سواء كان يتم إرسالها بواسطة الخدمة البريدية أو عبر البريد الإلكتروني ، فإن خطابات العمل تتبع دائمًا صيغة وأسلوبًا محددًا. بعد التنسيق ، يمكنك الوصول إلى النقطة بسرعة وإخبار القارئ عن المستندات الإضافية ذات الصلة التي أدرجتها مثل السيرة الذاتية أو عقد موقع أو نسخ من الفواتير المدفوعة. إن تحديد المرفقات في نص رسالتك والإشارة إليها في أسفل رسالتك هو طريقة احترافية لمساعدة المتلقي على فهم سبب كتابتك والمواد الإضافية التي أرسلتها.
أخبر القارئ لماذا تكتب
تبدأ رسالة العمل المكتوبة بشكل جيد بجملة واحدة تشرح سبب كتابتك. أخبر المتلقي بالمستندات وعدد المستندات التي تقوم بإرفاقها وسبب إدراجها. يجب أن تبدأ بعبارات مثل "أرفق طبع سيرتي الذاتية لمنصب المدير المساعد" ، أو "ترفق نسخة من الرسالة التي تلقيتها والتي تؤكد الدفع الذي قمت به مؤخرًا".
تجنب أن تكون رسمية للغاية
لا يجب أن تتضمن كتابة خطاب عملك العبارة الأكثر رسمية "يرجى الإحاطة …" على الرغم من أنه غير صحيحًا من الناحية النحوية ، فإن هذا النوع من اللغة المكتوبة الرسمية يتم استخدامه غالبًا في المجلات الأكاديمية والوثائق الرسمية والأماكن التي تتطلب زيادة مستوى الجدية. كقاعدة عامة ، تجنب اللغة الرسمية بشكل مفرط في مراسلاتك اليومية للأعمال ورسائل البريد الإلكتروني.
قائمة المرفقات أو مرفقات أدناه الخاص بك التوقيع
في الجزء السفلي من الرسالة بعد سطر التوقيع هو المكان المناسب لإدراج المرفقات. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ، فقم بعد ذلك بمضاعفة بعد التوقيع ثم أذكر المرفقات مع تدوين مختصر مثل "مرفق: استئناف لجين ك.ف." إذا كنت ترسل خطابًا عبر الخدمة البريدية ، فستضيف تدوينًا يوضح باختصار المرفقات خطين تحت التوقيع. يمكنك كتابة كلمة "enclosure" (مثال: "enclosure: Monthly Market Summary") أو استخدام الاختصار التجاري المشترك "enc." ("Enc: Resume for John K. Doe)
نصائح إضافية للأعمال البريد الإلكتروني
كيفية تسمية المرفقات: يعد التنسيق أمرًا بالغ الأهمية عند إرسال بريد إلكتروني للنشاط التجاري. يجب أن يكون اسم الملف المرفق مرتبطًا ببريدك الإلكتروني. أدرج اسمك ، وصفًا قصيرًا للموضوع وتاريخ البريد الإلكتروني. إذا كان هناك أكثر من صفحة واحدة للمرفق الخاص بك ، فقم بالإشارة إلى ذلك أيضًا.
إرفاق الصور بكفاءة: إذا كنت ترسل صورًا ، فتأكد من اقتصاص صورك لعرض ما هو ملائم فقط وفي حجم صغير أو متوسط سيتحمل بسرعة على جهاز الكمبيوتر أو الجهاز الخاص بالمستلم.
تأكد من تضمين كل شيء: قبل إغلاق المغلف أو الضغط على زر الإرسال ، تأكد من أن مرفقاتك موجودة في المظروف أو أنك أرفقت مستنداتك ببريدك الإلكتروني. قد يتجاهل العديد من شركات التوظيف والشركات الأخرى الرسائل التي لا تتضمن المرفقات المطلوبة. كما يعطي الانطباع أن المرسل مهملاً.
