لقد تلقيت طلبًا وأرسلت للعميل المنتج أو الخدمة التي طلبها. تهانينا! بعد ذلك ، تحتاج إلى دفع العميل. تبدأ عملية تحصيل الأموال بفاتورة تُرسل إلى العميل تُظهر المبلغ المستحق وشروط السداد. إعداد فاتورة يخلق حسابا مستحق.هذا شيء ذو قيمة بالنسبة لعملك ، حيث يحتل مرتبة عالية في قائمة الأصول الخاصة بك حيث أنه يتحول بسهولة إلى أموال.
نصائح
-
في المصطلحات المحاسبية ، يقوم إعداد فاتورة بإنشاء حساب مستحق. بمجرد أن يتم الدفع ، تصبح الفاتورة النقدية.
تعريف فاتورة المبيعات
فاتورة المبيعات هي مستند تجاري يتم إعداده عندما تحتاج إلى طلب الدفع من عميل مقابل السلع أو الخدمات التي قدمتها. تحتوي الفاتورة على تفاصيل مهمة مثل المنتج والكمية والسعر وشروط الدفع ، مثل تفاصيل البنك الخاصة بالشركة. بقدر ما تذهب الوثائق ، إنها واحدة من أسهل الطرق ، كما أنها واحدة من أهمها. تحدد الفاتورة التزام العميل بالدفع. عن طريق إصدار فاتورة ، فإنك تتحقق من العقد الموجود بينك وبين العميل وأنك قد أكملت جانبك من الصفقة. بمجرد أن يوافق العميل على الفاتورة ، يصبح دينًا قانونيًا يجب على العميل دفعه.
ما الفرق بين الفاتورة والمشروع؟
من المفيد إزالة بعض المصطلحات في هذه المرحلة ، لأنه غالبًا ما يكون هناك الكثير من الارتباك حول الفاتورة وما هي الفاتورة. يتم إرسال الفاتورة دائمًا من البائع إلى العميل على أمل أن يتم الدفع في غضون فترة زمنية معينة. لذلك ، عند توفير السلع والخدمات ، ستنشئ دائمًا فاتورة. الفاتورة هي شيء يجب على العميل دفعه. وبالتالي ، فإن الفاتورة التي أنشأتها ، على جانب العميل من السياج ، هي فاتورة. إنها نفس الوثيقة ولكن مع اسم مختلف ، اعتمادًا على ما إذا كنت تدفع أو تستلم المال.
من حيث المحاسبة ، هذا التمييز مهم. ستستخدم أنت والعميل نفس الفاتورة لأغراض مسك الدفاتر. ولكن ، في حين أن العميل سوف يستخدم الفاتورة لتسجيل الأموال التي يجب أن تترك العمل ، والذي يسمى حساب الدفع ، فسوف تستخدمه لتسجيل الأموال التي ستدخل في العمل ، والذي يسمى حساب المستحق.
ما هي المعلومات التي يجب تقديمها على فاتورة المبيعات؟
بشكل عام ، يمكنك تقسيم الفاتورة إلى قسمين: رأس الفواتير ونواة إرسال الفواتير. يحتوي رأس الفاتورة على:
- اسم وعنوان البائع.
- اسم وعنوان المستلم.
- تاريخ الفاتورة - وهذا أمر حيوي! يبدأ الساعة بتوقير العميل في تاريخ الفاتورة. إذا كان لديك حد زمني للدفع ، وهو ما يجب عليك فعله ، فإن تضمين تاريخ معين يجعل الجميع على نفس الصفحة حول موعد استحقاق الدفعة.
- رقم فاتورة فريد.
- رقم أمر الشراء ، إذا كنت تستخدم نظام أمر شراء للتحكم في عمليات الشراء الخاصة بك.
يحتوي مركز الفواتير على:
- وصف تفصيلي للخدمة المقدمة أو المنتجات المقدمة ، بما في ذلك الكميات والأسعار.
- أي ضرائب المبيعات المعمول بها.
- السعر الإجمالي المستحق.
- شروط وأحكام السداد. على سبيل المثال ، قد تحدد "صافي 30" ، مما يعني أن المبلغ بالكامل مستحق في غضون 30 يومًا.
- طريقة الدفع ، مثل تفاصيل الحساب المصرفي أو اسم الشخص الذي يمكن للعميل إرسال الشيكات إليه.
ما هي فاتورة المبيعات في شروط المحاسبة؟
العديد من الشركات لديها عدد لا بأس به من العملاء الذين لا يدفعون على الفور. إذا كنت تستخدم طريقة تراكم محاسبة الفاتورة ، فسوف تسجل دخلاً عندما تكسبها ، وليس عندما تهبط الأموال في حسابك المصرفي. هذا يعني أنك بحاجة إلى طريقة لتسجيل الدخل الذي يحق لك تلقيه ولكنك لم تتلقه بعد. فاتورة المبيعات في المصطلحات المحاسبية هي "حساب مستحق" أو "A / R". تمثل الذمم المدينة جميع المدفوعات المستحقة لعملك والتي لم يتم دفعها بعد من قبل العملاء.
