يعتبر نظام إدارة المعلومات (MIS) ، أو نظام إدارة المعلومات ، أمرًا بالغ الأهمية على وجه الخصوص للشركات التي تعمل جنبًا إلى جنب مع الأنشطة التجارية الأخرى ، لذلك يجب على الاثنين مشاركة المعلومات مع ، أو نقل المعلومات إلى بعضهم البعض. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للشركات التي لديها أكثر من قسم أو وحدة واحدة استخدام نظام معلومات الإدارة لتجميع المعلومات في موقع مركزي واحد ، وبالتالي منع فقدان المعلومات. لدى MIS أربع ميزات أساسية.
جمع البيانات
تستخدم المؤسسات نظام المعلومات الإدارية لتخزين البيانات. يخزن MIS المعلومات في أحد أنظمة قاعدة البيانات اثنين. النوع الأول من قاعدة البيانات ، قاعدة البيانات العلائقية ، يخزن المدخلات من المستخدمين ، ثم يربط تلك المعلومات بمعلومات أخرى في جميع أنحاء النظام. بعد ذلك تضع قاعدة البيانات تلك المعلومات في الرسوم البيانية أو المخططات بحيث يمكن للمستخدمين مقارنة البيانات. النوع الثاني من قاعدة البيانات ، قاعدة البيانات الهرمية ، يخزن البيانات بترتيب استلامها ، لكنه لا يوفر جداول مقارنة للمستخدم.
جيل التقارير
وبينما يعمل نظام المعلومات الإدارية على تخزين البيانات ، فإنه يستخدم أيضًا تلك البيانات لإنشاء التقارير. يحدد مستخدمو النظام أنواع التقارير ، مع توفر قوالب محددة في النظام لأنواع مختلفة من التقارير. عندما يُطلب من المستخدم ، يقوم النظام بتجميع التقرير المطلوب ، وإدخال البيانات في القالب ، ثم طباعة التقرير للنشاط التجاري.
الوصول والتكامل
وظائف MIS مع الوصول المفتوح. يعني الوصول المفتوح أن نظام MIS الأساسي يمكن توصيله أو دمجه مع أنظمة أخرى داخل الشركة ، مما يتيح إجراء تغييرات على البيانات من مصادر مختلفة ومن مواقع متعددة. توفر هذه الوظيفة اثنين من النتائج الهامة. يمكن للمنظمات تحديث النظام لتوفير المعلومات بالاقتران مع السياسات واللوائح ، ويمكن الحفاظ على النظام دون الحاجة لموظفي الخدمة المهنية.
قابلية التوسع
ومن السمات الهامة لنظام المعلومات الإدارية أن الشركات يمكن أن تشتري نسخة صغيرة من النظام ، ثم تضيف إليها بمرور الوقت ما تسمح به الموارد المالية. يمكن أن تضيف الأعمال إمكانات متزايدة للبيانات ، بالإضافة إلى ميزات النظام ، إلى النظام الأولي مع نمو الأعمال التجارية ، مما يلغي الحاجة إلى قيام صاحب العمل بشراء نظام جديد كليًا كل بضع سنوات.
