تعتبر جودة القيادة عاملاً رئيسياً في تحديد ما إذا كان الموظفون يزدهرون أو لا ينجون إلا في جو العمل اليومي. على الرغم من أن أسلوب القيادة الصحيح ضروري لتحفيز الموظفين وإلهامهم ، إلا أن المهارات التنظيمية الجيدة لا تقل أهمية. ويتضمن ذلك القدرة على تحديد أولويات العمل وتنظيم جدول زمني وتنظيم عمليات سير العمل وإنشاء أدوات تقييم الأداء للحفاظ على تشغيل المشروع أو القسم بسلاسة.
أهمية مهارات تحديد الأولويات
معظم المديرين مسؤولون شخصياً عن الالتزام بالمواعيد النهائية. إن القدرة على تحديد الأولويات - وفي بعض الأحيان إعادة ترتيب - المهام والأنشطة أمر حيوي لتحسين قيود الوقت والموارد المحدودة بالإضافة إلى الالتزام بالمواعيد النهائية. هذا يخلق النظام ، ويقلل من مستويات الإجهاد ويوفر التوجيه عندما يعمل موظفيك مع ما قد يبدو في البداية مثل المطالب المتنافسة. وفقًا لأدوات Mind ، فإن تحديد الأولويات وفقًا لقيمة المهمة أو الربحية هي الأساليب الأكثر شيوعًا وفعالية.
المهارات الشخصية وجدولة العمل
تعمل الجدولة على إنشاء الطلب وتساعدك على تنظيم العمل ضمن قيود الوقت والميزانية. وهذا يشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، الأهداف عالية المستوى مثل إنشاء جدول عمل أسبوعي أو خطة شاملة للمشروع. بالإضافة إلى ذلك ، تتضمن مهارات الجدولة أيضًا القدرة على تنظيم يوم العمل الخاص بك. إن المهام والمسؤوليات الكثيرة المتعلقة بالإشراف وتتبع الموظفين والمشاريع وموارد المالية تجعل هذه المهارة التنظيمية حيوية. يعتبر التقويم الإلكتروني الذي يتكامل مع البرامج الأخرى في برامج إنتاجية المكاتب أداة جدولة شائعة.
مهارات التوثيق والتحليل
المهارات التنظيمية الجيدة ضرورية لإدارة سير العمل. هذا ينطوي على كل من توثيق وتحليل ما تستلزمه كل وظيفة. توفر الوثائق خريطة طريق للعاملين ليتبعوها في إكمال المهام اليومية. وهو غالباً مكون أساسي في التدريب الجديد. بالإضافة إلى ذلك ، فإن التوثيق الجيد هو طريقة لجعل الموظفين مسؤولين عن إنجاز المهام بشكل صحيح. إن التحليل أمر حيوي لإيجاد طرق أكثر فعالية لإنجاز العمل ، مثل تحديد وإزالة العمليات والاختناقات الزائدة عن الحاجة.
تنظيم لتقييم الأداء
إن المراقبة المستمرة للأداء والتعقب غالباً ما تؤدي إلى مراجعة سنوية أكثر ملاءمةً ونجاحًا. ومع ذلك ، فبدون وجود نظام منظم وتخطيط جيد ، قد يكون من الصعب كتابة تقييمات الأداء. تتضمن المنظمة تحديد التوقعات ، بما في ذلك الهدف ومعايير الأداء المرتبطة به. تصف التوقعات الأكثر فاعلية ماذا ولماذا ومستوى المهارات اللازم لإنجاز المهام بنجاح. ومن الضروري أيضًا وضع نظام تصنيف لمقارنة الأداء مقابل توقعات الأداء والمهارات.
