في ظل ظروف معينة ، تمثل محاضر اجتماعات المؤسسة وثيقة قانونية لا يمكن تغييرها دون تصويت مجلس الإدارة. قد يؤدي تعديل الدقائق بشكل غير صحيح إلى إلغاء الأصوات أو العقود أو التعيينات والإجراءات الأخرى التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع أو إلغاؤها. استخدم إجراءً بسيطًا لضمان تعديل الدقائق بشكل صحيح.
حدد ما إذا كان قد تم اعتماد المحضر رسميًا بالفعل من خلال تصويت مجلس الإدارة ، أو إذا كان قد تم تقديمه للمراجعة فقط إلى رئيس أو لجنة تنفيذية. يمكن تعديل مسودة الدقائق التي لم يتم التصويت عليها من قبل مجلس الإدارة بدون تصويت مجلس الإدارة.
إذا تم إجراء التغييرات المقترحة على شخص أو أشخاص يقومون بمراجعة الدقائق قبل وصول الدقائق إلى اللوحة الكاملة ، فاقترح التغييرات التي تريدها. قارن الصيغة المقترحة النهائية بالدقائق المقدمة أصلاً. اشرح سبب التغييرات. إذا وافق الجميع على ذلك ، اطلب من السكرتير تعديل الدقائق التي تم إرسالها في البداية وغير المعتمدة.
إذا تم إجراء التغييرات المقترحة على محضر غير معتمد من مجلس الإدارة وفي اجتماع مجلس الإدارة ، استخدم الإجراء التالي:
اطلب من الرئيس تقديم طلب الموافقة على محضر الاجتماع. انتظر حتى يتم إعارة الحركة. اطلب من الرئيس فتح الموضوع للمناقشة. اطلب من الشخص الذي يقترح التعديل تقديم سبب التغييرات. بعد المناقشة ، اطلب من الشخص الذي يقترح إجراء التغييرات تقديم اقتراح لتعديل المحاضر وإعطاء الصياغة الدقيقة للاقتراحات. انتظر حتى يتم إعارة الحركة. اطلب من الرئيس إغلاق المناقشة وطرح السؤال ، أو خذ التصويت. سجل التصويت ، بما في ذلك أسماء المؤيدين والمعارضين والامتناع عن التصويت.
في حالة إجراء التغييرات المقترحة للدقائق التي وافق عليها مجلس الإدارة مسبقًا ، اتبع نفس الإجراء لتعديل الدقائق التي يتم تقديمها لموافقة مجلس الإدارة في المرة الأولى.
اطلب من أمين التسجيل أو الشخص الذي يأخذ دقائق في الاجتماع إجراء التغييرات في الدقائق. في الجزء العلوي من المستند الذي يتضمن تاريخ اتخاذ الدقائق في الأصل ، لاحظ أن الدقائق أصبحت الآن دقيقة معدلة. قم بتضمين تاريخ التغييرات واسم الشخص الذي يعدل المحضر.
