يُطلب من أعضاء مجلس الإدارة أن يمارسوا العناية المعقولة في إدارة شؤون العمل الخاصة بالشركات ، وهذا يشمل البقاء على رأس مالية المنظمة. ويقومون بذلك باستخدام تقارير من أمين الصندوق في المنظمة ، ويتلقون تقارير عن جدول زمني يعتمد على اللوائح الداخلية للمنظمة أو تعليمات من المجلس الحالي.
واجبات مجلس الإدارة
مجلس الإدارة هو الهيئة الرسمية التي تشرف على أعمال تجارية ربحية أو غير ربحية. قد يقوم مجلس الإدارة بتوظيف شركة إدارية أو مديرين تنفيذيين لإدارة عملياته ، لكن المجلس لا يزال يحدد الأهداف والرسالة الإجمالية للمنظمة. يجب أن تبقى المجالس على اطلاع بالأداء المالي وأرقام العضوية وأنشطة المنظمة كجزء من واجباتهم. ويقوم هؤلاء بتعيين أمين للصندوق للإشراف على الشؤون المالية للمنظمة ، إما عن طريق الاحتفاظ بالكتب مباشرة أو عن طريق إدارة مقاول أو موظف.
واجبات أمين الصندوق
أمين صندوق مجلس الإدارة هو الشخص الذي يراقب الشؤون المالية للمنظمة. في المؤسسات الصغيرة ، لا سيما المنظمات غير الربحية ، قد يحتفظ أمين الخزينة بالكتب ، ويجعل الودائع ، ويكتب الشيكات ويعمل مع مُعَوِّل الضرائب للقيام بضرائب المنظمة. في المؤسسات الأكبر حجماً ، قد يقوم أمين الخزانة بمراجعة عمل محاسب أو محاسب أو مدير تنفيذي أو مدير مالي. ويرأس بعض أمناء الصناديق لجنة مالية تتألف من العديد من أعضاء مجلس الإدارة أو المعينين من قبل مجلس الإدارة.
متطلبات تقديم التقارير
يقدم أمناء الخزانة تقارير مالية منتظمة إلى مجالسهم. يحدث هذا غالبًا في اجتماعات مجلس الإدارة الرسمية ، التي تتم شهريًا أو ربع سنوي. عادةً ما يكون تقرير أمين الخزانة واحدًا من أوائل أوامر العمل في اجتماع مجلس الإدارة ، مع تخصيص وقت لمجلس الإدارة لمناقشة التقرير إذا كان مفصلاً أو يقبل ملخصًا من أمين الخزانة إذا لم يكن الأمر كذلك. يقدم أمين الخزانة سنويًا مجلس الإدارة بميزانية العام القادم وتقرير أداء نهاية العام والإيداعات الضريبية للمنظمة. إذا كانت شركة تجارية عامة ، يعرض أمين الخزانة المعلومات التي ستدخل في التقرير السنوي للشركة.
تقرير المحتويات
يمكن أن تكون تقارير أمين الخزانة بسيطة أو معقدة ، اعتمادًا على رغبات مجلس الإدارة وحاجة مجلس الإدارة إلى الوفاء بمسؤوليته الائتمانية لإدارة شؤون المنظمة. قد تطلب المنظمات الصغيرة من أمين الصندوق فقط قراءة رصيد البنك اعتبارًا من الاجتماع الأخير والرصيد المصرفي الحالي ، مما يسمح لأعضاء مجلس الإدارة بالسؤال عن أي اختلافات جوهرية. قد تطلب المنظمات الأكبر تقارير مالية مفصلة ، وشروح المعاملات الكبيرة والتوقعات للربع القادم. كلما زادت سيطرة مجلس الإدارة على موارده المالية ، قلّت المعلومات التي قد يحتاج إليها في اجتماعات مجلس الإدارة. على سبيل المثال ، إذا عين مجلس الإدارة أمينًا للخزينة ، ولديه لجنة مالية ، واستعن بمدير تنفيذي مسؤول عن إدارة محاسب ، فقد لا يحتاج مجلس الإدارة بالكامل إلى مراجعة الشؤون المالية للمنظمة بعمق في كل اجتماع.
