هناك مجموعة متنوعة من الأسباب لكتابة رسالة أعمال إلى أي واحد من مئات القنصليات الأجنبية في جميع أنحاء العالم. على سبيل المثال ، قد ترغب في طلب التأشيرة أو معلومات السفر ، للاستفسار عن فرص التجارة الخارجية ، لإجراء بحوث الشؤون الخارجية ، أو كتابة خطاب توصية لطالب يسافر إلى الخارج للتدريب الداخلي.
حدد اسم وعنوان وعنوان الشخص الذي توجه إليه الرسالة. لكل قنصلية أجنبية موقع تفصيلي يقدم دليلاً للأفراد ، إلى جانب روابط إلى إدارات مختلفة ، والتي يمكن أن تساعدك في تحديد الشخص الذي يجب أن تتناول مراسلاتك.
اتبع بروتوكول العمل التقليدي عند كتابة خطاب عمل للقنصلية. استخدم الاسم والعنوان الكامل للقسم والعنوان والقنصلية لكل فرد ، وتم تنسيقهما وفقًا لنظام البريد الدولي للبلد. تختلف كل دولة ، لذا اتبع التوجيهات المدرجة في قسم "اتصل بنا" من موقع القنصلية. إذا كنت ترسل رسالة مطبوعة ، قم بتضمين التاريخ في الركن الأيمن العلوي من رسالتك. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ، فأشر بوضوح إلى الغرض من مراسلاتك في سطر الموضوع.
اكتب رسالة تعريف تتضمن شرحًا عن هويتك ، من أين أنت ، لماذا تقوم بالكتابة ، وما إذا كنت تكتب نيابة عن فرد آخر أو نفسك. إذا كنت تكتب نيابة عن شركة أو كيان حكومي أو منظمة دولية أو مؤسسة تعليمية ، فعليك ملاحظة الانتماء بالاسم وتحديد اسمك وبيانات اعتمادك.
اكتب بيانًا واضحًا يوضح باختصار الغرض من مراسلاتك. يمكن للغات المترجمة أو المترجمة أن يكون لها معان مزدوج ، لذا يجب الحرص على تجنب المصطلحات العامية أو العامية التي قد لا يفهمها القارئ الأجنبي بسهولة. على سبيل المثال ، يجب استبدال العبارة "أريد أن أتناول القاعدة معك" ، "أنا أكتب لأسألك عن …"
حدّ خطابك إلى موضوع واحد وكن دقيقاً حول النتيجة التي تريدها من المراسلات.
قم بإنهاء الرسالة مع ملاحظة الشكر وتقديم تفاصيل حول كيفية الوصول إليك. أدرج اسمك بالكامل دائمًا. عدم تزوير أو الإدلاء بأي تصريحات مضللة أو محتملة التهديد في خطاب إلى قنصلية أجنبية.
استشر مكتب البريد المحلي الخاص بك حول متطلبات البريد ووقت التسليم المقدّر. إذا كنت ترفق ظرفًا مختومًا ذا رسالة ذاتية لضمان الرد السريع على رسالتك ، فتأكد من أن لديك المقدار المناسب من الطوابع البريدية الأمريكية على مظروف الإرجاع.
نصائح
-
تتم كتابة مواقع القنصلية الأجنبية للولايات المتحدة باللغة الإنجليزية بينما تتم كتابة القنصليات الأجنبية الدولية عادة باللغة الأصلية للبلد مع رابط إلى إصدار اللغة الإنجليزية.
