كيفية تعيين اجتماع الميزانية

تعتبر اجتماعات الميزانية مهمة لأنها تسمح لك بتقديمها إلى رئيسك أو رؤسائك حيث يقف مشروعك من حيث ميزانيته. في الاجتماع ، يمكنك مناقشة الزيادة أو النقصان المحتمل في ميزانيتك المخصصة واقتراح طرق لخفض التكاليف للحفاظ على ميزانيتك على الطريق الصحيح. تسمح لك اجتماعات الميزانية أيضًا بمرافعة قضيتك لمزيد من التمويل لمشروعك أو عملك. تحدد اجتماعات الموازنة العامة كيفية قيام الإدارة أو الشركة بعمل مادي ، ووضع أهداف وحدود للتحكم في الأموال والمبالغ المتبقية. من السهل نسبياً إعداد اجتماع للميزانية.

العناصر التي ستحتاجها

قاعة مؤتمرات أو اجتماعات
خدمة البريد الإلكتروني

تحديد من يجب أن يحضر اجتماع الميزانية. عادة ، يجب عليك دعوة CFO لشركتك ، نائب رئيس المالية أو شخص آخر في فريق إدارة الشركة المسؤول عن الشؤون المالية. إذا كنت تعمل في شركة أكبر ، قم بدعوة الشخص في مكتبك الذي يدير المال ، مثل المراقب المالي أو مدير قسم المحاسبة. يجب عليك أيضًا دعوة رئيسك في العمل ومدير المشروع وأي موظف آخر مرتبط بمشروعك أو قسمك.

تحقق من جداول كل شخص تدعوه للاجتماع. ابحث عن الفتحات الشائعة عندما يكون الجميع في المدينة وفي المكتب. تتيح لك بعض الأدوات المكتبية ، مثل Microsoft Outlook ، عرض الجداول الزمنية ومدى توفر الزملاء الآخرين.إذا لم تتمكن من الوصول إلى جداول الجميع ، فاسأل مساعديهم أو الأفراد أنفسهم عما سيبدو عليه توفرهم القادم.

اختر مدة للاجتماع ، مثل 30 أو 60 دقيقة. اسمح بالوقت الكافي لتقديم معلومات الموازنة وإفساح المجال لطرح الأسئلة ووقت المناقشة. إذا كنت تعتقد أن الأمر سيستغرق ساعة لتقديم معلومات الميزانية ، فاختر مدة 90 دقيقة للسماح بوقت إضافي.

اختر يومًا ووقتًا للاجتماع بناءً على وقت توفر الجميع ومدة الاجتماع. إذا استمر اجتماعك لمدة 90 دقيقة ، فاختر أول 90 دقيقة وقتًا زمنيًا عندما يكون الجميع متاحًا.

أرسل إشعارًا بطلب اجتماع عبر البريد الإلكتروني واطلب من جميع المستجيبين الرد تحديد ما إذا كانوا يقبلون طلب الاجتماع أو لا يمكنهم فعله. أو قم بتعيين الاجتماع بالطريقة القديمة بحجزه شخصيًا أو من خلال مساعد الحضور. عندما تطلب الاجتماع إما شخصياً أو عن طريق البريد الإلكتروني ، قم بتقديم عرض موجز على مستوى عالٍ لجدول أعمال الاجتماع: تخفيضات الميزانية والتقارير المالية وحالة الميزانية وما إلى ذلك.

إعادة جدولة الاجتماع إذا كان الأشخاص الذين يحتاجون إلى هناك غير قادرين على الحضور. اختر الفتحة المتاحة التالية عندما يكون المشرفون الماليون وغيرهم من الأشخاص الضروريين متاحين للمدة المقررة للاجتماع.

ذكّر جميع الحاضرين بالاجتماع المرتقب ذلك الأسبوع أو ذاك الصباح. إذا أرسلت طلب الاجتماع عبر البريد الإلكتروني ، فقد يقوم البرنامج بتذكير الحاضرين تلقائيًا بإشعار إلكتروني.