إذا كنت تخطط للعمل كسكرتيرة أو مساعد إداري ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن لديك المهارات المناسبة. لقد تغير دور السكرتير والمساعد الإداري بسرعة في السنوات الأخيرة ، كما تطورت المهارات التي يحتاجها هؤلاء الأفراد. إن فهم المهارات والقدرات الأكثر أهمية يمكن أن يجعل بحثك عن وظيفة أسهل وأكثر نجاحًا.
مهارات الحاسوب
تتم الآن معظم أعمال السكرتارية على أجهزة الكمبيوتر ، لذلك يجب أن يكون الأمناء لديهم مهارات الكمبيوتر الصلبة. تتضمن هذه المهارات القدرة على استخدام حزم البرامج المكتبية الرئيسية مثل Microsoft Office. يجب أن تصبح الأمناء العاديين على دراية بإصدارات مختلفة من Microsoft Office ، حيث لا تستخدم جميع الشركات الإصدار الأحدث.
مهارات التواصل الجيد
يحتاج الأمناء إلى مهارات تواصل قوية ، مكتوبة وشفهية. غالباً ما يُطلب من السكرتير التواصل نيابةً عن رؤسائهم ، وهم بحاجة إلى أن يكونوا قادرين على تقديم أنفسهم ، وأصحاب العمل ، في أفضل ضوء ممكن. غالباً ما يُطلب من الأمناء تشكيل خطابات بأدنى قدر من التعليمات من رؤسائهم. وهذا يعني أنه يجب أن يكون لديهم قيادة ممتازة للغة الإنجليزية ، وإدراك راسخ لسلوك الأعمال وتنسيقات التواصل المناسبة. تمتد الحاجة إلى الاتصال الممتاز في جميع المجالات ، من الاتصالات غير الرسمية نسبياً مثل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية ، إلى مقترحات الأعمال والرسائل الرسمية.
الكتابة والمهارات الإدارية
يحتاج الأمناء إلى مهارات كتابة قوية للغاية ، حيث يتم قضاء جزء كبير من يومهم في كتابة الحروف والمذكرات ورسائل البريد الإلكتروني وغيرها من الاتصالات المكتوبة. يطلب العديد من أرباب العمل من مقدمي طلبات السكرتارية إجراء اختبار كتابة ، لذا كن مستعدًا وممارسة مهاراتك في الكتابة قبل المقابلة. العديد من الأمناء يؤدون أيضا وظائف إدارية ، مثل المحاسبة الأساسية والمرتبات. مهارات الرياضيات القوية مهمة في مهن السكرتارية ، لذلك شحذ تلك المهارات مهم جدا.
مهارات الناس
مهارات شخصية قوية ضرورية لأي سكرتير أو مساعد إداري. يعمل هؤلاء الأفراد بشكل روتيني مع عدد من الإدارات المختلفة ، وهم بحاجة إلى أن يكونوا قادرين على التوافق مع كل شخص في المنظمة من أجل القيام بوظائفهم بشكل فعال. يعمل الأمناء أيضا مع من هم خارج المنظمة ، وغالبا ما يعملون كإستعدادات لرؤسائهم. موقف ودية والقدرة على الحصول على جنبا إلى جنب مع الآخرين أمر ضروري لهذه المهمة.
