أكثر من أي وقت مضى ، يجب على مديري اليوم أن يكونوا متصلين فعالين - ليس فقط مع أولئك الذين يرونهم وجهًا لوجه ، ولكن أيضًا مع أولئك الذين يعملون من المكاتب المنزلية أو مكاتب الأقمار الصناعية. إذا وقعت لك لتقديم شخصين "سوف يجتمعان" عبر البريد الإلكتروني ، فسوف تصنعين ما أصبح يعرف باسم "مقدمة افتراضية". بدون الاستفادة من تعبيرات الوجه والتعبيرات ، من المهم أن تعتمد لهجة مناسبة واختيار كلماتك بعناية ، على افتراض أنه سيتم تدقيقها بقدر ما تشمل ما اخترت أن تحذف.
اعرف جمهورك ولكن حافظ على صوابك. يجب تقديم شخص واحد أولاً والثاني ، لذلك اختر الأمر بعناية. على سبيل المثال ، إذا كنت تقدم كاتبًا ومحررًا يعملان معًا في مشروع ، فسيكون من المناسب تقديم الشخص الرئيسي أولاً. إذا كان الشخصان سيحتفظان بمركز متساوٍ لكن المرء لديه أقدمية أكبر ، فذكر هذا الشخص أولاً.
ابدأ بتوضيح سبب قيامك بتقديم المقدمة. اختر نغمة تعكس مهمتك ، مع العلم أنه قد يحدد أيضًا فترة العلاقة التي تحاول تزويرها. يجب أن تعكس نبرة صوتك أيضًا أسلوبك الإداري وتنقل توقعاتك بمهارة. على سبيل المثال ، قد ترغب في القول بأنك "مبتهج لإقامة علاقة بين اثنين من أعضاء الفريق الموهوبين الذين قد لا يكون لديهم فرصة للعمل معًا".
خصص وقتًا متساوًا لكل شخص ، مع التركيز على النقاط الأساسية حول خلفياتهم ومواهبهم. قد ترغب في كتابة فقرة واحدة عن كل شخص ، تنتهي بمعلومات الاتصال الخاصة بهذا الشخص. ابق عينيك مدربين على النغمة ؛ إذا أفرغت شخصًا واحدًا ، فتأكد من إرضاء الآخر.
اذكر توقعاتك. إذا كنت تريد منهم التحدث عن طريق الهاتف ، فقل ذلك. واعطائهم موعدًا نهائيًا للقيام بذلك. عيّن شخصًا واحدًا ليأخذ زمام المبادرة وأبلغك بأنه نجح في إجراء اتصال.
أغلق المقدمة الافتراضية الخاصة بك على نحو إيجابي - ويفترض بنفس الطريقة التي بدأت بها. التأكيد على آمالك للتعاون في الإنتاج. إذا كنت تنقل طاقة إيجابية ، فيجب أن تكون معدية.
نصائح
-
كما هو الحال مع جميع أنواع الكتابة ، لا تتعجل مقدمة افتراضية. فإنه يدفع لوضع جانبا ، وانتقل إلى مهام أخرى ومن ثم العودة إليها مع زوج جديد من العيون. حاول قراءته من وجهة نظر كل شخص ، وتدقق في اختياراتك للكلمات ، وقم بإجراء أي تنقيحات قبل إرسالها.
