إن معرفة الوقت المناسب لكتابة خطاب عمل رسمي مقابل بريد إلكتروني للنشاط التجاري قد يأتي بسهولة إلى الأشخاص الذين ينقلون رسائل مريحة بصيغ مختلفة ؛ ومع ذلك ، هناك عدة عوامل يجب مراعاتها عند اختيار الوسيط. ينبغي النظر في عوامل مثل السرعة ، والشكليات ، والسرية وحتى رتبة أو مركز المرسل إليه عند اتخاذ قرار بالكتابة.
الفرق الأساسي
أول ما يميز رسالة الأعمال من البريد الإلكتروني للنشاط التجاري هو أن الرسالة تعتبر بشكل عام نسخة مطبوعة ، وأن البريد الإلكتروني للنشاط التجاري هو نسخة إلكترونية - وهي رسالة إلكترونية. بعد إنشاء خطاب عمل ، يمكنك طباعته وختمه في مظروف وطابع بريد واستخدام خدمة مثل خدمة البريد الأمريكي أو شركة تسليم ليلية لإرسال الرسالة إلى المستلم. من ناحية أخرى ، يتألف البريد الإلكتروني للنشاط التجاري عادةً من جهاز كمبيوتر أو وسيلة إلكترونية ، ولكن يتم إرساله إلكترونيًا إلى المستلم في غضون بضع ثوانٍ فقط.
توقيت التسليم
أقرب رسالة عمل تصل بشكل عام هي اليوم التالي لإرسالها عبر البريد العادي أو خدمة التوصيل مثل FedEx. إذا كنت تحتاج إلى وصول الرسالة في وقت أقرب ، يمكنك استئجار ساعي للتسليم في نفس اليوم. سوف تتحمل تكلفة مع أي خيار - إما طابع بريد أو رسوم التوصيل. إذا كنت تريد وصول رسالة عاجلة على الفور ، فإن أفضل خيار هو إرسال بريد إلكتروني للنشاط التجاري. إن الجدار الناري هو مجرد عائق بسيط قد يؤخر التسليم ، ولكن حتى في هذه الحالة ، يكون التأخير غير منطقي عمليا.
محتوى الاتصالات التجارية
إذا كنت تكتب رسالة رسمية ، فمن المحتمل أنك تريد نقل رسالتك في خطاب عمل. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب عن مشكلة تعاقدية ، فمن الحكمة الحصول على نسخة ورقية من مراسلاتك. العيب في هذا هو أن قطع الورق يمكن أن تضيع ، والبريد الإلكتروني للنشاط التجاري يمكن أن يبقى في مجلد إلكتروني إلى الأبد. يمكن أن ينقل البريد الإلكتروني للنشاط التجاري الرسالة نفسها ، ولكن إذا كانت مسألة خطيرة ، فغالبًا ما يُنظر إلى البريد الإلكتروني للنشاط التجاري على أنه أقل رسمية من خطاب العمل. إذا كان الاتصال الخاص بك يتطلب توقيع الحبر ، فمن الواضح أنك لا تستطيع توقيع بريد إلكتروني للنشاط التجاري بالحبر. ومع ذلك ، يمكنك لصق توقيع إلكتروني أو رقمي على رسالة بريد إلكتروني.
رسالة مقابل تنسيق البريد الإلكتروني
وفقًا لمركز كتابة جامعة شمال ميشيغان ، فإن الشكل المستخدم بشكل شائع للحروف التجارية هو نمط الكتلة. كل قسم من الخطاب يتدفق مع الهامش الأيسر في نمط الكتلة التقليدي. كتلة محسّنة تضع صلاحيتها الختامية وتوقيعها في القسم الأوسط السفلي من الحرف ؛ يعني التنسيق شبه الكتلة أن الفقرات مزاحة. إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا للنشاط التجاري ، فمن السهل تكرار تنسيق الكتلة التقليدي بكتابة تحية الترحيب والجسم وإغلاق الحساب مع الهامش الأيسر ، لأنه إذا قمت بتبويب أكثر للمسافات البادئة للفقرات وإغلاق التلاصقات ، فقد يبدو التنسيق غريباً ، على حجم الشاشة أو الشاشة التي يقرأ المستلم من خلالها الاتصال.
الحفاظ على السرية
يمكنك استخدام علامة مائية على رسالة مطبوعة لتوضيح "سري" ، أو يمكنك وضع علامة على البريد الإلكتروني للنشاط التجاري سري بالنقر على أحد الخيارات التي يوفرها برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك. لا يمكن لخطاب العمل أو البريد الإلكتروني للنشاط التجاري ضمان السرية المطلقة نظرًا لأن المتلقي يمكنه نسخ هذه الرسالة أو ببساطة إرسال البريد الإلكتروني إلى شخص لم يكن على علم بالاتصال الأولي. في كلتا الحالتين ، يجب أن تعتمد على سلامة المستلم للحفاظ على سرية المراسلات الخاصة بك.
الحالة يمكن أن تحدث فرقا
من المرجح أن يستخدم المشرف الذي يكتب إلى تقرير مباشر البريد الإلكتروني لإبلاغه برسالة غير رسمية ، مثل الإعلام بأنه سيكون خارج المكتب. لا تحتاج إلى تزويد موظفيها برسالة رسمية لمثل هذه المراسلات الروتينية. من ناحية أخرى ، إذا كانت تقوم بتوصيل توجيه سياسة أو إصدار إشعار أو إجراء تأديبي ، فقد تكون النسخة المطبوعة هي الشكل المفضل ، وهذا إذا احتفظت الشركة بسجلات ورقية. في حالة المكاتب غير الورقية ، يعد البريد الإلكتروني للنشاط التجاري هو الشكل المطلوب للاتصال ، بغض النظر عن الموضوع. في حالة أخرى ، إذا كتب تقرير مباشر إلى مشرفها لتقديم استقالتها ، فتفتح رسالة عمل تم تسليمها يدويًا الباب لمحادثة قصيرة (إذا رغبت في ذلك) عن الأسباب التي تستقيلها لأن الرسالة قد لا تحتوي على مثل هذه التفاصيل.
