أحد الجوانب التي يتم تجاهلها بشكل شائع في هذا المجال هي تحية البريد الصوتي. تسجّل التسجيلات المحترفة والمهنية تأثيرًا إيجابيًا. اجعل التحية مناسبة للشركة بينما لا تزال تضيف أسلوبًا مع بعض الشخصية التي يتم طرحها في المزيج. أفضل التسجيلات الصادرة لديها المقدار المناسب من النكهة دون أن تفقد اللمسة الاحترافية.
المكونات الأساسية
يجب أن يحتوي البريد الصوتي للأنشطة التجارية على العديد من المكونات التي تبلغك. ضمّن اسم الشخص الذي تم الاتصال بإضافته ، واسم الشركة والقسم. دعوة المتصل إلى ترك رسالة. في كثير من الأحيان لا يدرك المتصل أنها وصلت إلى البريد الصوتي. أخبر العملاء عندما يتوقعون معاودة الاتصال ، وقدم جهة اتصال بديلة ، إذا أمكن ذلك. أضف موقع ويب الشركة أو البريد الإلكتروني للشركة. اترك جهة اتصال إضافية واحدة للإيجاز ، يحذر كريستوفر نول ، الكتابة في عالم الكمبيوتر. بناء تحية قصيرة وإلى النقطة.
عدم رقم
تجنب استخدام الهاتف الخليوي لتسجيل التحية. يُفضل خط أرضي لتسجيل التحية. جودة الصوت ليست جيدة على الهاتف الخلوي مقارنةً بالخط الأرضي. لا يجب أن تبدو التحية المهنية مشوّهة أو مشوشة. تجنب التحية القياسية. فهي تبدو آلية وغير شخصية وباردة. تأكد من عدم تسجيل أي أصوات خلفية. يمكن لتحويلات الهاتف المسجلة بشكل سيئ تحويل العملاء والزبائن. تجنب "um" و "uhs". قم بإعداد نص برمجي قبل التسجيل بحيث يتدفق بسهولة.
تحية عامة
يتم استخدام التحية العامة بشكل يومي للمكالمات التي لم يتم الرد عليها يومياً بينما الهاتف غير مراقب. يتم عادةً تشغيل هذه التحية للأشخاص الذين يتصلون من خارج الشركة.
"لقد وصلت إلى (الشركة) ، حيث (الشعار). هذا (الاسم) ، دليلك إلى (قسم). للأسف ، لا يمكنني الوصول إلى الهاتف الآن ، ولكن أترك لي رسالة تحمل اسمك ورقم هاتفك ، وسأرد على مكالمتك في أقرب وقت ممكن. أو لا تتردد في إرسال رسالة إلكترونية إليّ على (عنوان البريد الإلكتروني)."
تحية خارج المكتب
يتم استخدام رسائل خارج المكتب عند اختفاء شخص ما من المكتب لفترة زمنية محددة مسبقًا. تسمح معظم خدمات البريد الصوتي بتحية للتعبير لفترة محددة من الوقت ، لذا لا يجب على أي شخص أن يتذكر إيقاف التحية خارج المكتب.
"مرحبًا ، هذا (الاسم) في (القسم). أنا خارج المكتب حتى (التاريخ). سوف أتحقق من رسائل بريدي الصوتية طوال اليوم ، لذا يرجى ترك رسالة لي وسأرد على مكالمتك في أقرب وقت ممكن. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة إضافية ، يمكنك الاتصال (شخص بديل) في (رقم الهاتف) ، أو يمكنك زيارة موقعنا على (URL).
