لدى الشركة أربعة بيانات مالية رئيسية: بيان الدخل ، بيان التدفقات النقدية ، الميزانية العمومية وبيان حقوق الملكية. يسمى بيان الدخل في بعض الأحيان بيان الربح والخسارة ، وربما يتم اختصاره في المحادثة إلى "P & L". بينما قد تبسط برامج المحاسبة إنشاء هذا البيان ، يمكنك أيضًا إنشاء بيان الأرباح والخسائر في Excel. ستحتاج إلى فهم تعريفات الإيرادات والنفقات والمكاسب والخسائر. يجب أيضًا تحديد الفترة الزمنية التي يغطيها البيان. وأخيرًا ، ستحتاج إلى تحديد أي من شكلين لاستخدامهما يتوافق مع مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا ، إما في الخطوة الواحدة أو بيان الدخل متعدد الخطوات.
معلومات عن بيان الربح والخسارة
يحتوي بيان الدخل أو بيان الأرباح والخسائر على معلومات حول الإيرادات والمصروفات والمكاسب والخسائر في فترة زمنية معينة. الإيرادات أو الدخل ، يمكن أن تكون من عمليات أو من مصادر لا ترتبط مباشرة بالنشاطات الأساسية للشركة. تعتبر المكاسب مصادر دخل غير عادية وغير متوقعة نسبياً ، مثل تلقي دفعة تسوية من دعوى قضائية. يمكن أن تكون المصروفات أيضًا مصاريف التشغيل مثل المرافق والأجور المدفوعة أو المصاريف غير التشغيلية مثل الفوائد المدفوعة على القروض. الخسائر هي نفقات غير عادية وغير متوقعة ، مثل التخلص من الأصول طويلة الأجل بأقل من قيمتها.
صيغ بيانات الدخل
تتطلب مبادئ المحاسبة المقبولة بشكل عام (GAAP) أحد شكلين لبيانات الأرباح والخسائر التي سيشاهدها الأشخاص خارج الشركة. قد يجد المدراء تنسيقات مختلفة أكثر فائدة للأغراض الداخلية ولكن يجب أن يضمنوا عدم منح هذه التقارير للمستخدمين الخارجيين. التنسيقان المتوافقان مع مبادئ GAAP هما بيان الدخل من خطوة واحدة وبيان الدخل متعدد الخطوات. والفرق الرئيسي في هذين التنسيقين هو كيفية عرض تكلفة السلع (أو الخدمات) المباعة ، وحيث يتم وضع المكاسب والخسائر في البيان.
إنشاء بيان الربح والخسارة في Excel
قد تجد أنه من المفيد عرض أمثلة على بيانات الأرباح والخسائر قبل البدء. هناك عناصر معينة ضرورية للبيان بغض النظر عن تفاصيل نشاطك التجاري. سيكون لديك عنوان مكون من ثلاثة صفوف يتم توسيطًا في الجزء العلوي. سيكون السطر الأول هو اسم النشاط التجاري. والثاني هو عنوان التقرير: بيان الربح والخسارة. في السطر الثالث ، يجب تحديد الفترة الزمنية التي يغطيها البيان. بعض الأمثلة قد تكون:
- للربع المنتهي في 31 مارس 2018
- للشهر المنتهي في 30 سبتمبر 2018
- للسنة المنتهية في 31 ديسمبر 2018
اترك صفًا فارغًا واحدًا على الأقل بعد العنوان للوضوح. ستتغير الخطوات التالية بناءً على ما إذا كنت تستخدم خطوة واحدة أو خطوة متعددة ، ولكن يتم مشاركة بعض العناصر. ستبدأ في العمود الأول ، وكلما احتاجت المعلومات إلى مسافة بادئة لتمييزها ، ستنتقل إلى العمود التالي. ستقوم بتحرير عرض العمود الخاص بهذا العمود الأول بحيث تسري المعلومات الموجودة في العمود الثاني بعد أول عدة أحرف من المعلومات الموجودة فوقه ، كما هو الحال في الصورة أدناه.
في أي من الصيغتين ، ستقوم بإدراج العائدات أولاً ، متبوعة بنفقات ، بإجمالي يسمى صافي الدخل في القاع. بعد إدخال كل عناوين الحسابات ، ستتخطى عمودًا واحدًا أو عمودين لترك بعض المساحة قبل إدخال قيم الدولار. عيّن هذا العمود لعرضه كعملة.
بيان الدخل الأحادي الخطوة
يستخدم بيان الدخل المكون من خطوة واحدة صيغة أساسية: الدخل الصافي يساوي الإيرادات والمكاسب ناقصًا المصروفات والخسائر. ستكتب "الإيرادات والمكاسب" في السطر الأول ، ثم تضع مسافة بادئة للسطور التالية حيث تسرد حسابات الأرباح والمكاسب المختلفة لنشاطك التجاري. سيتم وضع مسافة بادئة للسطر التالي مرة أخرى ، وسيظهر "إجمالي الأرباح والمكاسب". بعد صف فارغ ، اكتب "Expenses & Losses" ثم قم بوضع مسافة بادئة للسطور التالية حيث تقوم بسرد حسابات المصروفات والخسائر. ستقلب مرة أخرى على "إجمالي النفقات والخسائر". السطر الأخير هو الدخل والنفقات.
بيان الدخل متعدد الخطوات
الفرق المهم في البيان متعدد الخطوات مقارنة بخطوة واحدة هو أننا نقوم بفصل العمليات عن البنود غير التشغيلية. سيبدأ بيانك بالمبيعات وتكلفة السلع المباعة والربح الإجمالي. سوف تتبع ذلك مع نفقات التشغيل ، وطرحها للعثور على المجموع الفرعي بعنوان "الدخل التشغيلي". ستقوم بعد ذلك بإدراج الإيرادات غير التشغيلية ، والمكاسب ، والمصروفات ، والخسائر ، بهذا الترتيب ، ثم إجمالي العناصر غير التشغيلية. إن إضافة العمليات والبنود غير التشغيلية معاً يمنحك الدخل الصافي.
