مع نمو أعمالك الصغيرة ، لن تجد نفسك فقط تسبح في مساحات متساوية من المسؤولية والرضا. ستجد نفسك تخوض من خلال الكثير من المصطلحات ، أيضا. ومن بين اللغات الأقل متعة هو النوع الذي يتعلق بنفقات الأعمال - كما تعلمون ، مصطلحات مثل النفقات الرأسمالية ، الأصول المرموقة ، الإهلاك ، الديون المضمونة وتمويل الديون.
عندما يقول شخص ما يصرخ بلغة العمل "الصرف النقدي" ، يتحول المعنى إلى تدفق نقدي بسيط. في معظم الحالات - إذا كنت تريد أن تجعل حياتك أسهل - يمكنك حتى تسميتها بدفعة ، لكن التعريف الدقيق يصبح أكثر تحديدًا من ذلك.
ما هو بالضبط الصرف النقدي؟
لذلك نحن نعرف أن الصرف النقدي هو التدفق النقدي أو دفع المال. لكن ما الذي قد يغطي هذا التدفق؟
غالبًا ما تذهب المصروفات النقدية إلى مصاريف التشغيل والسلع والخدمات الضرورية للأعمال والحسابات التي تدفعها للقيام بأنشطة أعمال عادية ، ولكن يمكنها أيضًا دفع الفائدة على القروض. وبالمثل ، يمكن أن تتخذ شكل دفع أرباح أو توزيع الأرباح على المساهمين. هذه هي السكتات الدماغية الواسعة ، ولكن في بعض الأعمال اليومية الصغيرة ، فإن بعض أنواع المدفوعات النقدية الأكثر شيوعًا هي نفقات المصروفات النثرية وحتى المبالغ المستردة للعملاء الذين يتم صرفهم مباشرة من سجل النقد.
على الرغم من أنه يبدو وكأنه تناقض متماثل في اللغة نظرا للمصطلح نفسه ، فلا يتعين أن تأخذ المدفوعات النقدية شكل الأوراق النقدية. كما يمكن دفع الصرف النقدي بالبلاستيك أو الشيكات أو التحويلات الإلكترونية للأموال.
عملية صرف النقد
عادة ، تستخدم الشركات نظام الحسابات الدائنة (بما في ذلك أنواع مختلفة من الحسابات المستحقة الدفع التي غالباً ما تستخدمها الشركات الصغيرة) لإلغاء المدفوعات النقدية. وبالمثل ، فإن نظام كشوف المرتبات في عملك يمكن أن يجعل المدفوعات النقدية. قد تقوم بعض الشركات بالاستعانة بمصادر خارجية لعملية صرف الأموال إلى بنكها.
على الطرف الآخر من الطيف ، يمكن ببساطة صرف المدفوعات النقدية عن طريق المصروفات النثرية من يد إلى أخرى. عادة ما يستخدم الموظفون المصروفات النثرية للقيام بمشتريات صغيرة تتعلق بالعمل ، مثل اللوازم المكتبية الثانوية ، أو الغداء مع عميل أو ركوب Lyft إلى موقع العمل. هذه هي أنواع المشتريات الثانوية التي لا تتطلب كتابة شيك أو إجراء تحويل إلكتروني للأموال.
حماية نفسك مع إجراءات التحكم
في حين أن صرف المصروفات النثرية سهلاً مثل سداد بعض النقود في يد الموظف ، إلا أنه يتطلب إجراءات مراقبة مثل صرف النقد عن طريق الشيك أو التحويل المصرفي. قد يبدو مصطلح "إجراءات الضبط" مخيفًا إلى حد ما ، ولكن في هذه الحالة ، يعني ذلك أنه يجب عليك تسجيل المدفوعات النقدية لنشاطك التجاري بشكل ملموس ، مع الاحتفاظ بالسجلات من خلال مجلة الصرف الفعلي أو برنامج المحاسبة الرقمي (أو كليهما). يمنحك هذا أثرًا ورقيًا ويساعد في تأمين بيانات المحاسبة لنشاطك التجاري في موسم الضرائب ، وكل ذلك يساعدك في تتبع ميزانيتك على مدار العام.
للحصول على المصروفات النثرية ، تأكد من حصول المتلقين على إيصال لأي مشتريات تجارية يتم إجراؤها وإبقاء هذا الإيصال في الملف إلى جانب قسيمة المصروفات النثرية بالتفصيل عن اسم المنفق ووصفًا لعملية الشراء. بصفة عامة ، سواء تم إيداعها رقميًا أو بطريقة تناظرية قديمة ، يجب أن يتم كل صرف نقدي إلى جانب تقرير يتضمن معلومات مثل نوع النفقات والتاريخ والمبلغ والمدفوع وشكل الدفع ومذكرة تصف أي معلومات أخرى ذات صلة تفاصيل. إذا قمت بسداد دفعة نقدية كدفعة نقدية ، فقم بتسجيلها في دفتر يومياتك أو برنامجك كتخفيض في حقوق المساهمين. وبالمثل ، ينبغي تسجيل المبالغ النقدية المستردة من الحافة كتخفيض في المبيعات.
من الأفضل الاحتفاظ بسجلات المدفوعات النقدية لمدة سبع سنوات لزيادة الحماية إلى أقصى حد في حالة إجراء تدقيق ضريبي. بالتأكيد ، قد يستغرق الأمر بعض المساحة المكتبية (أو مساحة القرص الصلب ، أو التخزين السحابي) ، ولكن الأمر يستحق أكثر من وزنه في راحة البال.
