المحاسبة مهمة للأعمال التجارية كطريقة لتوثيق النشاط المالي والتعلم من الأرقام. يحتاج نشاطك التجاري إلى المحاسبة الأساسية لإعداد تقرير الدخل في نماذج الضرائب وتتبع تدفق الأموال داخل حساباتك المصرفية وخارجها. إلا أن المعلومات المحاسبية توفر أيضًا معلومات قيّمة عن العمليات ، وتظهر الاتجاهات والفرص التي يمكن أن تساعد في جعل شركتك أكثر ربحية. تتطلب منك وكالات الإبلاغ الضريبي الاحتفاظ بالكتب عند الحد الأدنى الذي يتتبع الدخل والنفقات. ولكن إذا كان لديك محرك الأقراص والفوائد ، يمكنك أن تأخذ عملياتك المحاسبية إلى مستوى مختلف تمامًا ، وتستخدمها لإنشاء أعمال أكثر ذكاءً وأكثر فاعلية من الناحية المالية.
أنواع احتياجات الشركات المحاسبية
تتبع الإيرادات والنفقات: مطلوب عملك لملء استمارات الضرائب على أساس الإيرادات الإجمالية وصافي الدخل. يتم احتساب ضرائب الولاية والضرائب المحلية كنسبة مئوية من الإيرادات. تعتمد ضريبة الدخل في المدن والولاية والفيدرالية على صافي ربحك بعد خصم المصروفات القابلة للخصم من إجمالي الإيرادات. لاحتساب هذه المبالغ بشكل صحيح ، يجب أن يتتبع نشاطك التجاري إجمالي الإيصالات ويحسبها كأساس لأرقام الإيرادات ، وأن يضيف جميع النفقات كأساس لاقتطاعات الأعمال. عند الإبلاغ عن إجمالي الأرباح ، ستحتاج إلى تقسيم أرباحك إلى فئات مثل البيع بالجملة والتجزئة. عند حساب صافي الربح لضرائب الدخل ، ستحتاج إلى تقسيم النفقات إلى فئات أيضًا ، مثل المواد ، والمرتبات ، والإيجار ، والمرافق ، ونفقات السيارات.
محاسبة المرتبات: بالإضافة إلى حساب المبلغ الواجب دفعه لكل موظف على أساس الأجر أو الراتب وساعات العمل ، يجب على شركتك أيضًا حجز ودفع ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية والضرائب على الدخل التي يدين بها موظفوها ، بالإضافة إلى مساهمات أصحاب العمل المطابقة للضمان الاجتماعي والرعاية الصحية. سيتوجب عليك أيضًا دفع تأمين ضد البطالة والتأمين الصناعي في أموال ولايتك ، استنادًا إلى مقدار عمل موظفيك ومقدار ما يكسبونه. ستحتاج شركتك إلى نظام محاسبة شامل ومُحدّث لتتبع هذه الأرقام ودفع جميع ضرائب الأجور وإيداع جميع تقارير ضريبة الرواتب عند استحقاقها.
محاسبة التدفق النقدى يجب أن يتضمن نظام المحاسبة الخاص بك أيضًا أدوات لتتبع مدى التوفر والحاجة إلى النقد. إذا كنت تستخدم نظامًا محاسبًا قائمًا على النقد ، فإن أرقامك الأسبوعية والشهرية ستمنحك فكرة جيدة إلى حد معقول عن المبلغ الذي ستصل إليه وتخرجه. إذا كنت تستخدم نظام المحاسبة على أساس الاستحقاق ، فيجوز لك تسجيل عملية بيع كإيراد قبل أن يتم الدفع لك فعليًا ، لذلك تحتاج إلى طريقة أخرى لمراقبة توفر النقد. وسواء كنت تستخدم نظامًا نقديًا أو نظامًا للاستحقاق ، فقد لا يرتبط التدفق النقدي الخاص بك مباشرةً بإيراداتك ونفقاتك المُبلغ عنها إذا كنت تسدد قروضًا ، أو إذا كنت تستهلك المعدات التي اشتريتها بالفعل.