إذا فكرت في الأمر ، فإن ما تفعله في الواقع عند إنشاء فاتورة هو تمديد الائتمان بدون فوائد العميل لفترة قصيرة. أنت تسمح لهم بالحصول على السلع أو الخدمات قبل السداد ، استنادًا إلى الثقة التي ستدفع في تاريخ السداد. الحساب المستحق هو مجرد طريقة لتسجيل هذه الثقة.
كيف تسجل فاتورة؟
A / Rs هي قيمة لا يصدق لعملك لأنهم عندما يتقاضون رواتبهم ، فإنهم يحولون على الفور إلى نقد. على هذا النحو ، عليك تسجيلها كأصول في الميزانية العمومية للشركة. من المعتاد إدراج الأصول في قائمة السيولة ، والتي تقيس مدى سرعة تحويل شيء ما إلى نقد. لذا ، من بين جميع أصول عملك ، فإن السيولة هي الأكثر سيولة ، والأصول مثل العقارات ، والأسهم في صناديق التحوط والاستثمارات البديلة الأخرى هي الأقل سيولة لأن هذه المنتجات أصعب بكثير في البيع.
يتم إدراج الذمم المدينة كأصول متداولة منذ أن تم السداد من العميل في سنة واحدة أو أقل. ولأنهم يتحولون إلى نقد ، في اللحظة التي يتم فيها دفع الفاتورة ، فإن A / R هي من بين الأصول الأكثر سيولة. ستدرجها بشكل عام أسفل النقود في الميزانية العمومية ، والشكل الذي تدخله هو ببساطة المبلغ الإجمالي لجميع فواتيرك المستحقة.
ما الفرق بين الحسابات المدينة والحسابات المستحقة الدفع؟
الجانب الآخر من الحسابات المستحقة القبض هو الحسابات المستحقة الدفع. يحدث A / Ps عندما تكون مدينًا بالمال لمورديك لأنك لم تدفع الفاتورة بعد. كإدخال محاسبة ، فإنه يمثل التزامك لسداد الديون قصيرة الأجل. للتوضيح ، تخيل أن أحد الموردين يرسل لك حالة من الأدوات ، وبعد بضعة أيام يرسل فاتورة بتكلفة 500 دولار. أنت ملزم بدفع هذه الأموال ، لذا قمت بتسجيل مبلغ 500 دولار كخصم في عمود الحسابات المستحقة الدفع وفي نفس الوقت قم بإيداع 500 دولار لمصاريف المواد الخام ، والتي عادة ما تكون مدرجة كتكاليف للبضائع المباعة. ينتظر المورد الخاص بك لاستلام الدفعة ، لذا فإنه يسجل الفاتورة في عمود حساباته المستحقة القبض.
بعد ذلك ، عندما تكتب شيكًا لتسديد الفاتورة ، ستدخل رصيدًا بقيمة 500 دولارًا إلى عمود الحسابات المستحقة وخصم 500 دولار إلى الحساب الجاري. إذا نظر أي شخص إلى بيان الدخل الخاص بك ، فيمكنه أن يرى في لمحة المبلغ الإجمالي الذي يحمله المشروع في الفواتير غير المدفوعة.
ماذا لو لم يدفع العميل؟
في عالم مثالي ، سيدفع جميع عملائك جميع الفواتير في الوقت المحدد وفي كل مرة. في العالم الحقيقي ، يدفع العملاء المتأخرين والبعض الآخر لا يدفعون على الإطلاق. تكمن المشكلة هنا في أنه من المفترض أن يُظهر إدخال حساباتك المدينة رصيد جميع الفواتير التي ستتحول إلى مبالغ نقدية في المستقبل القريب. إذا لم يدفع العميل 90 أو 120 أو 360 يومًا - أو لا يدفع على الإطلاق - فإن ذلك سيؤدي إلى تشويه دقة ميزانيتك العمومية.
القاعدة رقم واحد من تحصيل الديون هي أنه كلما كانت المديونية أطول ، كان من الأصعب جمعها. أحد الحسابات الحيوية لأي نشاط تجاري هو معرفة عمر فواتيرك من خلال عملية تسمى "الشيخوخة". إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة الأعمال ، فإن الفئات المعتادة لهذا النوع من التقارير تشمل:
- الحالي: مستحق على الفور.
- من 1 إلى 30 يومًا: يستحق الدفع خلال الثلاثين يومًا القادمة.
- 31 إلى 60 يومًا متأخرًا.
- 61 إلى 90 يومًا متأخرًا.
- 91 يومًا وأكثر من المتأخرات وهكذا ، بزيادات تبلغ 30 يومًا.
الغرض من التقدم في العمر هو معرفة الفواتير التي تحتاج إلى متابعة ، مثل الاتصال بالعميل أو إرسال الحساب إلى وكالة تحصيل. كما أنه يعطي بعض الضوء على ما إذا كنت تجمع المدفوعات ببطء شديد وتتحمل مخاطر ائتمانية أكثر من اللازم. إذا كانت المستحقات تنخفض ببطء شديد ، فقد ينتهي بك الأمر مع مشكلة تدفق نقدي كبير ويجب عليك اقتراض المال لتغطية نفقات التشغيل اليومية.
