إن نقل الأخبار السيئة ليس بالأمر السهل ، خاصة إذا كنت تكره الناس المخيبين للآمال. ومع ذلك ، في مرحلة ما من حياتك المهنية ، قد تضطر إلى كتابة خطاب الرفض لإبلاغ مقدم الطلب بأن مهمة وظيفته لم تنجح. مع النهج الصحيح ، يمكنك كتابة خطاب يقدم الأخبار السيئة لكنه يبقى مهذباً.
ابدئي الرسالة وشكر مقدم الطلب على وقته. يجب أن تبدأ الرسالة بـ "عزيزي السيد أو السيدة …" وواصل قول الشكر نيابة عن المنظمة.
اذكر الرفض بطريقة واضحة بحيث لا يوجد ارتباك للمستلم. لا تستخدم كلمات إيجابية لبدء جملة سالبة. على سبيل المثال ، "لقد تأثرنا بسيرتك الذاتية ، ولكننا نأسف لإبلاغك بأنك غير مؤهل لهذا المنصب". كن واضحًا وموجزًا حتى يعرف المتلقي تمامًا ما تقصده. لا تجعل الرسالة أطول مما يجب أن تكون ؛ كسر الأخبار السيئة في أقرب وقت ممكن ، في حين تبقى مهذبة.
اشرح أسباب القرار. ربما تم ملء المهمة بالفعل أو كان هناك خطأ في وثائق الطلب. من المهم توفير سبب الرفض إذا كنت ترغب في مساعدة مقدم الطلب على تحسين فرص نجاحه في المستقبل أو إذا كنت ترغب في الإشارة إلى خطأ سهل المعالجة. ومع ذلك ، فإن بعض الشركات أو الأفراد يقدمون سببًا لفظيًا. هذا هو خيار لتجنب قول الحقيقة. على سبيل المثال ، إذا تأخر الشخص في المقابلة أو بدا أنه يعاني من سوء النظافة ، يجب عليك استخدام الخطاب بدلاً من شرح السبب الحقيقي.
أغلق الرسالة بحكم مهذب وملاحظة حسن النية. على سبيل المثال ، "نحن نقدر وقتك وجهدك خلال عملية المقابلة". أتمنى لمقدم الطلب الأفضل في المستقبل وتشجيع المحاولة الأخرى. لا تجعل النهاية طويلة ومجردة على ما يبدو من خطر عدم الصدق.
نصائح
-
تأكد من إرسال خطاب الرفض في الوقت المناسب. لا تترك الشخص معلق لقرار نهائي.
