تشير الميزانية إلى مستند مكتوب يشرح الطرق التي ستقوم بها المنظمة بتخصيص أموالها. بصفتك رئيسًا للنشاط التجاري ، يجب أن تقرر ما إذا كانت السيطرة على الميزانية ستقع عليك أو مع مديرك. هناك أربعة تطبيقات للرقابة على الميزانية ، كما أشار مايكل أرمسترونج في "دليل أساليب الإدارة: دليل شامل لتحقيق التميز الإداري وتحسين صنع القرار".
تخطيط
يتم إنشاء وثيقة الميزانية من خلال نظام التخطيط. إذا قمت بتطوير الميزانية بنفسك ، يمكنك البدء بميزانية العام الماضي. ستحتاج ميزانيتك إلى تضمين كل الدخل الذي تتوقعه وكيف ستنفقه. يتطلب جزء من مرحلة التخطيط تحديد أولويات احتياجات العمل المختلفة. قد تضطر إلى اتخاذ اختيارات صعبة ، مثل استئجار شخص إضافي هذا العام وتوفير تكاليف طاقة أعلى. يجب أن تعكس وثيقة الميزانية جميع جوانب التخطيط وتحديد الأولويات. إذا تركت اعتبارات الميزانية الهامة ، فقد تواجه عجزًا خلال سنة الميزانية.
قياس
وبمجرد الانتهاء من إعداد وثيقة الميزانية ، يكون مديرو كل إدارة مسؤولين عن الإنفاق التقديري ، مثل الإمدادات ، وتكاليف الطباعة وكشوف المرتبات ، مع الحفاظ على تخصيص ميزانيتهم. تحتاج إلى نظام مالي لتتبع النفقات حسب كل سطر في الميزانية. ستؤثر قدرة كل مدير على الالتزام بميزانيته على ربحيتك ومركزك المالي كشركة.
مقارنة
باستخدام نظام القياس ، يمكنك مقارنة الإنفاق الفعلي مع النفقات المدرجة في الميزانية عن طريق الذهاب في سطر في وثيقة الميزانية. يجب عليك تحديد ما إذا كان هناك أي زيادة في الإنفاق ، وأين يحدث في الشركة. قد يكون ذلك أن بعض الإدارات تسرف في الإنفاق ، وتحتاج إلى تعديل سيطرتها على الميزانية ، أو يمكن أن يكون مديرو تلك الدوائر قادرين على تبرير حالات الإفراط في الإنفاق من خلال تفسير التكاليف غير المتوقعة ، مثل زيادة أسعار الموردين خلال العام المالي.
مراقبة
يجب عليك اتخاذ إجراء بمجرد أن تدرس كيف ينفق كل قسم داخل أو فوق ميزانيته المخصصة. أي إجراء تتخذه للحصول على إدارة لزيادة أو خفض إنفاقها يساوي السيطرة. في الظروف القاسية ، مثل عندما لا تستطيع أن تجعل المديرين يسيطرون على الإنفاق ويلتزمون بميزانيتهم ، يمكنك أن تأخذ السيطرة على الميزانية. جميع الإنفاق الذي يتم وفقا لوثيقة الميزانية السنوية يساعد الشركة على الحفاظ على تركيزها على الأهداف الاستراتيجية.
