بالنسبة لمعظم المديرين ، فإن تأديب الموظفين هو واحد من أكثر التجارب غير المريحة التي يتعامل معها. ويتحمل المديرون مسؤولية كتابة رسائل الإجراءات التأديبية التي تبقى في ملفات الموظفين لتوثيق مخالفات الموظف. هذه الرسائل لها وظيفتان: إخطار الموظف بما سيحدث له نتيجة لحدوث مخالفة له ولتكون بمثابة سجل دائم لسوء سلوك الموظف في ملفه.
قم بتحميل الطابعة مع ترويسة الشركة. ستصبح هذه الرسالة جزءًا من الملف الرسمي للموظف ، لذلك يجب عليك اتباع البروتوكول المناسب.
اكتب التاريخ الكامل. تخطي سطر واكتب اسم الموظف وعنوان الشركة. حتى إذا لم ترسل الرسالة فعليًا ، فإن تنسيق الرسالة التجارية الصحيحة سينقل الانطباع عن الاحترافية.
ابدأ الحرف بكتابة اسم الموظف ، متبوعًا بنقطتين. تخطي خط.
ابدأ الفقرة الأولى من خلال توضيح طبيعة المخالفة بوضوح. ارجع إلى دليل موظفي شركتك حتى يمكن للموظف البحث عن القاعدة لنفسه. أعط تفاصيل محددة حول المخالفة ، مثل تاريخ وقوع الحادث وذكر أي موظفين آخرين كانوا متورطين.إن ذكر هذه المعلومات بشكل واضح سيساعدك إذا قام الموظف بالطعن في الدعوى التأديبية وأخذ الأمر إلى المحكمة.
اشرح بالتفصيل ما الذي فعله الموظف بشكل خاطئ وكيف كان عليه أن يتصرف في الموقف. ينتهك الموظفون أحيانًا القواعد نظرًا لأنهم لا يفهمونها بشكل واضح ، لذلك فإن تفسير الانتهاك والمعلومات المناسبة سيساعد في منعها من ارتكاب المخالفة للمرة الثانية. عرض لقاء مع الموظف لمناقشة المسألة بالتفصيل.
امنح الموظف الفرصة لتعديل المخالفة ، مثل كتابة خطاب اعتذار رسمي للطرف الآخر. إبلاغه بالمواعيد النهائية لتقديم الرد أو الرسالة.
أخبر الموظف بوضوح وبإيجاز عما يمكن أن تتوقعه نتيجة لهذا المخالفة. اعط تفاصيل مناسبة لعقوباتها الحالية ، مثل تواريخ أي جلسات استماع أو تواريخ فعلية لإنهاء عملها ، إن وجدت. إذا كان الموظف يستطيع أن يتوقع عملاً تأديبياً متصاعداً نتيجة لمخالفات أخرى ، أخبرها بما ستكون عليه هذه العقوبات.
امنح الموظف المعلومات حول عملية الطعون ، إن وجدت.
اطلب من الموظف الحصول على رد رسمي على ملفه ؛ غالبا ما تكون هذه الاستجابة في شكل خطاب رسمي. أنت في حاجة إلى هذه الوثائق لملف الموظف في حال تولى الأمر إلى المحكمة.
اكتب اسمك الكامل وعنوانك. اطبع الرسالة ووقع اسمك على اسمك المكتوب بالحبر الأزرق أو الأسود.
قم بعمل عدة نسخ من الرسالة. احتفظ بنسخة واحدة في ملف الموظف ، واعط نسخة أخرى لمحامي شركتك واحتفظ بآخر لسجلاتك الخاصة.
أرسل الرسالة إلى الموظف أو أعطها له أمام ممثل الموارد البشرية أو مساعد إداري. تحتاج إلى تأكيد أن الموظف قد تلقى الإشعار الرسمي.
نصائح
-
الحفاظ على النغمة المهنية والوقائعية. قد يتم إرسال هذه الرسالة إلى المحكمة إذا عارض الموظف الإجراء التأديبي ، وتريد أن تظهر مهنيًا وعادلاً في جميع الأوقات.
