كيفية إعداد QuickBooks للبناء

QuickBooks هو أحد أنظمة برامج المحاسبة الأكثر استخدامًا التي يتم استخدامها للشركات الصغيرة. QuickBooks Pro قادر على إدارة المحاسبة الخاصة بأعمال البناء الصغيرة ، على الرغم من وجود برنامج أكثر تقدمًا متوفرًا من خلال QuickBooks Premier والذي يوفر ميزات إضافية لأموال إضافية. هناك جدل مقسّم حول ما إذا كان الإصدار المميز يبرر النفقة الإضافية على الإصدار المحترف. يحتوي إصدار المقاول من QuickBooks Premier على ميزات خاصة بتكلفة العمل والفوترة لصناعة البناء. إعداد شركة إنشاء ، بغض النظر عن الإصدار الذي تشتريه ، هو نفسه.

العناصر التي ستحتاجها

• الحاسوب

• QuickBooks البرمجيات التي كتبها Intuit

افتح QuickBooks. انقر على "إنشاء شركة جديدة". انقر على "ابدأ المقابلة". أدخل معلومات شركتك. وهذا يشمل اسم شركتك والمعرف الضريبي والعنوان ورقم الهاتف ورقم الفاكس وعنوان البريد الإلكتروني وموقع الويب. انقر فوق التالي."

حدد صناعتك ، "مقاول البناء العام". انقر على "التالي".

أشر إلى الهيكل التنظيمي لشركتك. هل أنت مالك وحيد أو شراكة أو LLP أو شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة أو S-corporation أو منظمة غير ربحية؟ انقر فوق التالي."

أدخل الشهر الأول من السنة المالية. معظم الشركات تستخدم يناير. إذا كنت غير متأكد من البحث عن مشورة محاسب. انقر فوق التالي."

قم بإعداد وتأكيد كلمات المرور الخاصة بك إذا كنت ترغب في استخدامها. انقر فوق التالي."

انقر على "التالي" مرة أخرى لحفظ ملف الشركة ، ثم حدد اسمًا للملف والموقع على جهاز الكمبيوتر الذي تريد وضع الملف فيه. انقر فوق "التالي" لمزيد من تخصيص بيانات شركتك.

أجب على الأسئلة حول ما تبيعه. سوف تكون بيع الخدمات فقط أو المنتجات فقط؟ أو سوف تكون بيع كلا؟ إذا كنت تبيع حاليًا واحدًا أو آخرًا فقط ، ولكنك تعتقد أنك قد توسع في وقت ما وتريد البيع على حد سواء ، فانقر على كليهما. إن امتلاك القدرة وعدم استخدامها أسهل من عدم امتلاكها ، والحاجة إليها وحاجتها إلى إعدادها لاحقًا. انقر فوق التالي."

حدد ما إذا كنت ستفرض ضريبة على المبيعات. إذا لم تقم حاليًا بفرض ضريبة على المبيعات ، ولكنك تعتقد أنه في وقت لاحق قد تفعل ذلك ، فانقر فوق "نعم". لا يعني النقر على "نعم" أن النظام سيتقاضى رسومًا دائمًا. وسوف تفعل ذلك فقط عندما تنصح بذلك. من الأفضل امتلاك القدرة وعدم استخدامها بدلاً من الحاجة إليها وليس لديها القدرة.

حدد ما إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على إنشاء تقديرات باستخدام برنامج QuickBooks. سوف توصي لك QuickBooks بتحديد "نعم" والفرص جيدة أنك ترغب في الحصول على هذا الخيار. انقر فوق التالي."

حدد ما إذا كنت تريد استخدام إيصالات المبيعات في QuickBooks. من غير المحتمل أنك ستستخدم هذا الخيار في مبيعات التجزئة عندما يدفع العميل مقابل البضائع في وقت الاستلام. في صناعة البناء وهذا هو السيناريو غير المحتمل. انقر فوق التالي."

حدد ما إذا كنت تريد استخدام عبارات الفوترة في QuickBooks. توصي QuickBooks هذا لأعمال البناء. انقر فوق التالي."

