سواء كان لديك شركة صغيرة أو شركة كبيرة ، فمن المهم تخزين وإدارة المستندات التي تم إنشاؤها في سياق العمل. ويمكن أن يشمل ذلك أي شيء من الملفات الرقمية والعوائد الضريبية إلى العقود وتقارير المشروع. وهنا يأتي دور إدارة الوثائق والسجلات. وتتمثل أهدافها الرئيسية في معالجة المعلومات المسجلة ، وتحسين عمليات العمل العامة ، وتوفير سرعة استرجاع البيانات. توجد عدة أنواع من أنظمة إدارة السجلات ، ولكل منها خصائص مميزة.
ما هو نظام إدارة السجلات؟
فالمشتريات أو الفواتير التجارية المفقودة ، والوثائق غير الصحيحة والملفات الفاسدة كلها شكاوى شائعة بين أصحاب الأعمال. بين عامي 2005 و 2018 ، تم الكشف عن أكثر من 22 مليون سجل في الولايات المتحدة نتيجة لخروقات البيانات. علاوة على ذلك ، يقضي الموظفون نصف وقتهم في البحث عن المعلومات المتعلقة بنشاط شركتهم. أكثر من 26٪ يقولون أن إدارة البيانات في منظماتهم هي فوضوية إلى حد ما.
الشركات الكبيرة والصغيرة مطلوبة للحفاظ على سجلاتها لفترة معينة. على سبيل المثال ، يجب أن يتم تخزين بيانات البطاقات المصرفية وبطاقات الائتمان في مكان آمن لمدة سبع سنوات على الأقل. وينطبق نفس الشيء على وثائق إعداد الإقرار الضريبي. يجب الاحتفاظ ببيانات حساب الاستثمار والشيكات الملغاة ودفع الراتب لسنة واحدة على الأقل.
ماذا لو فقدت هذه الوثائق أو تضررت؟ تخيل تشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك لإدراك أنه قد تم اختراقه. إذا اشتعل النيران في مبنى مكتبك ، يمكن أن تفقد جميع ملفاتك إلى الأبد. بالتأكيد ، يمكنك دائمًا الاحتفاظ بالنُسخ في موقع مختلف ، ولكن قد يتضمن ذلك مساحة أكبر وتكاليف أعلى.
يمكن لنظام إدارة السجلات ، المعروف أيضًا بنظام RMS ، أن يجعل كل شيء أسهل كثيرًا. يسمح لك هذا النوع من البرامج بتخزين السجلات الرسمية والبحث عنها واستخدامها كدليل على المعاملات والمدفوعات والعمليات التجارية الأخرى. تشتمل أحدث برامج إدارة المستندات والسجلات على ميزات متقدمة مثل أدوات البحث وإمكانيات المسح الضوئي وأدوات الاحتفاظ والتصنيف ووظائف تتبع الامتثال والمزيد.
لا تضمن إدارة السجلات أن ملفاتك ستكون متاحة بسهولة عندما تحتاج إليها ، بل يمكنها أيضًا تحسين سير العمل والإنتاجية داخل مؤسستك. سيكون الموظفون قادرين على استرداد البيانات بسرعة ، ومعالجة المعلومات ، وتحديد مالك كل سلسلة من السجلات وإزالة البيانات المتكررة.
سحابة المستندة إلى إدارة السجلات البرمجيات
باستخدام نظام إدارة السجلات المستندة إلى مجموعة النظراء ، تتوفر جميع مستنداتك في مكان واحد. يعمل حل التخزين الرقمي هذا كمستودع للملفات داخل مؤسستك ، مما يسمح لك بالوصول إليها في أي وقت وفي أي مكان. إنها مفيدة بشكل خاص للشركات التي لديها فرق بعيدة بالإضافة إلى الشركات التي لديها مكاتب في مواقع متعددة.
يحافظ هذا النوع من برامج RMS على أمان ملفاتك ويلغي الحاجة إلى برامج إضافية لإجراء النسخ الاحتياطي الروتيني. علاوة على ذلك ، فإنه يمكن المستخدمين من تعيين ملفات محددة لأعضاء الفريق الآخرين وإرسال إشعارات في الوقت الحقيقي بدلاً من إرسال رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا. نظرًا لأنه يتم تخزين البيانات على خوادم المضيف ، فإنها أقل عرضة للهجمات السيبرانية.
برنامج إدارة السجلات المؤسسية
تختار المؤسسات الكبيرة عادةً برامج إدارة سجلات المؤسسات. هذه البرامج لديها قدرات متقدمة ويمكن تخزين وتنظيم ومعالجة كميات كبيرة من البيانات. من خلال نظام RMS للمؤسسة ، ستجد أنه من الأسهل إدارة السجلات المادية والرقمية ، وتتبع حالة كل ملف ومكانه ونقل بياناتك من الأنظمة القديمة إلى أحدث البرامج.
للحصول على أفضل النتائج ، اختر برنامجًا يحتوي على عناصر تحكم في وصول المستخدم آمنة وفهرسة البيانات في الوقت الفعلي وآليات إدارة التخلص. يسمح لك نظام RMS موثوق به للمؤسسة بوضع السجلات في وضع الانتظار وإجراء عمليات البحث عن نص كامل واستيراد السجلات المادية والرقمية بأي صيغة من أي مصدر. هذه الميزات يمكن أن تبسط عمليات عملك وتؤدي إلى صنع القرار بشكل أفضل.
يمكن تقسيم هذه الأنواع من برامج إدارة السجلات إلى عدة فئات أخرى. أنظمة إدارة المحتوى ، وأنظمة إدارة المستندات وأنظمة التصوير الرقمية ليست سوى عدد قليل من ذكر. يعتمد اختيار الشخص على احتياجات شركتك وميزانيتها.
