كيف تكتب ورقة نقاش

تسرد أوراق نقاط النقاش الحقائق والحقائق الأساسية فيما يتعلق بموضوع أو حدث معين. وتستخدم على نطاق واسع في العلاقات العامة والاتصالات ، وتساعد أوراق النقاط الحوارية أولئك الذين يتحملون مسؤولية التحدث إلى الجمهور على توفير معلومات واضحة ودقيقة ومتسقة. يتم استخدام أوراق نقاط النقاش للتواصل مع الجمهور لتوفير المعلومات والرد على استفسارات الجمهور أثناء الأزمات. من خلال "التحدث بصوت واحد" باستخدام ورقة نقاش مشتركة ، يمكن أن تزيد المنظمة من فعالية برنامج الاتصال الخاص بها.

كتابة ورقة نقاش

قبل البدء في العمل على ورقة نقاط الحديث ، ستحتاج إلى التأكد من أن لديك معلومات دقيقة. البحث عن الأشخاص الأكثر ارتباطًا. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى إنشاء نقاط نقاشية بخصوص مشكلة في الميزانية ، تحدث مباشرة مع أحد كبار المسؤولين التنفيذيين مع الإشراف على الميزانية. لا تعتمد على الكلام الشفهي. اطلب الأسئلة التفصيلية من المصدر واطلب منها ألا تحاول "الدوران" أو تفريق التفاصيل. تأكد من أخذ ملاحظات مفصلة.

ستتكون ورقة النقاط الخاصة بك من سلسلة من النقاط ، كل منها بجملة واحدة أو أكثر يتبعها. ليست هناك حاجة لمقدمة أو نص آخر. عنوانه: "معلومات للعامة." لا تضع علامة على ورقة نقاط الحديث الخاصة بك على أنها "سرية". أنت لا تحاول إخفاء أي شيء ، والمعلومات الموجودة على ورقة نقطة الحديث للجمهور.

ابدأ بالحقائق: من وماذا وأين ومتى. ضع نفسك في مكان شخص لا يعرف عن عملك أو مؤسستك أو تاريخه أو نشاطاته الحديثة. يجب أن تشير نقطتك الأولى ببساطة إلى حقائق الموقف. على سبيل المثال: "في 1 يوليو ، ستخفض الشركة X 30 في المئة من القوى العاملة المحلية في مصانع في ولاية أوريغون وأيداهو." يتم توفير هذه المعلومات الأساسية في نقاط الحوار بحيث لا يصادف من يقدمون المعلومات خطأ من الوقائع ، مما يؤدي إلى الارتباك.

يجب أن توفر الرموز القليلة التالية معلومات أكثر تفصيلاً حول العملية أو النشاط. إذا كانت ورقة نقاط الحديث الخاصة بك تستجيب لحدث سلبي ، قم بمشاركة معلومات إيجابية ، لكن لا تحاول التقليل من السلبيات. تريد وسائل الإعلام والجمهور معلومات حول التفاصيل. على سبيل المثال: "ما هي عملية إخطار العمال عندما يتم إنهاؤها؟ هل سيكون هناك مكافأة إنهاء أو إعادة تدريب؟" حاول أن تتوقع هذه الأسئلة وتكون لديك إجابات جاهزة. تذكر أن الصياغة التي تختارها لكل نقطة من هذه النقاط ستتم إعادة استخدامها من قبل أولئك الذين يقدمون الأخبار.

يجب أن تركز النقاط النهائية في ورقة النقاط على الرسالة الأساسية التي تريد أن يغادرها المتحدث. هذا يمكن أن يكون حقيقة رئيسية ، خطة أو رؤية. على سبيل المثال: "نشعر بالحزن من المشاكل التي نعرف أنها ستواجهها العائلات نتيجة لهذا القرار ، ولكننا نأمل في التعافي الاقتصادي أن تكون هذه التخفيضات قصيرة الأجل". لا ، على أي حال ، قم بتضمين نقاطك في نقاط التحدث التي لا تريد أن يقوم بها المتحدث. نقاط النقاش ليست وثائق خاصة ويمكن قراءتها بواسطة وسائل الإعلام.

بمجرد الانتهاء من ورقة النقاط الخاصة بك ، اجتمع مع المتورطين ومع كبار القادة في مؤسستك للمراجعة. دمج أي تعليقات وتطوير قائمة توزيع تضم أولئك الذين من المرجح أن يطلب منهم التحدث أو مشاركة المعلومات مع الجمهور. قد يشمل ذلك المدير التنفيذي أو القائد المعنى ، والمتحدث باسمه ، والجهات الأخرى المشاركة في الاتصال في مؤسستك والموظفين ذوي الأدوار التي يشارك فيها الجمهور.