يمكن للمتصلين ترك رسائل على بريدك الصوتي لمجموعة متنوعة من الأسباب. قد تكون بعض الرسائل رسائل تذكير ودية لمعلومات الأعمال الهامة وجهات الاتصال. ستؤدي الأشياء التي تقولها في رسالة البريد الصوتي ، سواء كانت بريدًا صوتيًا شخصيًا أو بريدًا صوتيًا للنشاط التجاري ، دورًا مهمًا في نوع المعلومات التي تستردها من المتصلين. هناك بعض المعلومات الأساسية التي يجب تضمينها دائمًا في بريدك الصوتي.
رسالة صادرة
أول شيء يجب عليك فعله في ترك رسالة صادرة هو تحديد اسمك وتنظيمك ورقم هاتفك. الشيء الثاني الذي يجب عليك فعله هو التحدث عن مدى توفرك. على سبيل المثال ، قد ترغب في قول أنك غير متاح وتعطي الوقت واليوم الذي ستعود إليه. أخيرًا ، قم بتفصيل نوع المعلومات التي تريدها على البريد الصوتي ، مثل الاسم والشركة ورقم الهاتف وربما رسالة. يمكن أن يبدو البريد الصوتي العادي المنتظم كالتالي: "أنا Bob Smith مع Sampson، Inc. at 555-555-5555. لن أكون متاحًا حتى اليوم الرابع ، ولكن يرجى ترك اسمك وشركتك ورقمك وسأرد على مكالمتك الهاتفية على الفور. شكرًا لك. "تذكر أن تكون مقتضباً وأن تقدم إرشادات واضحة وموجزة إلى المتصل.
تجنب المشاكل
يمكن للمتصلين أحيانًا الاتصال بأرقام خاطئة. من خلال عدم ذكر اسمك وتنظيمك ورقم هاتفك على رسالتك الصادرة ، يمكنك غالبًا استلام رسائل غير مخصصة لك. من خلال ذكر هذه المعلومات ، تأكد من أن المتصل يعرف أنه وصل إلى الشخص المناسب أو اتصل بالرقم الصحيح. قد ترغب أو لا ترغب في تشجيع المتصل على ترك رسالة. إذا كنت لا تشجعهم على ترك رسالة ، فسيكون من الصعب عليك الحكم على أهمية المكالمة الهاتفية. إذا تلقيت عددًا كبيرًا من رسائل البريد الصوتي ، فهذه الرسائل مهمة لتحديد المكالمات الهاتفية التي سيتم إرجاعها على الفور وكيفية الاستعداد للمكالمة الهاتفية المرتدة. إذا كنت تشجّع الرسائل ، يجب أن تطلب من المتصل أن يكون مختصراً أو لتلخيص الرسالة. يمكن أن تصبح رسائل البريد الصوتي مع تفسيرات الرسالة الطويلة مرهقة أو لا يمكن أن تكون ضرورية ، وبالتالي إضاعة وقتك.
إضافة البريد الإلكتروني ، وسائل الإعلام الاجتماعية
نظرًا لأنه يتم مشاركة الكثير من المعلومات من خلال الشبكات الاجتماعية ، فيجب عليك على الأرجح إضافة معلومات الاتصال عبر الإنترنت إلى الرسالة الصادرة. التحدي في ترك اتصالات وسائل الاعلام الاجتماعية هو الحصول على المتصل لفهم مكان تركها. قد يتطلب منك توضيح اسمك وعدم افتراض أن المتصل يعرف. إذا كنت ترغب في ترك أحد المتصلين رسالة على عنوان بريدك الإلكتروني ، فقد ترغب في قول "يمكنك ترك عنوان بريد إلكتروني في Bob Smith في Sampson dot com" أو "يمكنك ترك رسالة في bobsmith في sampson dot com. ”استعن بأحسن حكم لك ، ولكن حدد اسمك واسم شركتك يمنح المتصل أفضل صورة للحصول على المعلومات الصحيحة. ليس من المستحسن الإشارة إلى عناوين URL ، مثل Facebook أو Twitter لأن تلك يمكن أن تكون مربكة. إذا كنت تشعر أن هذه هي أفضل الأماكن لترك رسائل لك ، فيقول على رسالتك المنتهية ولايته ، "يمكنك أيضًا ترك رسالة لي على صفحتي على Facebook".
