العديد من الشركات التي لا تستند إلى النقد تحمل الحسابات المستحقة القبض في كتبهم. هذه المبالغ التي يدين بها العملاء للشركة وعادة ما يتم الاعتراف بها كإيرادات في بيان الدخل. يمكن أن تكون هذه العملية صعبة ، وغالباً ما يتم تلقي الأموال التي لا يمكن تطبيقها بسهولة على حساب العميل. تحدد الإجراءات في هذا المجال تقنيات لجعل هذا العمل أكثر تبسيطا وأقل استهلاكًا للوقت.
الإجراء 1: إيداع الأموال
إيداع جميع الشيكات والأموال المستلمة ، حتى إذا لم يكن من الممكن تحديدها مع العملاء في نظام الحسابات المستحقة القبض. عملية الدفع ببطاقات الائتمان على الفور أيضا. يمكنك كتابة ملاحظة في إيصال الإيداع بخصوص الشيك غير المحدد لتوثيق الموقف. عادةً ما تكون نُسخ قسائم الإيداع متاحة عبر الإنترنت ، ولكن ليس بنود الإيداع. قم بعمل نسخ من العناصر التي لا يمكن تحديدها على الفور وتقديمها حسب تاريخ الاستلام.
الإجراء 2: البحث
تلتقط الملف مع أقدم العناصر والعمل على تلك أولا. حاول العثور على أسماء مشابهة في النظام؛ اسم العميل يمكن أن يكون أخطأ في الهجاء. يمكنك البحث في جميع الفواتير المفتوحة التي تتطابق مع مبلغ الدفعة أو تفاصيل أخرى محددة حول الدفعة. لدى بعض أقسام المحاسبة ملفات عن عناصر غير محددة تم حلها بحيث إذا تلقيت شيكًا آخر من نفس العميل ، فلن تحتاج إلى إضاعة وقتك في قضايا تحديد الهوية.
الإجراء 3: الاتصال بقسم المبيعات
الاتصال موظفي قسم المبيعات والاستفسار عن المدفوعات التي لا يمكن مطابقتها في النظام. وبما أن المستحقات تنشأ مع قسم المبيعات ، فمن المرجح أن يتذكر بائعو المبيعات البيع ويكونوا قادرين على تزويدك ببعض المعلومات المفيدة.يمكن أن يكون المال لدفعة مقدمة على بيع لم يتم التعرف عليه بعد ، وإذا كان الأمر كذلك ، فإن قسم المبيعات يحتاج إلى إنشاء المستحق في النظام. إذا اكتشفت أن الأموال قد تم استلامها لعملية بيع غير مرتبطة بقسم المبيعات ، فأخبر الإدارة المعنية ومدير الحسابات.
الإجراء 4: الحساب المحدد
إنشاء حساب دفتر أستاذ عام محدد لاستخدامه في الذمم المدينة غير المحددة. يتم إنشاء هذا الحساب غالبًا باعتباره التزامًا برصيد دائن. عندما تتلقى دفعة غير معروفة ، فإنك تقوم بالخصم النقدي وتودع في حساب المستحقات غير المعروف. بمجرد تحديد العميل الذي قام بتطبيق المال عليه ، يمكنك عكس إدخال دفتر اليومية وإدخال البيانات في الوحدة المستحقة. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام مذكرة دائنة لاعتماد المستحق وإلغاء المسؤولية.
الإجراء 5: الاتصال بالعميل
إذا تعذر العثور على المستحق داخل قسم المبيعات ، فإن الخطوة التالية هي الاتصال بالعميل ومحاولة الحصول على تفاصيل حول المبيعات. في بعض الأحيان ، قد يستخدم مالك النشاط التجاري الصغير اسمًا خاصًا به للبيع ، ولكنه يدفع شيكًا تجاريًا لا يمكن مطابقته مع أي حساب. إذا لم يكن رقم الهاتف على الشيك ، قد تحتاج إلى استخدام الإنترنت للعثور على معلومات الاتصال. تأكد من حصولك على الشيك أو نسخة من الشيك أمامك عند التحدث إلى العميل للسماح لك بتقديم أكبر قدر ممكن من المعلومات.
الإجراء 6: جديد مستحق
إذا لم تتمكن بعد مرور فترة زمنية معقولة من العثور على العميل في نظامك ، فاطلب من وحدة التحكم الحصول على إذن لإنشاء مستحق جديد في النظام ، وإضافة ملاحظة حول الموقف وتطبيق الشيك تجاه هذا الحساب الجديد. اعتمادًا على مبلغ الشيك ، من غير المجدي إنفاق أكثر من ساعة أو حتى محاولة تطبيق الأموال على الحساب المناسب. إذا كان لديك الكثير من هذه العناصر ، فقم بمقابلة موظفي قسم المبيعات لتحديد الأسباب وراء هذه المشكلة ومحاولة تصحيحها.
