يمكن أن يحدث التعليق على الأداء الوظيفي للموظف أثناء تقييم الأداء السنوي ، أو يمكن تقديم التعليقات أثناء المحادثات غير الرسمية مع الموظف. يجب على المشرفين الذين يقيّمون الأداء الوظيفي للموظفين اتباع بعض البروتوكولات وممارسات الشركة عند إعطاء ملاحظات الموظفين حول مستويات أدائهم. يجب أن تتم التعليقات حول الأداء الوظيفي للموظفين بطريقة عقلانية وموثقة بشكل جيد مع إتاحة الفرصة الكافية للموظف لتقديم المدخلات.
مراجعة ملف الموظفين الموظف. إذا كنت تجري تقييماً سنوياً للأداء وتنوي تقديم تعليقات كجزء من اجتماع التقييم ، فاستعرض قدر الوثائق المتوفرة لفترة التقييم. على سبيل المثال ، مذكرات الإجراءات التأديبية والتصحيحية ، وسجلات الحضور ، وسجلات العمل ، والإشادات والتقييم الذاتي للموظفين هي مواد يجب عليك مراجعتها قبل الاجتماع مع الموظف لتقديم تعليقات على الأداء. انظر إلى الأداء الوظيفي للموظف في مجمله قبل إنشاء التعليقات لفترة تقييم خلال التقييم السنوي.
حدد موعدًا لمقابلة الموظف حول أدائه. إذا لم يكن الموظف يتوقع اجتماعًا معك لمناقشة الأداء ، فأخبرها بالضبط بما هو موضوع الاجتماع وشجعها على إحضار المواد والملاحظات ذات الصلة حول أدائها. ذكّر الموظف بأن الاجتماع يجب أن يكون محادثة - وليس تقريرًا أحادي الجانب عن أدائها دون أي مدخلات أو ملاحظات للموظفين.
ابدأ الاجتماع بإيجابية من خلال الإقرار بمساهمات الموظف ومؤهلاته ومدى تقدير الشركة لمهاراته ومؤهلاته. تقديم تعليقات والاحتفاظ بملاحظاتك مع الوثائق. التزم بالحقائق والملاحظات الشخصية للمسائل المتعلقة بالعمل. الامتناع عن استخدام نغمة الاتهام عند تقديم ملاحظات بناءة ولا تعتمد على معلومات مباشرة ما لم يكن هناك وثائق مكتوبة لإثبات ملاحظات الآخرين. يعد التواصل الفعال مع موظفك خلال هذا الاجتماع أمرًا ضروريًا. تقدم شركة Nolo ، التي توفر المعلومات القانونية لأصحاب العمل ، نصائح لإعطاء تعليقات الموظفين في صفحة الإرشادات الخاصة بها بعنوان "كيفية إجراء تقييم للموظف". تنص على ما يلي: "التركيز على مدى جودة (أو سوء) العامل الذي يقوم به العمل - وليس على خصائص أو صفات العامل الشخصية."
مراجعة الحوادث المحددة التي لاحظت فيها قيام الموظف بأداء واجباته الوظيفية. تقديم ملاحظات متوازنة - بعبارة أخرى ، لا تركز على التعليقات البناءة أو السلبية بشكل صارم ، حتى لو كان ذلك هو الهدف من محادثتك. أعط أمثلة على أداء الموظف الذي يلبي توقعات أداء الشركة. حدد المجالات التي تعتقد أن الموظف يظهر فيها أداءً ممتازًا ، ولاحظ المجالات التي يمكنه تحسين أدائه فيها.
توثيق محادثتك مع الموظف. إذا كان الاجتماع تتويجا لتقييم الأداء ، فقدم للموظف نسخة من وثيقة التقييم واطلب منها التوقيع عليه. إذا كان هذا الاجتماع غير رسمي حيث تقدم تعليقات بناءة ومقترحات للتحسين ، فاجعل الموظف في حوار حول كيفية تحسين أدائه. اسأل عن التدريب والموارد التي تحتاجها للتحسين ، واذكر متى ستتابعها لتقديم الأدوات التي تحتاجها. إذا كان الاجتماع لمناقشة الأداء الذي يتجاوز توقعات الشركة ، أخبر الموظف أنك ستلخص تعليقاتك وأن تضع نسخة من الملخص في ملف الموظفين الخاص بها ، بالإضافة إلى تزويدها بنسخة.