حدد ما إذا كنت تريد استخدام نظام تحرير الفواتير. يتم استخدام هذا عندما تقوم بفاتورة العميل بشكل متكرر وعادة ما تكون مستندة على معالم مشروع الاجتماع. انقر فوق التالي."

حدد ما إذا كنت تريد أن تقوم QuickBooks بإدارة حساباتك الدائنة ، أو ما تدين به للبائعين. هذه هي واحدة من أعظم ميزات QuickBooks. انقر فوق التالي."

اشرح كيف ستدفع فواتيرك. هل ستقوم بطباعة الشيكات من خلال QuickBooks على الشيكات المطبوعة مسبقًا أو هل ستستخدم نظام فحص منفصل مع أرقام الشيكات التي يجب إدخالها يدويًا في QuickBooks؟ انقر فوق التالي."

حدد ما إذا كنت تقبل بطاقات الائتمان. انقر فوق التالي."

حدد ما إذا كنت تريد تتبع وقتك أو وقت الآخرين الذين يكملون العمل لشركتك. سيتم قضاء هذا الوقت في مشروع العميل الذي سيسمح لك بدفع الفاتورة للمشروع. انقر فوق التالي."

أجب عن السؤال عن موظفيك. هل لديك موظفين عاديين في W-2 أو 1099 مقاول؟ هل لديك أي موظفين على الإطلاق؟ انقر فوق التالي."

حدد ما إذا كنت تقبل عملة أخرى غير الدولار الأمريكي. انقر على "التالي". مرة أخرى ، انقر على "التالي" على "استخدام الحسابات في QuickBooks".

حدد إما تاريخ اليوم أو تاريخ محدد ، مثل تاريخ بدء السنة المالية الذي تريد أن تبدأ به QuickBooks في تتبع بياناتك المالية.

أجب عن السؤال المتعلق بإعداد حسابك المصرفي. إذا لم يكن لديك كشف حساب مصرفي آخر في متناول يدك ، فانقر فوق "لا" وانتقل إلى الخطوة 23. إذا كان لديك بيان أمامك ، فمن الأفضل إدخال البيانات الآن. انقر فوق "نعم" و "التالي".

أدخل اسمًا للحساب المصرفي الذي تقدم معلومات عنه ، مثل "Bankal - Checking" أو "Fantasy Bank - Money Market". سمّها بشيء سيشير بوضوح إلى ما هو عليه. في وقت لاحق ، عندما تقوم بإيداع الأموال أو دفع الفواتير ، فإنه يزيل الارتباك حول الحساب الذي من المفترض أن تذهب الأموال منه أو منه. أدخل رقم الحساب ورقم التوجيه. سوف تظهر هذه على الشيكات الخاصة بك وعلى البيانات المصرفية الخاصة بك. أدخل التاريخ الذي تم فتح حسابك فيه ، أو الذي تنوي فيه بدء تعقب البيانات المالية الخاصة بك.

أدخل تاريخ "نهاية البيان" الذي يجب طباعته مباشرة على كشف حسابك المصرفي. أدخل الرصيد الختامي من البيان. انقر على "التالي". أدخل "نعم" إذا كان لديك حساب آخر لإعداد. كرر الخطوات المطلوبة لإدخال معلومات الحساب المصرفي. وإلا فانقر على "لا" ثم "التالي".

راجع قائمة الحسابات التي تم إعدادها تلقائيًا لنشاطك التجاري. هؤلاء الذين يضعون علامة اختيار بجوارهم هي حسابات ستتمكن من استخدامها. ضع علامة اختيار بجوار أي علامة ليس لها واحدة ولكن تعتقد أنك ستستخدمها. أزل علامة اختيار من أي شيك يحمل شيكًا ولكنك تعلم أنك لن تستخدمه. من الأفضل ترك هذه الأمور بمفردك إذا لم تكن متأكدًا على الإطلاق. يمكن إجراء التغييرات لاحقًا عند إدخال الإيصالات أو الفواتير ، ويمكن تخصيص جميع الحسابات. تعد قائمة الحسابات هذه نقطة بداية جيدة. انقر فوق "إنهاء".