تمكن أنظمة حفظ السجلات الطبية مقدمي الخدمات من تخزين المعلومات بأمان واسترجاعها بكفاءة. كما تعمل أنظمة الايداع على حماية البيانات التي يمكن التعرف عليها من قبل المريض. يعتمد نوع نظام المعلومات الصحية الذي يستخدمه الموفر غالبًا على نوع المرفق وحجمه وعدد المرضى الذين يعالجونه وحجم السجلات التي يحتفظ بها. يمكن للمرافق الأصغر التي تقدم رعاية متخصصة لعدد أقل من المرضى أن تختار السجلات الورقية ، بينما قد تستخدم المؤسسات الأكبر التي لديها أقسام ومواقع متعددة سجلات إلكترونية. يستخدم بعض مقدمي الرعاية مجموعة مختلطة من أنظمة حفظ السجلات الطبية الورقية والإلكترونية.
السجلات الطبية: جيد للمريض والمزود
تدعم السجلات الطبية الرعاية الجيدة للمرضى وتساعد على ضمان دفع رواتب أولئك الذين يقدمون الرعاية بشكل صحيح. من خلال توثيق الأعراض والتشخيصات والعلاجات ، يمكن لمزودي الخدمات استخدام السجلات الطبية لمساعدة المرضى على البقاء في صحة جيدة والتعافي من الأمراض بسرعة أكبر. كما يمكن أن يتقاضون رواتبهم بشكل أسرع لأن شركات التأمين غالباً ما تتطلب إثباتاً للرعاية الجيدة.
تساعد معايير قابلية التأمين على الصحة والمساءلة (HIPAA) على حماية خصوصيتك من خلال تقديم إرشادات حول ماذا ومتى وكيف يمكن مشاركة المعلومات حول رعايتك. مطلوب من جميع مقدمي الخدمات الطبية الالتزام بهذه المعايير ، بغض النظر عن نوع نظام الملفات الذي يستخدمونه. من أجل مشاركة بعض المعلومات ، يجب عليهم الحصول على موافقتك الخطية ونموذج الإفراج الموقع. على سبيل المثال ، لا يمكن لجارك المجاور الاتصال بالطبيب الخاص بك ومعرفة ما إذا كنت مريضاً ، ناهيك عن سبب رؤيتك للطبيب. حتى زوجك يحتاج إلى نموذج إصدار موقّع حتى يتمكن من التحدث مع طبيبك. يمكن لشركات التأمين الوصول إلى معلومات محدودة ، مثل رموز فوترة التأمين ، ولكنها ليست مطلعة على أي تفاصيل أخرى عن رعايتك.
نظم الورق: منظمة أبجديا أو عدديا
تشغل أنظمة الايداع للسجلات الطبية الورقية الكثير من المساحة. الرفوف والخزائن والأدراج ذات المجلدات الملوّنة شائعة.
تختلف هذه الأنواع من الأنظمة بناءً على كمية البقع الخطية للإيداع المتاحة لتخزين السجلات وكيفية تنظيم السجلات. يتم تنظيم السجلات أبجديًا أو رقميًا.
نظم الايداع العددي تشمل ما يلي.
- مباشرة ، أو متتالية ، الايداع: يتم حفظ السجلات الطبية حسب الترتيب الزمني حسب رقم المريض (أي التاريخ في سجل التاريخ - الشهر - السنة).
- إيداع الرقم المحطة: يُعرف أيضًا باسم نظام حفظ الملفات الرقمية العكسية ، وهو عكس الأرقام الرقمية في السجلات التي يتم فرزها حسب الرقم الأخير (أي السنة في سجل التاريخ - الشهر - السنة).
عادة ما يتم تخزين المجلدات الورقية خلف أبواب مقفلة وفي أدراج مقفلة. يتتبع موظفو المكتب طلبات التسجيل وموقع السجلات ، مثل نظام تسجيل المغادرة الذي يتطلب من الشخص التوقيع على سجل. يمكن للمشرفين فقط الوصول إلى السجلات بعد ساعات ، حسب الحاجة.
نظام الايداع الالكتروني: أسهل للمشاركة
السجل الطبي الإلكتروني هو نسخة رقمية من المخطط الورقي الذي يحتوي على تاريخ المريض داخل ممارسة واحدة. يستخدم أحد مقدمي خدمات الصحة النفسية لتحديد المرضى الذين يقومون بزيارات وقائية ، ومراقبة صحة المرضى ، وتتبع البيانات وتحسين جودة الرعاية.
مع EMR ، يمكن للمستخدم الوصول فقط إلى المعلومات المحددة المطلوبة من السجل. على سبيل المثال ، إذا لم يكن لدى المستخدم رؤية محفوظات كاملة للمرضى ، فإن النظام يسمح بالوصول فقط إلى المعلومات التي يحتاجها لأداء وظيفته. تستخدم أنظمة EMR إجراءات الأمان لمنع المستخدمين غير المصرح لهم من الوصول إلى المعلومات الصحية المحمية ، مثل التاريخ الطبي. وهذا يساعد على ضمان الوفاء بمعايير HIPAA ، بينما يسمح في نفس الوقت بسهولة الوصول إلى الجهات المعتمدة.
كما تتضمن السجلات الصحية الإلكترونية القوية أيضًا البيانات الإدارية والفوترة. يمكن تقاسم EMRs بين الممارسات لتحسين جودة الرعاية ، ولكن يجب أن يتم تبادل السجلات بين مقدمي الخدمات والمرافق وفقا لأنظمة HIPAA. توفر شركات البرامج الكبرى مثل Cerner و Epic و McKesson و Meditech أنظمة حفظ تسمح للمستخدمين بالوصول إلى المعلومات الخاصة بالمرضى من خلال البحث عنهم بالاسم. كما تسمح أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية للمستخدمين بمشاهدة المعلومات الخاصة بمجموعات المرضى ، مثل البحث عن الديموغرافيات المشتركة أو التاريخ الطبي بحيث يمكنهم تحسين صحة المجتمعات - على سبيل المثال ، من خلال تحديد الأشخاص المستحقين للتحصينات.
الأنظمة الهجينة: الجمع بين السجلات الإلكترونية والورقية
تستخدم بعض الممارسات الطبية السجلات الإلكترونية والسجلات الورقية. قد يقومون بطباعة المعلومات الرقمية ومسح السجلات الورقية والوصول إلى المعلومات من أي نوع من النظام ، بحيث تكون أنظمةهم الإلكترونية والورقية متوافقة.
على سبيل المثال ، تقوم بعض الممارسات التي تستخدم سجلات EMR بتحديث ملفاتها عن طريق مسح معلومات الورق. أو سيقومون بطباعة المعلومات من السجل الإلكتروني حتى يمكن لمقدم الرعاية أن يحصل على الورق عند علاج المريض.
يجب أن تحدد السياسات والإجراءات الخاصة بالمنشأة أي أجزاء من السجل ستستند إلى الورق وأي الأجزاء يتم تخزينها إلكترونياً. يتم حفظ جميع السجلات الجديدة بالتنسيق المناسب. إذا كان جزء من السجل مستندًا إلى الورق ، فيجب أن يشير إلى موقع الجزء الإلكتروني.
