معظمنا نشأ مع القول المأثور: "إذا لم يكن لديك شيء جميل لتقوله ، فلا تقولي أي شيء على الإطلاق". لا يزال هذا التعبير صحيحًا حتى عند كتابة تقييمات الأداء. بعد كل شيء ، عندما يعتقد أحد الموظفين أنك لا تحبه أو أنه لا يستطيع فعل أي شيء بشكل صحيح ، فإنه من غير المرجح أن يحاول تحسينه ، في حين أن الموظف الذي يتم إخباره أنه يتفوق في بعض المناطق ولكن لا يزال لديه بعض العيوب على الأرجح نسعى إلى القيام بعمل أفضل. لهذا السبب من الأهمية بمكان الانتباه إلى كيفية صياغة تقييم الأداء.
تحدي مراجعات الأداء
غالبًا ما لا تحظى تقييمات الأداء ، التي تُعرف أيضًا بمراجعات أو تقييمات الموظفين ، بشعبية لدى كل من الموظفين الذين يتلقونها والمديرين الذين يضعونها معًا. ومع ذلك ، فهي لا تزال أداة مهمة في السماح للموظفين بفهم كيفية أدائهم وكيف يمكنهم مساعدة الشركة بشكل أفضل. على الرغم من أن المديح أو الانتقادات وجهاً لوجه هي بالتأكيد مفيدة على أساس يومي ، إلا أن المراجعات الرسمية يمكن أن تعطي كل من المدير والموظف شيئًا ملموسًا يمكن من خلاله النظر إلى الخلف.
بالطبع ، من السهل أن تكتب مراجعة إيجابية لموظف ما يقرب من الكمال ، ولكن بما أن الجميع تقريبا شيئا ما واللازم للعمل ، يكمن التحدي في تشجيع الإنتاجية والحفاظ على الروح المعنوية مع الاستمرار في التعبير عن احتياجات الشركة. تحتاج إلى تمجيد فضائل الموظفين الخاصة بك في حين انتقاد المناطق التي تعاني من مشاكل مع النقد البناء.
أنواع تقييمات الموظفين
هناك العديد من الطرق المختلفة لتقييم الموظفين حيث توجد طرق لتصنيف الطلاب في المدرسة. تستخدم بعض الشركات أنظمة النسبة المئوية ، وبعضها يستخدم درجات الخطابات ، وبعضها يستخدم درجات من واحد إلى خمسة ، وبعضها يحتوي على نسق مكتوب للأجوبة والإجابة ، وبعضها يترك الأشياء مفتوحة تمامًا ولا يستخدم نظامًا رسميًا للتصنيف على الإطلاق.
إذا كان لدى شركتك نظام بالفعل ، فلديك بالفعل السبق. خلاف ذلك ، سوف تحتاج إلى تحديد نظام. مهما كان اختيارك ، تأكد من أنه عادل ومتسق لجميع الموظفين.
بغض النظر عن كيفية تسجيل الموظفين ، ستركز معظم مراجعات الأداء على ستة مكونات أساسية:
- مهارات التواصل
- قدرات حل المشكلات
- جودة ودقة العمل
- مهارات التعاون والعمل الجماعي
- الحضور والموثوقية والاعتمادية
- القدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية والأهداف
عند كتابة مراجعتك ، ركز على الأهداف الخاصة بالشركة مثل كيفية مواءمة الموظف مع ثقافة الشركة وبيان مهمة العمل ، والكفاءات الخاصة بالموقع المتعلقة بعمله الفعلي وإنجازاته البارزة أو نموه خلال فترة التقييم.
مثال إيجابي لتقييم الأداء
تشير الأمثلة الإيجابية لمراجعة الأداء غالبًا على تقديم شيء يمكن أن يعمل عليه الموظف. ومع ذلك ، إذا كان الموظف يقوم بعمل ممتاز وأنت لا ترى أي شيء للنقد ، لا تجبره.من الأفضل أن تكون إيجابيًا تمامًا من أن تتضمن انتقادًا فقط لغرض منحها شيئًا ما للتحسن.
حاول تجنب الكلمات العامة مثل "جيدة" و "سيئة" و "ممتازة" و "لطيفة" ، وبدلاً من ذلك ، استخدم مصطلحات وصفية أكثر مثل "ديناميكية" و "وظيفية" و "فعالة" و "فعالة". في ما يلي مثال مفيد لمراجعة إيجابية:
"سوزان هي خادم متجاوب وتجاوز كل التوقعات. لديها موقفا إيجابيا ، تبتسم في حين تتحدث مع العملاء وتسارع لتقديم توصية عند الاقتضاء. عندما يكون المطعم في أقصى حالاته ، تتكيف بسهولة مع الضغط ، وهي مرنة عندما تنشأ مشاكل. "
"عندما تسير الأمور ببطء ، فإنها تبحث عن مسؤوليات إضافية وتبقى شديدة التفصيل بغض النظر عن مدى انشغالها. تعمل سوزان بشكل جيد عند الحاجة ، ولكن لديها أيضًا اتصالات فعالة مع أعضاء الفريق الآخرين عند الحاجة."
