أصبحت أنظمة المحاسبة المحوسبة شائعة لدرجة أنه من غير المنطقي تصور البدائل المعاصرة المستندة فقط إلى دفاتر الملاحظات المكتوبة بخط اليد والآلات القديمة لإضافة المدارس. لكن من السهل الاعتماد بشكل مفرط على المحاسبة المحوسبة. قبل أن تغوص عميقًا في حلول التكنولوجيا ، ضع في اعتبارك المخاطر المحتملة التي قد تترتب على السماح للماكينة وبرنامجًا ما بتخزين جميع بياناتك وحساب العلاقات الرقمية الأساسية.
جودة المعلومات
تعتمد جودة المعلومات التي يوفرها نظام المحاسبة المحوسب على جودة المعلومات التي تقوم بإدخالها. يمكنك إدخال كل شيك وإيصال وفاتورة في QuickBooks ، ولكن إذا لم تقم بإعداد مخطط QuickBooks لحساباتك لتعكس بدقة تعقيدات عملك ، فسوف تسفر جهودك فقط عن معلومات جزئية أو غير ذات صلة. على سبيل المثال ، إذا كان نشاطك التجاري يعمل مع أنواع متعددة من الحسابات مثل تجار التجزئة عبر الإنترنت وواجهات المحلات التجارية للمطابخ والملاط والمبيعات المباشرة للعملاء ، فلن تكون بيانات حسابك ذات معنى بشكل خاص ما لم تتبع هذه الفئات بشكل منفصل.
العنصر البشري
على الرغم من أن أنظمة المحاسبة المحوسبة تستخدم التكنولوجيا لحساب المبالغ وتخزين المعلومات ، يجب أن يتم إدخال هذه البيانات من قبل البشر ، ويجب تدريب هؤلاء البشر. يمكن أن يكون تدريب الموظفين على برامج الكمبيوتر مكلفًا ، ويجب تحديث المعرفة بشكل منتظم لأن أنظمة المحاسبة المحوسبة تتغير ، أحيانًا كل عام. تحدث الأخطاء على مراحل عديدة في منحنى التعلم ، ومن المرجح أن يؤدي نظام محوسب يحتوي على صيغ تعتمد على بعضها إلى تعقيد الأخطاء التي تبدو بسيطة ، مما يزيد من صعوبة العثور على مصدر المشكلة.
تكاليف التكنولوجيا
يكاد يكون كل جانب من جوانب نظام المحاسبة المحوسب مكلفًا. أجهزة الكمبيوتر هي أكثر تكلفة بشكل مضاعف من دفاتر الأوراق ، ويضيف البرنامج المطلوب للبيانات المحاسبية الخاصة بك نفقات أخرى غالباً ما يجب تجديدها أو تحديثها سنوياً. قد تضطر أيضًا إلى صرف الأموال للإصلاحات ، أو توظيف مهنيين للتدريب ، أو برامج مخصصة أو لتفكيك الحوادث المعقدة بشكل خاص.
الأمن والديمومة
أنظمة المحاسبة المحوسبة عرضة لقضايا الأمن السيبراني. الأنظمة المستندة إلى السحاب تخزّن معلومات شركتك عن بُعد ، حيث يمكن اختراقها. قد يكون نظامك مصابًا بفيروس يدمر أو يفسد المعلومات. تتعطل أجهزة الكمبيوتر أيضًا بشكل دوري ، لذا ما لم تكن حريصًا بشكل خاص على نسخ الملفات احتياطيًا ، فقد تفقد العديد من ساعات العمل. لذا ، بينما تنظم أنظمة المحاسبة المحوسبة المعلومات وتجري الحسابات بسرعة وكفاءة ، فإنها قد تخلق إحساسًا زائفًا بالأمان. خلاصة القول هي أنها لا يمكن أبدا أن تقف تماما للمعرفة المباشرة للنظم أو معرفة مباشرة بتفاصيل العملية الخاصة بك.
