لقد عملنا جميعًا في مكاتب فوضوية - فقد تراكمت الأوراق والمواد الأخرى في أكوام ، وأصبح الموظفون محبطون وغير متأكدين من مسؤولياتهم ، والإدارة ليست سعيدة بما يتم إنجازه من قبل الموظفين. كيف يمكنك جعل المكتب يعمل بسلاسة؟ سيساعد اتخاذ إجراءات واضحة للموظفين على اتباع كل شيء في مكان آخر - سيكون لديك مكتب أكثر نظافة ، وموظفين أكثر سعادة وأكثر إنتاجية ، وأفضل المديرين في أي وقت من الأوقات.
العناصر التي ستحتاجها
-
الحاسوب
-
ورقة
-
دفتر
إنشاء بروتوكول
ابحث في مجالات المنظمة غير الواضحة من خلال كتابة فريق المسح والمسح. اسأل الموظفين عما هو غير واضح بشأنه ، سواء كان دورهم ومسؤولياتهم ، أو من هم يقدمون تقاريرهم ، أو كيفية القيام ببعض الإجراءات بشكل صحيح.
إنشاء كتيب الموظف بناءً على ما يحتاجه الموظفون من توضيح. وتشمل أيضًا سياسات الشركة القياسية ، بما في ذلك المعلومات حول بيئة المكتب. يحتاج الموظفون إلى معرفة أن الأوراق تحتاج إلى تقديمها في الوقت المناسب ، لتصويب مكاتبهم قبل مغادرة العمل ، والقيام بدورهم لإنشاء مساحة عمل نظيفة.
إنشاء إجراءات التشغيل القياسية ، أو إجراءات التشغيل القياسية. إجراءات التشغيل القياسية هي تعليمات مكتوبة تحدد من وماذا وأين ولماذا وكيفية القيام بكل مهمة. قم بإنشاء إجراء عمل قياسي لكل مهمة تريد أن يتبعها الموظفون. قم بتضمين فقرة تلخيصية حول العملية ، وتعليمات خطوة بخطوة حول كيفية القيام بذلك ، وقائمة بالموارد إذا احتاجوا إلى مزيد من المعلومات. قم بتضمين تاريخ في المستقبل ، من 6 إلى 12 شهرًا ، عندما تتم مراجعة هذا الإجراء الموحد وتحديثه. قم أيضًا بتضمين الاسم وتفاصيل الاتصال بالشخص الموجود في المؤسسة المسئول عن هذا الإجراء - وبهذه الطريقة ، يعرف الموظفون الأشخاص الذين يمكنهم الاتصال للحصول على مزيد من المعلومات. ضع جميع إجراءات التشغيل القياسية في الكمبيوتر الدفتري واجعلها متاحة لجميع الموظفين حتى يبحثوا عن إجراء إذا كانوا بحاجة إلى التحقق من شيء ما. اكتب إجراءات التشغيل الموحدة الجديدة للإجراءات الجديدة التي تنشأ وقم بإضافتها إلى الكتاب.
تدريب الموظفين والحصول على المنظمة
قم بإعطاء دليل الموظف لجميع الموظفين الحاليين بمجرد انتهائه والموظفين الجدد عند تعيينهم. يمكن للموظفين تحسين طريقة إدارة المكتب إذا كانوا يعرفون ما هو متوقع منهم.
تدريب الموظفين على جميع إجراءات التشغيل القياسية التي تنطبق عليهم. اطلب من الموظف المسؤول عن هذا الإجراء تدريب الموظفين الآخرين على واحد أو في مجموعة. تدريب الموظفين على جميع الإجراءات بعد تطويرها ، بحيث يكون الموظفون واضحين بشأن ما هو متوقع منهم عند القيام بهذا الإجراء.
عقد يوم تنظيف لجميع الموظفين للحصول على مكتب نظمت. هذا لا ينبغي أن يتم في كثير من الأحيان. بعد قراءة دليل الموظف والتدريب على إجراءات التشغيل الموحدة الجديدة ، يجب أن يكون لدى الموظفين فكرة واضحة عما يجب القيام به.
نصائح
-
أخذ الموظفين في تراجع خارج المكتب لمزيد من التدريب.
