هناك حاجة إلى W-9 جديد إذا تغير اسم الشخص ، مثل بعد الزواج. ومع ذلك ، لا يتطلب تغيير العنوان استبدال W-9. السبب الآخر هو إذا تغير النشاط التجاري من نوع واحد من الكيان القانوني إلى نوع آخر. على سبيل المثال ، إذا تغيرت ملكية فردية لشركة ذات مسؤولية محدودة ، فيجب تقديم نموذج W-9 جديد. وبالمثل ، فإن التغيير من رقم معرف دافع الضرائب إلى رقم تعريف صاحب العمل يتطلب نموذجًا بديلًا.
التغييرات في الاحتفاظ بنسخ احتياطية
يمكن لمصلحة الضرائب الأمريكية إرشاد النشاط التجاري لحجب نسبة من الدخل المدفوع لمقدمي خدمات محددين. وهذا ما يسمى حجب النسخ الاحتياطي. يتم حجب الأموال عن النشاط التجاري وإرسالها إلى مصلحة الضرائب الأمريكية لأسباب قد تتضمن دفعات ضريبية غير كافية أو رقم معرّف ضريبي غير صحيح أو عدم تقديم رقم المعرّف الضريبي. تتطلب IRS نموذج W-9 جديدًا عند طلب نشاط تجاري لبدء الاستقطاع للنسخ الاحتياطي لموظف مستقل أو مقاول مستقل أو بائع. يجب أن يشير نموذج الاستبدال إلى تغيير الحجز الاحتياطي من الإعفاء إلى الإعفاء.