اعتبارا من عام 2010 ، تعتمد الشركات بشكل متزايد على التكنولوجيا لإنتاج السلع والخدمات والوفاء بمهام العمل. لاستيعاب هذه التغييرات ، تستخدم الشركات أحيانًا التوقيعات الإلكترونية ، والمعروفة أيضًا بالتوقيعات الإلكترونية أو التوقيعات الرقمية. هذه التواقيع تحل محل التوقيعات التقليدية على الورق. هناك مزايا وعيوب مرتبطة باستخدام التوقيع الإلكتروني ، والتي يجب على جميع رجال الأعمال معرفتها قبل تنفيذ نظام أو سياسة التوقيع الإلكتروني.
تكلفة المعدات
يتم إنشاء التوقيعات الإلكترونية وقراءتها بواسطة تقنيات متطورة تستخدم الشبكات للتحقق من البيانات الشخصية مثل موقع النشاط التجاري أو أرقام الضمان الاجتماعي ، أو التي تكون متقدمة بدرجة كافية لمقارنة النقاط داخل خط اليد أو بصمة الإصبع بنقاط في الصور في قواعد البيانات. هذه المعدات ليست رخيصة دائما ، كما أشار دليل المبتدئين. وحتى عندما يتم استيفاء التكاليف الأولية ، فإن التقدم في تكنولوجيا التوقيع الإلكتروني سيعني أن الأعمال التجارية يجب أن تعمل باستمرار على تحديث أنظمة التوقيع الإلكتروني الخاصة بها وتقديم الدعم الفني.
ردع العملاء
تفترض أنظمة التوقيع الإلكتروني أن الأشخاص سيكونون مرتاحين أو ملمين بأساليب ومعدات التوقيع الإلكتروني. ومع ذلك ، قد لا تكون الأجيال السابقة من الأفراد قد تعرضت للتكنولوجيا الأحدث ، وبالتالي قد تجد صعوبة في استخدامها في البداية. حتى الأفراد المحنكين بالتكنولوجيا سوف يستمرون في البقاء على اطلاع بالتغييرات التكنولوجية إذا كانوا يريدون إدارة الأعمال إلكترونياً في المستقبل. وقد يؤدي عدم التعرض للطرق والمعدات ، إلى جانب الحاجة إلى مواصلة التعليم التكنولوجي ، إلى ردع بعض العملاء عن استخدام التوقيع الإلكتروني.
التعرف على
يشير العمل الذي يقوده فريتز جروب في إصدار عام 2003 من مجلة سلطة الائتلاف المؤقتة إلى وجود عدم اتساق في الاعتراف بالتوقيعات الإلكترونية اعتبارًا من عام 2010. وليس بالضرورة أن يُطلب من الناس الاعتراف بتوقيع إلكتروني باعتباره صالحًا ، وذلك وفقًا لسلطتهم القضائية.
المصادقة والتحقق
بالنسبة للمصادقة والتحقق من الهوية ، يمكن أن يكون التوقيع الإلكتروني أفضل من توقيع الحبر على الورق ، اعتمادًا على النظام المستخدم. على سبيل المثال ، إذا فقد شخص ما بطاقة ائتمان غير موقعة ، فيمكن لشخص آخر توقيعها والتوقيع الموجود على ظهر البطاقة يطابق توقيعات الاستلام ، على الرغم من أن الشخص الموقّع ليس مالك البطاقة. وعلى النقيض من ذلك ، فإن نظام التوقيع الإلكتروني الذي يعتمد على بصمات الأصابع أكثر أمانًا لأن المرء لا يستطيع تقليد أو تشكيل مصفوفة بصمات الأصابع.
الأعمال التجارية لمسافات طويلة
مع وجود توقيع إلكتروني ، لا يتعين على الفرد أن يكون في نفس الموقع الجغرافي لإكمال معاملة أو التحقق من صحة العقد. وهكذا يمكن للناس استخدام التوقيعات الإلكترونية لممارسة الأعمال التجارية على بعد آلاف الأميال ، إذا لزم الأمر ، وزيادة فرص العمل العالمية وهامش الربح المحتملة.
خفض المواد والتخزين
تجادل هيئة إنفاذ القانون والجمارك الأمريكية للهجرة والجمارك بأن التوقيعات الإلكترونية تقلل من كمية المواد المستخدمة على أساس منتظم وتتخذ مساحة أقل لتخزينها. وعلاوة على ذلك ، تسهل التوقيعات الإلكترونية القيام بمهام مثل الإيداع الإلكتروني والبحث الإلكتروني في الملفات وقاعدة البيانات. هذا يقلل من الوقت اللازم للعثور على البيانات والتحقق منها. بشكل عام ، يمكن لهذه العوامل تقليل تكاليف الأعمال.
