محاضر اجتماعات مجلس الإدارة هي وثائق قانونية ومتاحة للتفتيش العام ، مما يجعلها سجلات مهمة لشركة أو أي نوع آخر من التنظيم. وكلما كانت أكثر رسمية ، كلما كان الأمر أكثر أهمية من موافقة مجلس الإدارة عليها قبل نشرها. يساعدك استخدام بعض أفضل الممارسات البسيطة لتسجيل الدقائق واعتمادها على تبسيط هذه العملية وتقليل الأعمال الورقية.
قم بمراجعة عملية تسجيل محضر الاجتماع الممنوح من قبل المؤسسة. يتبع الكثيرون قواعد روبرت للأوامر ، مما يسمح لأمين التسجيل باستخدام واتباع نموذج لتدوين الملاحظات وإنشاء الدقائق النهائية. اسأل متى وعندما يجب عليك تضمين أسماء أعضاء مجلس الإدارة الذين يقومون بالتعليقات أو طرح الأسئلة ، أو إذا كان يجب عليك حماية خصوصيتهم. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى الكتابة ، "لقد تمت مناقشته بأن منافسنا ، XYZ Corporation ، كان يستخدم إعلانات مضللة ويجب الاتصال بـ FTC" ، بدلاً من "، ذكر بوب سميث أنه يعتقد أن منافسنا ، XYZ Corporation ، كان يستخدم يجب أن يتم الاتصال الدعاية المضللة و FTC. اتفق ديبي جونز وهانك جونسون ".
تأكد من تسجيل الدقائق بدقة. اطلب من أعضاء مجلس الإدارة التوقف عن التحدث أو انتظار الرئيس قبل بدء مناقشة جديدة في أي وقت تتخلف فيه في تدوين ملاحظاتك. اطلب من الأعضاء تكرار أو توضيح أي معلومات لا تجدها واضحة. يصنع أعضاء لجنة الحركات المتكرر ، بما في ذلك الحركة الأصلية ونسخة معدلة نهائية ، كلما تم تقديم اقتراح. قم بذلك بغض النظر عما إذا كانت الحركة منتهية وما إذا كانت تمرر أم لا. سجل مجاميع أي أصوات ، بدلاً من مجرد ذكر أن التصويت قد تم تمريره.
أرسل المحاضر إلى رئيس مجلس الإدارة أو المدير التنفيذي أو اللجنة التنفيذية قبل إرسالها إلى المجلس الكامل إذا كان ذلك هو إجراء منظمتك. بعد حصولك على موافقة لإرسال المحضر إلى المجلس الكامل ، أرسل المستند إلى كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة ، بغض النظر عما إذا كانت ستحضر الاجتماع أم لا ، وما إذا كانت ستتم الموافقة عليه في الاجتماع الذي ستتم الموافقة عليه. أرسل الدقائق مبكرًا بما يكفي حتى يتمكن أعضاء مجلس الإدارة من قراءتها وطرح أسئلة حولها وموضوعات البحث التي تمت مناقشتها وطلب التوضيحات.
في اجتماع المجلس التالي الذي يشكل النصاب القانوني ، يكون رئيس مجلس الإدارة أو أي عضو من أعضاء مجلس الإدارة يدير الاجتماع التالي لتقديم اقتراح إلى مجلس الإدارة بالموافقة على المحضر. النصاب القانوني هو الحد الأدنى لعدد أعضاء مجلس الإدارة المطلوبين لاتخاذ إجراء رسمي. انتظر حتى يتم إقرار الاقتراح ثم فتح رئيس الاجتماع لفتحه للمناقشة. خلال المناقشة ، تتطلب إجراء اقتراح ، وإعارتها والموافقة عليها إذا كانت هناك أي تغييرات أو تصحيحات التي يتعين القيام بها في المحضر. بعد المناقشة ، أو في حالة عدم وجود مناقشة ، دع زعيم الاجتماع يطرح السؤال ، أو قم بالتصويت للموافقة على المحضر.
نصائح
-
تحقق لمعرفة ما إذا كانت مؤسستك لديها لائحة داخلية أو أي قاعدة أخرى بخصوص التاريخ الذي يجب أن يتلقى أعضاء المجلس خلاله محضر الاجتماع.
