لا توجد عملية تجارية مثالية. هناك احتمالات ، في مرحلة ما من حياتك المهنية ، قد تواجه مشكلة تحتاج إلى معالجتها بمستوى أعلى من الإدارة. تشجع العديد من الشركات استخدام تقارير الشكاوى كطريقة مناسبة للإبلاغ رسميًا عن الشكوى. تستخدم هذه التقارير عادة لمعالجة المعاملات أو الشروط غير المرضية المتعلقة بالشركة. كتابة تقرير شكوى بشكل صحيح هو المفتاح للحصول على مخاوفك سمعت وتعالج المشكلة.
تناول خلفية الوضع. أعط معلومات أساسية مثل موقفك وسببك في الكتابة. اذكر سبب عدم رضاك بشكل دقيق.
اتبع الخلفية مع وصف أكثر تفصيلاً للمشكلة. تقرير الحقائق الموضوعية. صف التأثيرات الناتجة للمشكلة.
قم بتوصيل ما تعتبره حلاً مرضياً. اشرح ما تتوقع أن يقوم به الطرف الآخر من أجل معالجة الموقف.
أضف تحذيرًا إذا شعرت أنه ضروري. قد ترغب في الإبلاغ عن العواقب إذا لم يشارك الطرف الآخر في حل المشكلة. هذه الخطوة اختيارية ، بناءً على علاقتك بالطرف الآخر وخطورة المشكلة.
اختتم بخاتمة مهذبة تعبر عن نظرتك المتفائلة تجاه الموقف. التواصل الشعور بالرغبة في إصلاح المشكلة من أجل إفادة كلا الطرفين.
نصائح
-
تذكر استخدام الأدب في جميع أنحاء الرسالة. الامتناع عن إهانة الطرف الآخر أو معاد الصوت.
