من المهم كتابة تقرير البيانات الذي سينقل الموضوع بشكل فعال إلى المديرين التنفيذيين المشغولين الذين لا يملكون سوى دقائق معدودة للاطلاع على التقرير. أحد الأمور الأساسية التي يجب تضمينها هي التمثيل المرئي لأهم البيانات ، مثل الرسوم البيانية والرسوم البيانية. يجب عليك أيضا الحفاظ على اللغة موجزة وخالية من المصطلحات.
نظرة عامة على كتابة تقرير تحليلي جيد
الخطوة الأولى هي وضع الخطوط العريضة للتقرير وفقًا لأي إرشادات يجب اتباعها. عادةً ما يكون لدى كل شركة تنسيقها الخاص لكتابة التقارير ، كما أنك ملزم بمتابعة تنسيقك. سيعطيك هذا المخطط الأساسي أساسًا خريطة طريق يجب اتباعها أثناء كتابة التقرير ، ونأمل أن تساعدك في التعامل مع أي كتلة للكاتب قد تنشأ بعد ذلك. يجب عليك صياغة التقرير الخاص بك لشرح وتحليل جميع البيانات والاستنتاجات التي تم التوصل إليها في شكل سهل القراءة. إذا كان تقريرك مطولًا ، فقد تحتاج أيضًا إلى تضمين جدول محتويات.
النظر في الجانب البصري
البيانات ، في حد ذاتها ، يمكن أن تكون مجردة وصعبة لوضعها في السياق. لذا ، يجب أن تكون سخياً في استخدامك للرسوم البيانية والرسوم البيانية والجداول لتوضيح نتائج تحليلك. عند الضرورة ، يمكنك تضمين مراجع في النص لشرح الرسومات الحيوية. يجب أن يكون القارئ قادرًا على معرفة ما هو الأهم في كل رسم ، وبالتالي يجب عليك إبرازه ، بدلاً من وصف ما يمكن رؤيته بالفعل. تأكد أيضًا من أن المراجع النصية قريبة من الرسومات التي تشير إليها ، بحيث يمكن للقراء الربط بين الاثنين.
جعل مسودة الخام
بعد الانتهاء من استخدام المخطط التفصيلي ، يمكنك إنشاء مسودة تقريبية تتضمن أهم المعلومات ، ويتم تنظيمها وفقًا للخطوط العريضة. التفاصيل الفنية ليست مهمة الآن ؛ يمكن إضافتها لاحقًا. تتمثل الفكرة في تضمين أهم المعلومات أولاً حتى يتمكن القارئ من العثور عليها بسهولة عندما يتلقى تقريرك. تذكر أن العديد من قرائك مشغولون. وتذكر أيضًا توخي الحذر عند استخدامك للغة المصطلحات ، وتجنبها كلما كان ذلك ممكنًا.
الملخص التنفيذي والملخص
على الرغم من ظهورها في بداية تقريرك ، فإن الملخص التنفيذي والملخص هي الجوانب النهائية التي ستكتبها. يمثل كلا القسمين ملخصاً للتقرير ، يوضح الاستنتاجات المهمة للتقرير. هذا هو السبب في كتابتها الماضي.
يحتوي الملخص التنفيذي على أهميته الخاصة في تقرير تحليل البيانات. السبب في أنه يطلق عليه ملخصًا تنفيذيًا هو أنه ملخص لمديري الشركة. من المفترض أن يكون هؤلاء أشخاصًا مشغولين لا يملكون الوقت الكافي لقراءة التقرير بالكامل ، مع التركيز على جميع التفاصيل الدقيقة. لذلك ، يجب أن تحاول ، قدر الإمكان ، أن تلقي النقاط البارزة في التقرير في الملخص التنفيذي ، مثل الهدف ، ونقاط البيانات الرئيسية والاستنتاج. كن موجزا قدر الإمكان وقم فقط بتضمين أهم النقاط. إذا تمكن المسؤولون التنفيذيون من فهم ما يدور حوله التقرير فورًا ، فقط من خلال قراءة الملخص التنفيذي ، فإنك قد أنجزت وظيفتك.
جعل التنقيحات
راجع تحليل البيانات الخاص بك عدة مرات حسب الحاجة ، مع التأكد من تنظيم المعلومات بطريقة متماسكة منطقيًا. تجنب الفقرات الضخمة المملة واستخدم المساحة البيضاء لجعل التقرير جذابًا من الناحية الجمالية. تقديم معلومات مجدولة كمخططات. وأخيرا ، تجنب استخدام الصوت المبني للمجهول في جميع أنحاء.
