الالتزام الكامل بالنظم الداخلية للمؤسسة يعني أنه يجب عليك عقد اجتماعات مجلس الإدارة حسب ما تنص عليه تلك القوانين. يتحكم الأعضاء في الإجراءات التي يتخذها المجلس في هذه التجمعات ، لكنهم يقلون كثيراً عن كيفية استمرار الاجتماعات. إن محاضر الاجتماعات ، التي تفسرها المحاكم باعتبارها وثائق قانونية ، مهمة للغاية ، كما يقول مستشار الأعمال كارتر مكنمارا ، "… إذا لم يكن في الدقائق ، فهذا لم يحدث".
تعرف على ما يحدث في اجتماع مجلس الإدارة المعتاد من خلال مراجعة نموذج جدول الأعمال في Management Help. خصص هذه الأجندة لتناسب ثقافة شركتك وغرضها. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
قم بتعيين شخص ما - عادة ما يكون سكرتير مجلس الإدارة - ليقوم بأخذ محضر الاجتماع. يجب أن تحتوي الدقائق على معلومات أوصى بها McNamara: اسم الشركة وتاريخ ووقت الاجتماع ، الذي دعا الاجتماع إلى الترتيب والحضور والطلبات المقدمة وتضارب المصالح التي تمنع أحد الحضور من التصويت والامتناع عن التصويت والأسباب المعطاة ، انتهى الاجتماع والذي أعد المحضر.
قرر ما إذا كان النصاب القانوني - أقل عدد من الأعضاء اللازمين لاتخاذ الإجراء - موجودًا. وكما تقترح لجنة الحقوق المدنية في شيكاغو بموجب دليل القانون ، تحقق من اللوائح الداخلية لمعرفة عدد الأعضاء الضروريين للحصول على النصاب القانوني. في معظم الشركات ، سوف تفعل الأغلبية البسيطة. على سبيل المثال ، سيكون لدى مجلس يضم عشرة أعضاء نصاباً إذا كان هناك ستة أعضاء.
اطلب من رئيس مجلس الإدارة استدعاء الاجتماع للطلب ، كما هو الحال في دقائق العينة من تعليمات الإدارة. يجب أن يحضر السكرتير عن طريق استدعاء أسماء أعضاء مجلس الإدارة الذين يستجيبون بصوت عالٍ إذا كانوا موجودين.
اسأل ما إذا كان أعضاء مجلس الإدارة قد قاموا بمراجعة دقائق من الاجتماع السابق وإذا تم اقتراح التغييرات. ثم اسأل الأعضاء الآخرين إذا وافقوا على التغييرات. مذكرة اتفاق والخلاف.ثم التصويت على ما إذا كان ينبغي إجراء التغييرات. إذا كانت أغلبية الأصوات نعم ، أعلن أن التغييرات ستتم وتعميمها على جميع الأعضاء للموافقة عليها في الاجتماع القادم.
اطلب من رؤساء اللجان تقديم تقرير حول الأحداث منذ الاجتماع الأخير. لاحظ كيف تشير دقائق العينة التي تشير إليها McNamara إلى الأعضاء الذين يصفون الاجتماعات أو الأحداث التي حضروها.
التصويت على الاقتراحات المقدمة من أعضاء مجلس الإدارة لإنجاز مهمة. أمثلة على الاقتراحات هي الاستعانة بخبير استشاري لكتابة المنح ، والموافقة على قوائم المراجعة والبيانات المالية ، وحتى إرسال الهدايا إلى الموظفين الذين هم مرضى.
اطلب من أعضاء مجلس الإدارة الإبلاغ عن "نشاط تجاري جديد" أو أحداث قادمة. هل يحضرون مؤتمرات أخرى يجب على الحاضرين معرفتها؟ أو ، هل يطلبون نصيحة حول قضية معينة؟
تأجيل الاجتماع وإعلان الوقت الذي تم تأجيله. حدد تاريخ ووقت ومكان الاجتماع التالي. حدد ما إذا كان مجلس الإدارة سيواصل الاجتماع في جلسة "تنفيذية" حيث لا يُسمح لأعضاء غير أعضاء مجلس الإدارة.
