أي شخص يعمل في مكتب أو يديره يدرك أهمية الحفاظ على قائمة جرد اللوازم المكتبية. لا شيء يجلب التقدم في العمل إلى طريق مسدود بشكل أسرع من نفاذ الأساسيات مثل الأقلام وخراطيش الحبر والورق والمظاريف. بمجرد توفر الإمدادات ، من المهم تتبع الإنفاق والاستخدام من خلال اتباع بعض القواعد البسيطة لإدارة المخزون الأساسية.
البواب
أحد القواعد الأولى لإدارة المخزون الجيد هو التأكد من أن لديه مديرًا. تعيين حارس البوابة. تعني عملية الصيانة الناجحة للمخزون معرفة ما هو موجود ومدة وجوده ، وتسجيل قيمة المخزون ومراقبته عندما يغادر منطقة العرض. تتضمن اللوازم المكتبية العديد من العناصر الصغيرة التي يمكن أن تختفي بسهولة. يجب أن يتم الاحتفاظ بالمخزون في منطقة آمنة مع وصول محدود لعدد قليل من الموظفين الرئيسيين. احتفظ بسجل للعناصر التي تم الاستغناء عنها واستبدالها.
FIFO
FIFO هو اختصار لأول مرة في البداية. وهو مصطلح محاسبي للإبلاغ عن قيمة المخزون ويضمن استخدام العناصر التي تم شراؤها أولاً أولاً حتى تظل القيمة دقيقة. هذه أيضًا طريقة ذكية لمنع المخزون من أن يصبح قديمًا أو قديمًا أو قديمًا. يجب أولاً استخدام العناصر التي تم شراؤها أولاً. عند شراء مخزون بديل ، ضعه خلف المخزون القديم واطلب من الموظفين أخذ الإمدادات من المقدمة. يمكن للمواد التي تحتوي على حبر أن تجف ، والورق يمكن أن يصبح أصفر ، وقطع المعدات يمكن أن تصبح بالية. استخدم طريقة FIFO لتقليل الفاقد والحفاظ على مخزونك طازجًا.
رفع الشراء
إن الاحتفاظ بجرد من اللوازم المكتبية يتيح للشركات فرصة شراء كميات أكبر ، مما يترجم إلى توفيرات مخفضة. هذه المدخرات تتراكم بسرعة عند شراء العناصر الأكثر شعبية بكميات كبيرة. إذا تم منح شراء جميع احتياجاتك المكتبية للمورد الواحد ، فاستخدم هذه القوة الشرائية للتفاوض على التوفير في عمليات الشراء الصغيرة أيضًا. الاستفادة الكاملة من برامج المكافآت التي يقدمها الموردون. تعتبر أعمال التوريد المكتبية تنافسية ، لذا استخدم عملية المزايدة لتحديد الشركة التي لديها أفضل برنامج لتلبية احتياجاتك.
منظمة
مفتاح إدارة المخزون الناجح هو في تنظيم الإمدادات. لكي يكون النظام فعالاً ، يجب أن يكون الموظفون قادرين على الوصول إلى ما يحتاجونه ، عندما يحتاجون إليه. يجب وضع اللوازم على الرف مع أكثر المواد استخدامًا في مستوى العين وفي متناول اليد. استخدم الأدوات الأقل استخدامًا على الرفوف الأعلى ولكن تأكد من عدم نسيانها. نشر قائمة جرد بما هو مخزّن وحيث يمكن العثور عليه. الحفاظ على المنطقة نظيفة ومنظمة. استبدل العناصر بما يكفي من الوقت للمحافظة عليها من النفاد ، وخاصة العناصر الحرجة. تطهير البنود عفا عليها الزمن على أساس منتظم.
