كيفية كتابة بيان مفهوم

بيان المفهوم هو وثيقة رسمية تبرز فكرة في الكلمات و / أو الرسومات ليتم عرضها على صناع القرار قبل تطبيق الفكرة فعليًا. يمكن أن يكون "صناع القرار" عميلاً محتملاً ، أو إدارة عليا في مؤسستك ، أو مجلس إدارة أو هيئة تنظيمية أخرى. يمكن استخدام بيان المفهوم لحملة إعلانية أو اقتراح لمشروع أو حل لمشكلة ما.

العناصر التي ستحتاجها

معلومات عن عملك
أفكار لعملك
دراسات أو تقارير أو رسوم بيانية مفيدة (اختيارية)

جمع المعلومات

حدد خصائص البرنامج أو المشروع الذي تريد اقتراحه.

دوّن ملاحظات حول كل جانب من جوانب البرنامج أو المشروع الذي يمكنك التفكير فيه.

توقع أي اعتراضات قد يقوم بها صانعو القرار (العميل أو الإدارة العليا للشركة أو مجلس المؤسسة) على اقتراحك وتدوين إجاباتك المخطط لها لكل اعتراض.

اذكر جميع مزايا تنفيذ المشروع أو البرنامج الذي يمكنك التفكير فيه. بعبارة أخرى ، حدد كيف يمكن للعميل المحتمل أو الشركة ككل أو مجموعة معينة من الموظفين أو الإدارة أو المجتمع أو الدائرة التي يمثلها المجلس أن تستفيد من المشروع أو البرنامج.

حدد من الذي سيحتاج لأداء كل مهمة لإكمال المشروع أو البرنامج إذا تمت الموافقة على بيان المفهوم. هل سيتم الانتهاء من المهام من قبل إدارات محددة أو أعضاء من الشركة ، أو الاستعانة بمصادر خارجية لشركات أخرى أو إحالتها إلى اللجان الفرعية للشركة لاستكمالها.

فكر في الأسئلة المنطقية التي قد يطلبها صناع القرار وتكتب إجابات عن تلك الأسئلة.

عصف ذهني لأي مشاكل قد تنشأ أثناء أو نتيجة لهذا البرنامج أو المشروع ، إذا تمت الموافقة عليه وتنفيذه. اجلس واجعل قائمة بكل الإمكانيات التي يمكنك التفكير فيها. استخدم تنسيق خريطة ذهنية تقوم فيه بتوليد أفكار عشوائياً تحاول تخيل كل "ماذا لو".

حدد مدى احتمالية نجاح هذا المشروع أو البرنامج وكتابة توقعك بالإضافة إلى الأسباب.

قم بتنظيم ملاحظاتك في أقسام أو فئات لتسهيل إعداد بيان المفهوم المكتوب الرسمي.

إعداد وثيقة بيان المفهوم

افتح مستندًا جديدًا في برنامج معالجة الكلمات الخاص بك وأنشئ صفحة عنوان تحمل اسم المشروع المقترح ، والكلمات "بيان مفهوم المشروع" تحت اسم المشروع ، وشعار المشروع (إن وجد) ، والتاريخ. توسيط النص على الصفحة بخط كبير.

ابدأ صفحة جديدة وأنشئ عناوين لجميع الفئات المختلفة التي يمكنك التفكير فيها بوضوح في شرح برنامجك أو مشروعك. تتضمن العناوين المقترحة: وصف المشروع المقترح أو الخلفية أو مشكلة العمل أو الهدف أو نظرة عامة أو المزايا أو القيود أو القيود والمخاطر المعروفة والمتغيرات وتبرير / عواقب عدم تنفيذ المشروع والموارد المطلوبة وإدارة / مسؤولية المشروع وإمكانية النجاح. قد ترغب في وضع خط عريض أو تسطير العناوين بحيث تبرز.

اكتب المعلومات الواردة في ملاحظاتك في الجمل المنطقية والفقرات تحت كل عنوان ، عند الاقتضاء. استخدم نقاطًا لرموز العناصر لتسهيل القراءة والوضوح. استخدم القوائم المرقمة لبعض العناصر ، مثل الفوائد والمتغيرات. كن موجزا ولكن دقيق ، ولا تترك أي مساحة فارغة.

ضع في اعتبارك الاعتراضات والأسئلة التي حددتها والتي قد تكون لدى صانعي القرار وتأكد من أنك استجابت بشكل استباقي لكل منها ضمن الأقسام المناسبة من المستند - دون تحديدها على هذا النحو (أي لا تدعهم اعتراضات محتملة).

قم بتضمين الحواشي السفلية والملاحق لإظهار صناع القرار حيث حصلت على أي حقائق أو أرقام أو تقديرات أو تنبؤات مستخدمة ، أو لتضمين رسومات تخطيطية أو رسومات أو مواد مرئية أخرى للمساعدة في وصف أو تقديم مفهوم المشروع.

تقييم الوثيقة النهائية

اطبع نسخة من المسودة النهائية للمستند وقراءتها كما لو كنت أحد صناع القرار. أضف ملاحظات عقلية (أو بدنية) لأية أفكار أو أفكار تبرز في رأسك أثناء القراءة.

راجع المستند حسب الحاجة لمعالجة أي أفكار أو مشكلات تنشأ أثناء مراجعة المستند.

طباعة نسخة أخرى.

تدقيق المستند النهائي ، يبحث عن الأخطاء المطبعية والأخطاء. اطلب من شخص آخر تدقيق المستند الخاص بك ، لأنه من السهل قراءة الأخطاء المطبعية.

طباعة العدد اللازم من نسخ بيان مفهوم المشروع قبل اجتماعك مع صناع القرار.

نصائح

لا تستعجل إنشاء بيان مفهوم المشروع. أنت تريد أن تكون متأكدًا من أنك كنت متعمقًا وتوقعت كل الاحتمالات قبل الاجتماع مع صانعي القرار لعرض الحالة على فكرتك.