إن بدء العمل أو تشغيله هو مغامرة مثيرة تجلب معها مجموعة من المهام ، مثل تتبع الحالة المالية لمؤسستك. هناك أكثر من طريقة للإدارة المالية ، لذا فإن اختيار الأساس الصحيح للمحاسبة لمنظمتك أمر حاسم للحصول على صورة دقيقة للاتجاهات المالية ووضع توقعات لأعمالك. يمكن أن تؤثر طريقة المحاسبة التي تتخذ قرارًا بشأنها عندما تكون أصولك مرنة. سواء كنت تستخدم محاسبًا أو دخلًا ومصروفات لنفسك ، فاختر طريقة واحدة فقط للحساب والالتزام بها لضمان الاتساق والدقة.
أساس المحاسبة
نوعان من الحسابات التي تستخدمها معظم الشركات هي طريقة الاستحقاق والأساس النقدي. تستخدم بعض الشركات أسلوب الأساس النقدي المعدل ، الذي يجمع بين مبادئ كل من أساس الاستحقاق والأساس النقدي.
وبينما تسجل كل طريقة من طرق المحاسبة الأصول والخصوم وحقوق الملكية ، فإنها تختلف في الوقت الذي يتم فيه تسجيل كل طريقة ، مما يؤثر على الصورة المالية لنشاط تجاري في أي نقطة معينة.
المكونات الثلاثة الأساسية لصيغة المحاسبة الأساسية (التي يجب أن توازن في جميع الأوقات) هي كما يلي:
- الأصول: الأصول تشير إلى الأصول الملموسة وغير الملموسة للأعمال التجارية ، مثل النقد والأرض والمخزون والمباني والحسابات المستحقة القبض والاستثمارات وغيرها من البنود القابلة للتطبيق من الناحية المالية. الأصول متساوية الخصوم بالإضافة إلى حقوق الملكية.
- المطلوبات: الالتزامات تشير إلى الالتزامات المالية للأعمال التجارية لتسديد دائنيها عن الحسابات المستحقة الدفع والأجور المستحقة والقروض.
- القيمة المالية: الأسهم أو حقوق المساهمين المالك يشير إلى الأرباح المتاحة. الأسهم بالإضافة إلى الخصوم الأصول المتساوية.
طريقة الاستحقاق المحاسبة
إن طريقة الاستحقاق في تقارير المحاسبة تدرج إيرادات في قائمة الدخل عند اكتسابها وتطابق المصاريف ذات الصلة عند حدوث المصاريف ، وليس عند سداد الفواتير. نتائج المحاسبة على أساس الاستحقاق في بيان الدخل الذي يوفر تمثيل دقيق لربحية أعمالك لفترة محددة. على سبيل المثال ، إذا قام مندوب المبيعات بإجراء عملية بيع كبيرة في 15 كانون الأول (ديسمبر) ، ولكنه لا يتوقع استلام الدفع حتى 15 كانون الثاني (يناير) من السنة التقويمية التالية ، تسجل طريقة الاستحقاق البيع كإيراد في كانون الأول (ديسمبر).
وبالمثل ، إذا تطلب مشروع كبير مواد طلب هذا الشهر ، فإن طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق تسجل الفاتورة كمصروف ، بدلاً من الانتظار حتى دفعها. تساعد هذه الطريقة في تتبع الأموال التي تحتاجها للحجز لدفع الفاتورة. كما أنه يساعد على تجنب الأخطاء حيث تشتري شيئًا عن طريق الخطأ بأموال تم تخصيصها بالفعل لغرض آخر.
في حالة تكبد المصروفات نتيجة للإيرادات الواردة ، مثل الإمدادات اللازمة لتثبيت الأثاث الذي يطلبه العميل ، تتم مطابقة هذه النفقات وتسجيلها مع الإيرادات بدلاً من إدراجها بشكل منفصل ، مما يعطي صورة دقيقة بشكل معقول عن رأس المال المتوفر بعد إكمال المشروع. هذا مفيد لأنه يحول دون تضخم كل من الموجودات والمطلوبات ، وهذا يمكن أن يحدث عندما يتم تسجيلها بشكل منفصل. كما أنه يجعل تتبع هوامش الربح بسيطة وسريعة لأنه يتم تتبع الإيرادات والمصروفات لنفس المشروع معًا.
في حين أن الحفاظ على منظور واسع وطويل الأجل على الشؤون المالية مفيد في المحاسبة التجارية ، فإن طريقة الاستحقاق لا تخلو من عيوبها. تتطلب المحاسبة على أساس الاستحقاق مزيدًا من التقدير والتخمين مقارنة بالمحاسبة النقدية ، والتي تتعامل فقط مع الإيرادات والنفقات عند حدوثها. على سبيل المثال ، من الممكن حساب الدخل قبل أن يكون في حساب البنك الخاص بك ومن ثم إنفاقه ، وإرسال نشاط تجاري جديد إلى اللون الأحمر أو حتى الإفلاس.
