إن إدارة الوقت ليست بهذه الصعوبة ، على الرغم من أنه قد يبدو من الصعب العثور على الوقت الذي تحتاجه للقيام بكل شيء. ضع في اعتبارك بعض الأمور الأساسية بدلاً من محاولة القيام بكل شيء عن طريق استخدام تلميحات إدارة الوقت ، مثل كتابة الأشياء ، وتحديد أولويات المهام ، ومراجعة المواعيد ، وإعاقة الوقت لإنجاز المهام ، والمرونة في خططك.
العناصر التي ستحتاجها
-
عمل قائمة
-
تقويم المواعيد
-
قلم
اكتب كل ما تحتاج إلى القيام به. كثير من أولئك الذين يديرون وقتهم يحتفظون بقائمة "للقيام" في متناول اليد للتخلص من عناصر العمل ، ومهام العمل ، وأنشطة المشاريع والأفكار. احتفظ بقائمة المهام في موقع مناسب ، مثل دفتر الملاحظات ، أو مخطط ، أو مساعد رقمي شخصي (PDA).
مراجعة المهام الخاصة بك وتحديد أولويات العناصر في نفس الوقت كل يوم. يمكن القيام بذلك في صباح اليوم الذي تخطط فيه للعمل على العناصر أو في مساء اليوم السابق. تحديد الأولويات لكل عنصر.
انظر إلى قائمة مواعيدك لهذا اليوم. تخطيط ما تحتاجه من أجل المواعيد الهامة بحيث يكون لديك كل شيء جاهز قبل بدء الموعد. تأكد من تضمين الورق والقلم لتدوين الملاحظات أو تدوين الإجراءات. حدد ما يجب القيام به بشأن المواعيد التي لا يمكنك الاحتفاظ بها ، مثل إلغاء موعد الغداء أو إرسال بديل إلى اجتماع.
جدولة كتل الوقت في يومك للعمل على قائمة المهام الخاصة بك. جدولة العناصر ذات الأولوية العالية في وقت الذروة ، عندما تكون أكثر اهتمامًا وتنبيهًا. ثم جدولة العناصر ذات الأولوية المتوسطة في الوقت المتبقي أو بعد المواعيد. كلما كان ذلك ممكنا ، جدولة العناصر المتشابهة والمهام في كل كتلة الوقت نفسه. على سبيل المثال ، خطط لإجراء جميع المكالمات الصادرة في نفس الساعة أو قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها خلال فترتين صغيرتين من الوقت كل يوم. إن تركيز الوقت المستغرق على الهاتف أو البريد الإلكتروني ، سيقلل فعليًا من الانقطاعات التي تسببها عادةً عند العمل على عناصر رئيسية أخرى تم حظرها لفترات الذروة.
السماح للمرونة في الجدول الزمني الخاص بك. بعبارة أخرى ، لا تضع جدولاً زمنيًا لنفسك. في فترة زمنية تبلغ ثماني ساعات ، يجب عليك فقط التخطيط لست ساعات من العمل والتعيينات ذات الأولوية المتوسطة إلى العالية. بهذه الطريقة ، فإن خطتك لا تتعطل بشكل كبير إذا ظهرت حالة طوارئ أو أزمة يجب عليك التعامل معها. إذا ظهر القليل أثناء الوقت المرن ، فيمكنك العمل على عنصر في قائمة المهام الخاصة بك ، أو معالجة مهمة لم تكن جزءًا من الخطة الأصلية ، أو إعطاء نفسك بضع دقائق من وقت التوقف للاسترخاء وتقليل التوتر أو التفكير بشكل خلاق.
