المذكرات هي شكل قياسي من المراسلات التجارية. يتم كتابتها لتكون معلوماتية أو طلب إجراء. يمكنك كتابة مذكرات داخلية أو خارجية. يتم إرسال المذكرات الخارجية إلى أشخاص خارج مؤسستك. على سبيل المثال ، يمكنك إرسال مذكرة استشارية إلى الاستشاريين المحترفين الذين يطلبون اقتراحًا لمشروع معين. قد تطلب من المستشارين إرسال عرض سعر للمشروع ، وإطار زمني لإكماله وبعض عينات العمل من خلال المذكرة.
اكتب عنوانًا لمذكرك الاستشاري. يحتوي العنوان على أربعة أسطر ، لكل منها علامة محددة: إلى ، من ، تاريخ وموضوع. اسمك واسم شركتك يذهب في السطر الأول. يحتوي السطر الثاني على أسماء جميع الاستشاريين المحترفين الذين ترسل إليهم المذكرة. السطر الثالث هو التاريخ الذي تخطط لإرساله ، وينبغي أن يوضح السطر الرابع موضوع المذكرة في بضع كلمات ، مثل "طلب تصميم تصميم الويب".
اشرح الغرض من مذكرة الاستشارات في الفقرة الأولى. المذكرات موجزة عموما وإلى هذه النقطة. اسمح للمستشارين بمعرفة نوع المشروع الذي تريد استكماله وأنك تبحث عن اقتراحات من محترفين مؤهلين.
ناقش تفاصيل مشروعك في الفقرات القليلة التالية. قد تتضمن هذه التفاصيل أي ميزانية أو موعد نهائي لديك ، في أي تاريخ ترغب فيه في تلقي المقترحات ، وما الذي ترغب في تضمينه في المقترحات والعملية التي ستستخدمها لاختيار استشاري.
أدرج معلومات الاتصال الخاصة بك في بداية الفقرة الختامية. دع المستشارين يعرفون ما هي أفضل طريقة للاتصال بك وكيف تفضل تلقي المعلومات التي تطلبها ، مثل البريد أو البريد الإلكتروني. ذكر مستشاري الموعد النهائي للرد. لا تنسَ أن تشكر المستشارين على وقتهم.
