يُعد المزاد الصامت طريقة رائعة لجمع الأموال لمؤسستك أو لمؤسستك الخيرية أثناء جمع المؤيدين وزيادة الوعي في نفس الوقت. وحيث أن المزادات الصامتة تتزامن عمومًا مع حدث آخر ، فإن الدعوات إلى المزاد الصامت تحتاج إلى السماح للمدعوين بمعرفة ما يجري ، وكيف يرتدون ملابس ، وإذا تم إطعامهم ، وما هي العناصر والخدمات المعروضة للمزايدة ، وحيث تذهب الأموال. اعتمادًا على شكلي الحدث ومستوى العلاقة التي تربطك بهما مع ضيوفك ، يمكن تعديل تنسيق الدعوة وتسليمها.
تفاصيل الحدث
كما هو الحال مع أي دعوة ، يجب أن يتم سرد الموقع والتاريخ (بما في ذلك يوم الأسبوع) والوقت بوضوح مع التهجئة الصحيحة في الدعوة. يجب أن تدعوك دعوة لمزاد صامت للضيوف لمعرفة ما يجري بجانب المزاد. وسواء كان ذلك العشاء أو الرقص أو المسابقات أو ليلة مسرح غامضة أو شيء غير متوقع تمامًا ، يجب على الضيوف معرفة ما الذي سيحدث أثناء إجراء المزاد. يجب تضمين الإطار الزمني العام للأحداث بما في ذلك متى تبدأ العطاءات الفعلية وتوقف في نموذج القائمة.
ملابس
عند طلب الزي الرسمي لحدث رسمي يتزامن مع مزاد صامت ، من المقبول بشكل عام أن "الملابس الرسمية المطلوبة" لا يجب ذكرها في الدعوة. تحدد الدعوة مزاجًا للحدث أو الحدث. يجب أن تدل جودة الورق والخط المستخدم وتفاصيل الحدث على الشخص الذي يحتاج إلى ارتداء ملابس رسمية دون الحاجة إلى قراءته مطبوعة. بالنسبة للأحداث الأقل رسمية أو الدعوات الشكلية التي لا تتطلب ملابس رسمية ، فإن ذكر الملابس المناسبة أمر جيد. "تعال كما أنت" أو "اللباس في الزي" هي طرق مناسبة لإعلام ضيوفك بما هو متوقع منهم.
التبرع أو جمع التبرعات
تحتاج الدعوات إلى مزاد صامت إلى إبلاغ الضيوف عن سبب إجراء المزاد وكيفية استخدام الأموال التي يتم جمعها. يتيح استخدام عبارة بسيطة مثل "استفادة نادي ولاية الشمال للبنات والبنات" للضيوف معرفة أنهم يتبرعون للجمعيات الخيرية وأن المؤسسة الخيرية ليست هي الجهة الوحيدة التي تشرف على الحدث مباشرة. هناك حاجة إلى سطر منفصل مع "برعاية" واسم الأشخاص الذين يضعون الحدث ، في مثل هذه الحالة. إذا كان المزاد عبارة عن حملة لجمع التبرعات للمنظمة نفسها التي تضع الحدث ، يجب أن تكون الصياغة "جمع التبرعات لنادي الولاية والناشئين في الولاية الشمالية" وغادرت في ذلك. إذا كانت جميع العائدات تذهب مباشرة إلى المُتبرع ، فيجب أن يُذكر بأنها "100٪ من العائدات المستفيدة" يليها الاسم.
طعام و شراب
تحتوي معظم المزادات على الأقل على المقبلات والمرطبات أثناء إجراء المزاد الصامت. هذا يسمح للناس بالاختلاط والشعور براحة أكبر. ومهما كان مستوى الطعام الذي يتم تقديمه ، فيجب ذكره في الدعوة حتى لا يأتي الناس بعد تناول الطعام كثيرًا أو قليلًا جدًا. يمكن إضافة "عشاء المقدمة" في الجزء السفلي من الدعوة أو سيتم تقديم العشاء ساعة المذكورة في برنامج الأحداث على الدعوة. "المرطبات المقدمة" هي طريقة مهذبة لإخبار الضيوف أن المزاد هو حدث غير رسمي وليس المقصود منه ملء شهية الشخص أثناء تقديم العطاءات.
الشكل والتسليم
ينبغي وضع الدعوات في مظاريف وإرسالها بدلاً من تقديمها كبطاقات بريدية للحفاظ على الشكلية واستيعاب جميع المعلومات المطلوبة لدعوة الضيوف بشكل صحيح إلى مزاد صامت. آداب تسليم الدعوات لا تزال عبر USPS للتسليم داخل الولايات الخمسين. إذا كان المزاد الصامت على ميزانية ضيقة أو غير رسمية ، يتم السماح بالدعوات التي يتم تسليمها يدويًا ، ولكنها لا تولد نفس نوع رد الفعل أو الخصوصية كدعوة يتم تلقيها عبر البريد العادي.
