تتضمن المحاسبة اليدوية استخدام دفاتر الأوراق والمجلات لتسجيل المعاملات المالية. هذه الأدوات هي من حقبة ماضية. المحاسبون - غالباً ما يرتدون أقنعة خضراء وشارات سوداء - يستخدمون المحاسبة اليدوية للمساعدة في الحفاظ على النتيجة المالية لشركاتهم. قد تستمر الشركات اليوم في استخدام المحاسبة اليدوية لبعض العمليات. بيد أن العيوب يمكن أن تضعف أنشطة المحاسبة اليدوية.
استهلاك الوقت
تتطلب العمليات المحاسبية التي تستخدم اليومية الورقية ودفتر الأستاذ أو الأدوات المشابهة وقتًا طويلاً لإكمال المهام. سيحتاج المحاسبون إلى تحديد الحسابات والمجلات في النظام قبل تسجيل الإدخالات. التحقق من أرصدة الحسابات ومراجعة المعلومات من الصعب أيضا. قد يحتاج المحاسبون أيضًا إلى المرور عبر مستندات متعددة لتحديد المعلومات المطلوبة من قبل المديرين التنفيذيين. يمكن أيضًا أن يكون نسخ هذه المعلومات أمرًا صعبًا.
تخضع للأخطاء
يمكن أن تكون الأخطاء متكررة في عمليات المحاسبة اليدوية. الأخطاء الشائعة هي إدخال المعلومات في حسابات غير صحيحة ، أو نقل أرقام أو تسجيل المعلومات إلى الخلف. وبينما توجد هذه الأخطاء أيضًا في أنظمة محاسبية حديثة ، فإن الأنظمة اليدوية لا تملك ضوابط وتوازنات داخلية. غالبًا ما يقضي أخطاء البحث عن المحاسبين عدة ساعات لتحديد موقع وتصحيح الإدخالات. يمكن لمحاسبين متعددين يعملون في العديد من دفاتر المحاسبة اليدوية أن يؤدي إلى تفاقم هذه المشاكل.
نقص الحماية
نقص الأمن هو عيب آخر شائع في المحاسبة اليدوية. قد تكون الشركات غير قادرة على منع الموظفين من مراجعة البيانات الحساسة في دفاتر الأوراق والمجلات. قد تكون الملفات التي تم نسخها وتخزينها على جهاز الكمبيوتر أقل أمانًا أيضًا. قد يسمح هذا للموظفين بإساءة استخدام المعلومات المالية من خلال الاحتيال أو الاختلاس. قد يضطر الموظفون الساخطون أيضًا إلى الإضرار بالمعلومات وتدمير السجلات المالية المهمة.
عدد قليل من النسخ المتاحة
غالباً ما تجد المنظمات الكبيرة صعوبة في المحاسبة اليدوية بسبب عدم وجود دفاتر دفاتر يومية ومجلات متعددة. سيكون لدى معظم الأعمال مجلة واحدة للحسابات المستحقة الدفع ، والحسابات المستحقة القبض ، والمرتبات ، والأصول الثابتة ، وما إلى ذلك. وهذا يعني أنه يمكن لمحاسب واحد فقط العمل في مجلة في أي وقت معين. يمكن فصل هذه دفاتر الأستاذ في subledgers يؤدي إلى أقل من الأمن وإمكانية تكرار المعلومات في نظام المحاسبة.
