يعد تقرير المكالمات جانباً مهماً من جوانب إدارة الأعمال الناجحة. يستخدم مندوبي المبيعات وغيرهم من المهنيين تقارير المكالمات لتسجيل تفاصيل جميع المكالمات الهاتفية التي يقومون بها ، بالإضافة إلى زيارات للعملاء المحتملين والحاليين. تتضمن تقارير المكالمات عادة ما تم مناقشته ، ونتائج المحادثة وأي معلومات أخرى ذات صلة. ثم يتم تقديم هذه التقارير إلى المشرفين وتستخدم للحفاظ على سجل من الاتصالات مع العملاء. كما يمكنهم أيضًا تزويد المشرفين بتعليقات قيمة حول الأداء الوظيفي للموظف.
ابدأ بتوثيق من كنت تتحدث معه. تضمين معلومات مفصلة حول هذا الشخص. قد يكون العميل أو العميل المحتمل أو العميل العائدين. يجب أن يتضمن تقرير المكالمة اسم الشخص والمسمى الوظيفي والشركة ومعلومات الاتصال وأي خصائص تعريف أخرى. قد يكون أحد الأمثلة على ذلك هو أن هذا الشخص مرشح للترقية التي من شأنها أن تمنحه المزيد من القوة داخل الشركة.
أدرج في التقرير ما إذا كنت تحدثت مع أي شخص آخر أثناء المكالمة أو الزيارة. ربما تكون قد تحدثت مع موظف استقبال أو مساعد ، أو ربما جلس شخص آخر من الشركة في مكالمة المبيعات. تأكد من تضمين المعلومات ذات الصلة عن الطرف الثالث ، مثل ما إذا كان لديها القدرة على اتخاذ قرار حول ما إذا كانت الشركة تشتري منك.
دوّن الغرض من المكالمة ، وما إذا كان شخصيًا أو عبر الهاتف. ربما كنت تحاول إجراء عملية بيع أو الحصول على معلومات أو مجرد اللحاق بزبون حالي. من المهم تفصيل الغرض من المكالمة لأنك أنت ومشرفك سيحتاجان إلى تحليل ما إذا كانت المكالمة ناجحة أم لا.
أضف رأيك حول نجاح المكالمة إلى تقرير المكالمة. يتم تحديد النجاح عادة بالنتيجة. على سبيل المثال ، إذا كانت النتيجة النهائية عملية بيع ، فمن المرجح أن تكون المكالمة ناجحة. ومع ذلك ، فإن النجاح ليس دائمًا أسود أو أبيض. ربما كنت تحاول إجراء اتصال مع عميل جديد محتمل. لذلك ، إذا تمكنت من التحدث مع هذا الشخص ، فكانت المكالمة ناجحة بغض النظر عما إذا كان قد تم إغلاق عملية بيع أم لا.
قم بتضمين أي معلومات أخرى تعتقد أنها ذات صلة في تقرير الاتصال. يمكن أن يكون مظهر المكتب أو مزاجه أو الحالة المزاجية للشخص الذي تتحدث معه ذات صلة بالنتيجة النهائية للمكالمة أو الزيارة. أيضًا ، يمكن لمثل هذه المعلومات أن تحدد كيفية الاتصال بهذا الشخص في المستقبل. على سبيل المثال ، إذا بدا أحد العملاء المحتملين منزعجًا من أسلوبك في البيع ، فقد يقترح مشرفك أن يقوم مندوب مبيعات آخر في مكتبك بنهج مبيعات مختلف بمحاولة الاتصال بهذا الشخص المعين في المستقبل.
نصائح
-
تأكد من استخدام التدقيق الإملائي والنحوي الصحيح في تقارير المكالمات. أنت لا تريد إزعاج المشرف الخاص بك بأخطاء بسيطة. بعد كل شيء ، قد يستخدم تقارير مكالماتك لتقييم أدائك الوظيفي وقيمته للشركة.