كما تستغرق طريقة الاستحقاق وقتًا أطول ويشرف عليها أفضل المحاسبين المحترفين الذين يعرفون خصوصيات وعموميات كيفية استخدام طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق بدقة. إن إحدى المجالات اللاصقة للمحاسبة التي من الأفضل تركها للمهنيين هي تقدير الديون أو الدخل المتدني الذي لا يرجح أن يتحقق. على الرغم من أن عملائك في الغالب لديه عملاء يعتمد عليهم في الغالب ويدفعون فواتيرهم على الفور ، سيكون هناك من يدفعون فواتيرهم في وقت متأخر أو لا يتأخرون على الإطلاق. يعرف المحاسب المحترف كيفية تقدير هذه الخسائر لتعطيك صورة دقيقة نسبيًا عن الصحة المالية لنشاطك التجاري.
أساس النقدية المحاسبة
الأساس النقدي لإيرادات السجلات المحاسبية عند استلام الأموال والنفقات عند سدادها. على سبيل المثال ، تخيل أن عملك التجاري يشتري 75 وحدة من قناة لمشروع البناء القادم ، ولكن لا تصل الفاتورة إلا بعد مرور شهر من استلامك للبضائع. حسابك المصرفي قليل السُمك ، ولذلك تنتظر أسبوعًا آخر لدفع الفاتورة بعد استلامها. أنت لا تسجل النفقات حتى ذلك الوقت ، حتى لو كان عملك قد وضع بالفعل القناة في مشروع البناء. بالنسبة لشركات الأعمال الصغيرة ، يمكن أن يشعر المرء بالارتياح لعدم تسجيل نفقة حتى يتم دفعها ، ولكن يمكن أن يؤدي ذلك أيضًا إلى تجاوز ميزانيتك عن طريق الخطأ ، وفي النهاية عدم القدرة على دفع الأموال التي تدين بها إلى الدائن على وجه السرعة.
نفس المبادئ تنطبق على الإيرادات. على سبيل المثال ، توقع عقدًا مع عميل جديد يوافق على دفع أموالك عدة آلاف من الدولارات عند الانتهاء من مشروع كبير ، والذي سيستغرق بضعة أشهر لإكماله. في غضون ذلك ، يجب على نشاطك التجاري شراء المواد وإكمال العمل ، وهو عبارة عن نفقات. باستخدام الأساس النقدي للمحاسبة ، لا يتوفر لديك سوى الأموال المتوفرة حاليًا في حسابك المصرفي لشراء اللوازم. في حين أنك لن تدخل المصباح الأحمر مع البنك ، سيكون لديك صورة مضخمة للنفقات الآن وصورة تضخمية من دخلك في شهرين عندما يكتمل المشروع. وهذا يجعل أي سجل للنقد متاحًا لنشاطك التجاري غير دقيق وغير موثوق به.
في حين أن طريقة المحاسبة القائمة على أساس النقد ليست دقيقة مثل أساس الاستحقاق في المدى الطويل ، فإن الميزة الوحيدة هي أنها لا تتطلب قدرًا كبيرًا من التذبذب مثل أساس الاستحقاق. يتم استخدام التقدير المطلوب على أساس الاستحقاق بأمان من قبل شركة مربحة ، مع ما يكفي من الرافعة المالية لتغطية النفقات قبل استلام الدخل. قد يبدأ نشاطك التجاري بأسلوب المحاسبة على أساس نقدي ، وبعد ذلك ، بمساعدة محاسب محترف ، الانتقال إلى أساس الاستحقاق مع زيادة الأسهم الخاصة بك.
الأساس النقدي المعدل للمحاسبة
ويجمع الأساس المحاسبي النقدي المعدل بين مواطن القوة في كل من أساس الاستحقاق والأساس النقدي للمحاسبة. في هذه الطريقة ، يتم توثيق الدخل عند اكتسابه باستخدام طريقة الاستحقاق. في الوقت نفسه ، يتم توثيق النفقات عندما يتم دفعها ، كما هو الحال في طريقة المحاسبة النقدية. على الرغم من أن أسلوب الأساس النقدي المعدل لا يلتزم بمبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا أو مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا ، إلا أن بعض أصحاب الأعمال يعتقدون أنها تجمع أفضل أساليب المحاسبة الرئيسية.
على سبيل المثال ، إذا قمت بالتعاقد لبناء منزل في أكتوبر سيتم الانتهاء منه في يناير ، يتم تسجيل الإيرادات في أكتوبر. يتم تسجيل لوازم البناء التي يتم شراؤها نحو الانتهاء من المشروع تدريجيا في جميع أنحاء المشروع.وبهذه الطريقة ، يحتفظ نشاطك التجاري بسجل دقيق للدخل والمبيعات ، مع وجود المرونة اللازمة للحفاظ على سلامة الأصول لأطول فترة ممكنة خلال عملية البناء نفسها. وبالتالي ، يمكن أن يكون الأساس النقدي المعدل للمعاملة مفيدًا لبعض الشركات الصغيرة التي لديها مشروعات كبيرة تدخل ، دون أن يتطابق الحساب المصرفي الكبير.
تتمثل أهم عيوب طريقة المحاسبة النقدية المعدلة في قيام وكيل خارجي أو مدقق خارجي بفحص السجلات المالية لنشاطك التجاري. نظرًا لأن هذه الطريقة لا تتوافق مع مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا ، فيجب عليك الرجوع وتحويل جميع سجلاتك إلى طريقة الحساب القائم على أساس النقد أو طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق. هذا العمل الزائد سوف يكلف وقتك وأموالك في المؤسسة على المدى الطويل.
