غالبًا ما يكون ضبط الإدخالات ضروريًا في نهاية فترة محاسبية لإجراء تعديلات على الأرصدة في حسابات دفتر الأستاذ العام للشركة. يتم تسجيل هذه الإدخالات ، التي تسمى AJEs (تعديل إدخالات دفتر اليومية) ، لأول مرة في مجلة التعديل ، وتقوم بجمع الحسابات مثل الاستهلاك ، والإطفاء ، والمخزون ، والمطلوبات ، وأرصدة القروض والمبالغ المستحقة حتى تكون البيانات المالية تعكس الحالة المالية للشركة بدقة. كما يمكن استخدام AJEs لتصحيح الأخطاء في نشر المعاملات الأصلية. يتضمن كل AJE إدخال خصم واحد على الأقل وإدخال ائتمان واحد على الأقل ، بالإضافة إلى شرح مكتوب للغرض من AJE.
حساب مصروفات الاستهلاك ونفقات الاستهلاك للفترة. تحدد جداول الإهلاك الجزء المستفيد من العمر الإنتاجي للأصول الثابتة ، مثل الممتلكات والآلات والمعدات. تتبع جداول الإطفاء الجزء المستخدم من الأعمار الإنتاجية للموجودات غير الملموسة ، مثل تكاليف البدء ، والبراءات ، ونقاط القرض وحقوق التأليف والنشر. اجعل هذه الشركات من خلال إرسال الخصم إلى حسابات مصروفات الإهلاك أو الإطفاء والائتمان لحساب الاستهلاك المتراكم أو حساب الإطفاء المتراكم. اكتب شرحًا لكل من هذه المعاملات في دفتر يومية التعديل ، مثل "لتسجيل مصروفات الإهلاك (أو الإطفاء) للسنة المنتهية في 12/31 / 20XX".
قم بتعديل حسابات المخزون عن طريق إضافة المبلغ المستخدم في الإنتاج خلال الفترة إلى حساب المخزون وخصم قيمة مساوية لتكلفة حساب البضائع المباعة. اكتب شرحًا تحت الإدخال في دفتر اليومية ، مثل "لتسجيل المخزون المستخدم للسنة المنتهية في 12/31 / 20XX". قد يكون هناك العديد من حسابات المخزون إذا تم تتبع كل عنصر على حدة ، وهذا يتطلب إدخال كل من حسابات المخزون. فقط تأكد من أن إجمالي الأرصدة الدائنة لهذه الحسابات يساوي إجمالي قيمة الألف إلى تكلفة السلع المباعة.
جلب أرصدة القروض حتى الآن من خلال جعل AJEs على المدى القصير والقروض الطويلة الأجل القابلة للدفع والحسابات المستحقة القبض. أرصدة القروض قصيرة الأجل هي المبالغ المستحقة الدفع أو المستحقة القبض خلال سنة واحدة. الأرصدة طويلة الأجل هي تلك المبالغ المستحقة الدفع أو المستحقة القبض على فترات تزيد عن سنة واحدة. وعادة ما يتم تعديل هذه الأرصدة في نهاية السنة بحيث يتم فصل المبالغ المستحقة خلال السنة التالية عن باقي القروض. خصم مبالغ القروض طويلة الأجل للمبالغ المساوية لمدفوعات السنة المالية القادمة ، واحسب هذه المبالغ إلى حسابات القروض قصيرة الأجل. اكتب توضيحًا مثل "، لتعديل أرصدة القروض قصيرة الأجل / طويلة الأجل (مستحقة الدفع أو المستحقة) للسنة المنتهية في 12/31 / 20XX".
المبالغ المستحقة والمستحقة القبض في نهاية الفترة التي سيتم دفعها أو استلامها خلال الفترة التالية عن طريق تسجيلها مع تعديل إدخالات دفتر اليومية. على سبيل المثال ، إذا كان الموظفون قد حصلوا على أجور خلال فترة واحدة ، لكنهم لن يدفعوا حتى الفترة التالية ، فسوف يسجلون أجور الرواتب من خلال تسديد الأجور المستحقة ودفع مصاريف الأجور. تتطلب المبيعات التي يتم إجراؤها خلال الفترة الحالية والتي سيدفع العملاء مقابلها خلال الفترة القادمة خصمًا للحسابات المستحقة القبض والائتمان للمبيعات. تتطلب المصاريف المتكبدة خلال الفترة الحالية والتي ستقوم الشركة بدفعها خلال الفترة القادمة ، رصيدًا للنفقات المستحقة والخصم إلى حساب مصروفات مناسب. اكتب تفسيراً مثل ، "لتراكم الأجور المكتسبة في 12/31 / 20XX ، تدفع في 1/31 / 20XX".
تصحيح الأخطاء في النشر مع AJE لتوفير الشفافية في المحاسبة للفترة. من الممكن مع بعض برامج المحاسبة أن تعود ببساطة إلى الإدخال الأصلي وتصحح الخطأ هناك ، ولكن استخدام AJEs لهذه التصحيحات يقر بأنه تم عمل خطأ صريح وتم الاعتراف به وتصحيحه. قد يؤدي تغيير المشاركات الأصلية بعد إجرائها إلى إثارة الشكوك في أن شخصًا ما يحاول تغطية أخطاء أو حتى نشاط غير قانوني.
نصائح
-
جعل إعداد إدخالات دفتر اليومية في نهاية أي بيانات مالية فترة سيتم إعداد. وقد تكون هذه بيانات مالية شهرية أو ربع سنوية (بيانات مالية مؤقتة) أو بيانات مالية سنوية. تتضمن تفسيرات البيانات المالية المرحلية الفترة التي يتم إجراء التعديلات عليها ، مثل "… عن الشهر المنتهي في 31 يناير ، 20XX ،" أو ". للربع المنتهي في 31 مارس ، 20XX". يجب أن يكون التوضيح واضحا بما فيه الكفاية بحيث لا تواجه صعوبة في تذكر سبب إدخال الإدخالات عند النظر إليها لاحقا.
تحذير
نظرًا لأنه يتم إجراء هذه الإدخالات على تعديل المجلة ، تذكر أيضًا نشرها في حسابات دفتر الأستاذ العام المناسبة. معظم برامج المحاسبة ، مثل QuickBooks ، تجعل هذه الترحيلات إلى دفتر الأستاذ العام تلقائيًا عند إدخالها في دفتر اليومية.