منتصف استعراض الطريق ومثال
عند البحث عن أمثلة تقييم حرجة للموظفين على الإنترنت ، ستلاحظ غالبًا أن الكتاب يبدأون دائمًا بشيء إيجابي. ذلك لأن الناس أكثر استجابة للنقد إذا شعروا بأن عملهم الشاق قد لوحظ كذلك. من المفيد عمومًا دمج "سندويتش مجامل" عندما يكون ذلك ممكنًا ، بدءًا من كلمة موجبة وتحدث بها حول الموظف. فمثلا:
"دونالد يلبي جميع التوقعات عندما يتعلق الأمر بمساعدة العملاء ، ولكن تواصله مع الموظفين الآخرين يترك شيئًا ما مطلوبًا. يتكيف بشكل جيد مع متطلبات العملاء والمواقف الصعبة ، مثل الانتقال إلى نظام الهاتف الجديد. للأسف ، مهاراته في إدارة الوقت يمكن استخدام القليل من العمل ، لأنه غالبًا ما يترك العملاء في الانتظار لمدة خمس دقائق أو أكثر أثناء محاولتهم التركيز على إصلاح مشكلة بسيطة لأحد العملاء الذين جاءوا شخصيًا.
"دونالد يحافظ على موقف إيجابي بغض النظر عن مدى التوتر في الموقف ، وقدرته على إرضاء زبائنه دائمًا يجعله مرشحًا محتملًا للترقية إلى قسم خدمة العملاء على مستوى النخبة".
أمثلة سلبية لمراجعة الموظف
تعتبر تقييمات الأداء السيئة من أصعب المراجعات في الكتابة لأنه قد يكون من الصعب أن تكون بناءة وتحافظ على معنويات الموظفين مع الاستمرار في التعبير عن حاجة الموظف إلى تصعيد عمله. من المهم استخدام اللغة التي تركز على النمو من أجل إبقاء الأمور إيجابية قدر الإمكان. مرة أخرى ، حاول فتح شيء إيجابي عندما يكون ذلك ممكنًا.
لا تهدد أبداً التهديدات مثل تخفيض الأجور أو فقدان فرص العمل ، حيث من المرجح أن تؤدي إلى إبطال عمل الموظف بدلاً من تشجيعه على بذل المزيد من الجهد. في ما يلي مثالان مهمان لتقييم الأداء: أحدهما يجب أن تحاول تقليده والآخر يجب أن تحاول تجنبه.
تقييم موظف مفيد
"يمكن أن تكون دونا زعيمة فعالة للغاية في بعض الأحيان أثناء أدائها لواجباتها كمدير للتحول. ومع ذلك ، فهي متكررة في كثير من الأحيان وهذا يقلل من الوقت الذي تقضيه في القيام بعملها. بالإضافة إلى ذلك ، لديها ميل إلى قضاء بعض الوقت في الدردشة المتبادلة مع موظفين آخرين ، مما يجعل وقتهم أقل إنتاجية.
"نود أن نرى دونا تركز بشكل أكبر على حضورها وعلى اتخاذ موقف أكثر احترافية عند التحدث إلى الموظفين ، وتسجيل الوقت في الوقت المحدد ، والحد من المحادثات إلى تلك المتعلقة بالعمل في متناول اليد".
لاحظ أن المراجعة تبدأ بنبرة إيجابية وتنتهي باقتراحات حول كيفية تحسين دونا لعملها.
استعراض غير مفيد للأداء
"يوحنا مشتت دائمًا ولا يلتقي أبدًا بالمواعيد النهائية للمشروع. إنه غير مفيد عند التحدث إلى العملاء ولا يزعج كتابة ملاحظات كافية".
أولاً ، لا تستخدم أبدًا لغة غليظة أو فظّة ، لأن هذه يمكن أن تضع دفاعات الموظفين ، مما يجعلها معزولة عن نقدك ومن غير المرجح أن تنمو. ثانيًا ، كن محددًا. كيف يكون جون غير مفيد؟ أخيرًا ، قدم اقتراحات لكيفية تحسينه: يجب على جون تحديد أولويات المهام في اليوم للمساعدة في التخلص من الانحرافات واتباع دليلنا لضمان أنه يأخذ ملاحظات كافية.
نصائح لكتابة تعليقات الموظفين
من المهم أن تتذكر أن معظم الموظفين يرغبون في القيام بعمل جيد ، ولكن لا أحد يجيب بشكل جيد أن يتم إخبارهم بأنهم ليسوا جيدين. عند عرض الانتقادات ، حاول استخدام لغة موضوعية تعتمد على النمو وتجنب الغلو. تذكر أنه من الأفضل تقديم الحلول بدلاً من القول ببساطة أن شخصًا ما ليس جيدًا بما فيه الكفاية.
قد يكون من الصعب البدء عند كتابة مراجعات الأداء ، لذا يمكن أن يكون مكان البدء الجيد هو الوصف الوظيفي للموظف أو التقييم الذاتي من الموظف الذي يوضح ما تعتقد أنها تقوم به بشكل جيد وما الذي يمكنها تحسينه. أثناء كتابة تعليقاتك ، حاول تجنب مقارنة الموظفين ببعضهم البعض. تذكر أنه في حين قد يبدو موظف واحد أقل إنتاجية من الموظف الأفضل أداءً ، فقد لا تزال تتخطى التوقعات العامة.
وأخيرًا ، في حين أن تقييمات الأداء قد تكون غير سارة لإكمالها ، إلا أنها تساعد في توجيه الموظف نحو النجاح. قد يكون من الصعب للغاية مراجعة أداء الموظف على مدى فترة زمنية أطول من بضعة أشهر. ومع أخذ ذلك في الاعتبار ، حاول إجراء المراجعات بانتظام ، وليس مرة واحدة فقط في السنة ، والحفاظ على التوقيت متسقًا لأن التقييمات لا ينبغي أن تكون مفاجئة. من المفترض أن يمنح ذلك لموظفيك فرصة لرؤية عملهم الشاق يؤتي ثماره إذا حاولوا متابعة اقتراحاتك.
