يعد الاحتفاظ بمخزون مقبول من مكتب توريد لعملك مهمة متطلبة ودقيقة. عندما تتعلم كيفية طلب مستلزمات المكاتب ، ستبدأ في تقدير مدى تنوع احتياجات شركتك. لكي تتقن الحفاظ على مخزونك من مخزون مكتبك محدثًا ، يجب أن تكون منظمًا وأن تجد وقتًا لعمل مخزون كل يوم. من مصلحتك أن تقوم بتوظيف شخص ما لمساعدتك في شراء اللوازم المكتبية إذا كان لديك مكتب من 50 شخصًا أو أكثر.
العناصر التي ستحتاجها
-
رفوف
-
ملصقات
نظّم تجهيزاتك المكتبية على الرفوف في منطقة التخزين المكتبي. من أجل الاحتفاظ بقائمة جرد اللوازم المكتبية ، لا يمكن أن يكون هناك سوى مركز واحد للتخزين والتوزيع المركزي لمستلزماتك. استخدم الملصقات والقلم لوضع علامات على المساحات الموجودة على الرفوف حيث يتم تخزين العناصر.
أنشئ قائمة بالإمدادات التي لديك حاليًا عن طريق تدوين مستودع فعلي. انقل قائمتك إلى جدول بيانات كمبيوتر يمكنك الرجوع إليه بشكل منتظم. ستكون الإمدادات التي تبدأ بها هي مستويات الطلبات التي ستستخدمها. من خلال تحليل استخدام مستلزمات المكتب من شهر لآخر ، ستتمكن من ضبط مستويات المستودع الخاص بك إلى النقاط التي ستحتفظ بالاحتياجات الكافية من المستلزمات في جميع الأوقات.
اطلب مستلزماتك المكتبية عبر الإنترنت من خلال بائع حسن السمعة. بدلاً من ذلك ، قم بإنشاء أمر شراء في كل مرة تطلبها عبر الهاتف مما يسمح لك بتتبع تاريخ الشراء الخاص بك. تأكد من التحقق من طلبك ضد أمر الشراء الأصلي الخاص بك للتأكد من أنك تلقيت جميع المنتجات.
قم بعمل جرد مادي كل أسبوع وتتبع التقلبات في مخزون إمدادات مكتبك. إذا لاحظت أن مستويات مساحتك القانونية تنخفض عن مبلغ المخزون الشهري ، فقم برفع رقم مخزونك وفقًا لذلك واستخدم رقم الجرد الجديد هذا عند إعادة الطلب. افعل ذلك لكل عنصر موجود على رف العرض الخاص بالمكتب.
تطوير سياسة حيث يجب أن تأتي جميع أوامر المكاتب الخاصة من خلالك. إذا لاحظت وجود نمط احتياج لعنصر أمر خاص معين ، فأضف هذا العنصر إلى مخزونك العادي.
نصائح
-
ناقش خيارات إعادة الطلب مع ممثل مبيعات اللوازم المكتبية لتحديد ما إذا كان الانتظار والشراء بالجملة سيوفر لك المال. اعتمادا على معدل الاستهلاك الخاص بك ، يمكنك توفير المال عن طريق القيام بإعادة الطلب مرة واحدة في الربع مقابل مرة واحدة في الشهر.
يمكنك محاولة وضع سياسة يمكنك من خلالها تسليم جميع اللوازم المكتبية ومحاولة استخدام هذا النشاط للقيام بالمخزون الخاص بك ، ولكن يجب عليك القيام بجرد مادي على الأقل مرة في الشهر. قد يقرر المديرون والمديرون التنفيذيون البدء في الحصول على اللوازم المكتبية الخاصة بهم أو قد يتمكن الموظفون الآخرون من الوصول إلى غرفة التخزين وسيتم إلغاء نظام إعادة الطلب.