الميزانيات العمومية: الميزانية العمومية هي لقطة من صورتك المالية في لحظة معينة من الزمن. ويتضمن معلومات حول ما تملكه وما تدين به. ستشتمل قائمة الأصول الخاصة بك على النقد في البنك ، أو المعدات التي اشتريتها ، مطروحًا منه المبلغ الذي تم استهلاكه والحسابات المستحقة القبض أو المبالغ المستحقة لك عن المبيعات التي قمت بها بالفعل. ستشمل قائمة الخصوم في ميزانيتك العمومية الأرصدة المستحقة على القروض وبطاقات الائتمان والديون قصيرة الأجل التي تراكمت عليك مثل الحسابات المستحقة الدفع وفواتير الخدمات العامة المستحقة. عن طريق طرح التزاماتك من الأصول الخاصة بك ، تظهر الميزانية العمومية الخاصة بك القيمة الصافية الحالية لشركتك. عندما تنشئ ميزانيات عمومية بمرور الوقت ، يمكنك أن ترى كيف أن أرباحك ونفقاتك قد نفدت وخلق ثروة أو دين.تظهر الميزانية العمومية أيضًا مقدار ما تملكه من صافي القيمة السائلة ، ومقدار ما يتم تقييده في الأصول التي لا توفر النقد المتاح.
التقارير التشغيلية: بالإضافة إلى التقارير المحاسبية التي يطلب من شركتك إتمامها بواسطة وكالات الضرائب والمقرضين ، يمكنك إنشاء تقارير مخصصة تتتبع كل شيء بدءًا من قيمة الدولار للمنتج الذي ينتجه خطك خلال ساعة واحدة ، إلى أرقام المبيعات لكل من مبيعاتك شؤون الموظفين. هذه الأرقام حاسمة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية. يمكن أن يساعدك ذلك في تحديد الجوانب التي يحقق فيها نشاطك التجاري أعلى الأرباح وأكثرها جديرة بالاهتمام. كما يمكنهم أيضًا توجيه انتباهك إلى الصعوبات التي يمكن تصحيحها ، مثل جوانب الإنتاج التي تستغرق وقتًا طويلاً وتكلف الكثير.
كيف يمكن للشركات القيام بالمحاسبة
يمكن لنشاطك التجاري أن يقوم بالمحاسبة داخل الشركة أو توظيف خبير خارجي للمساعدة في هذه العملية. تستخدم العديد من الشركات مزيجًا من هاتين المقاربتين ، حيث يقوم الموظفون الداخليون بإكمال بعض المهام مثل مسك الدفاتر الأساسي ، ثم التعاقد مع محاسب خارجي لاستكمال الضرائب السنوية.
توفر المحاسبة الداخلية فوائد امتلاك شخص يعرف عملك بشكل متعمق ، وتسجيل أرباحك ونفقاتك. سيتمكن صاحب الحسابات الذي يشارك بعمق في عملك من تحديد وتصنيف العناصر على الإيصالات ، وتحديد ما إذا كانت هذه المواد مدرجة في تكلفة سلعك المباعة أو الإمدادات التي تحتاجها لتنظيم ما وراء الكواليس. ومع ذلك ، قد لا يكون لدى كاتب الحسابات الداخلي الخبرة المهنية التي يمكن للخبير الخارجي تقديمها إلى هذا المزيج. تُعد هذه المعرفة مفيدة لإنشاء أنظمة مثل إعداد مسك الدفاتر الأولي ، وكذلك لضبط الفروق الدقيقة مثل النفقات غير القابلة للخصم بشكل قانوني.
يمكن أن يجلب كاتب الحسابات الخارجي الخبرة والمنظور إلى العمليات المحاسبية الخاصة بشركتك. بصفتك محترفًا ، من المحتمل أن يشاهد كاتب الحسابات هذا كتب مجموعة من الأنشطة التجارية ويمكنه أن يعرض لك كيفية تحديث أنظمتك بحيث توفر المعلومات التي تحتاجها ويمكن أن يفهمها المحترفون الآخرون مثل المصرفيين ومدققي الضرائب. ومع ذلك ، قد لا يقوم أحد الأشخاص الخارجيين بوظيفة جيدة بصفته شخصية مطلعة على فهم كيفية عمل شركتك وما هي المعلومات التي قد تجدها مفيدة للغاية. على سبيل المثال ، ربما لا يفهم المحاسب أنواع المخزون التي تحملها من وجهة نظر التاجر. ومع ذلك ، فإن المعلومات حول كيفية تحرك فئات البضائع المختلفة أمر حيوي لضبط مشترياتك.
أنواع برامج المحاسبة للشركات
برامج المحاسبة عبر الإنترنت: تقدم لك برامج المحاسبة عبر الإنترنت ميزة مزامنة نظام المحاسبة مع حساباتك المصرفية. هذا النهج يجعل من السهل إدخال المعاملات بمجرد العثور عليها في خلاصات البنك ثم النقر على الأزرار الصحيحة. هذه الميزة تقلل من احتمال أن تفوتك نفقات ، كما لو كنت قد بدأت مع إيصالات ورقية واحدة. يسمح لك استخدام برامج المحاسبة عبر الإنترنت بالوصول إلى برنامج المحاسبة من أي كمبيوتر ، بدلاً من الاضطرار إلى استخدام سطح المكتب الخاص بك. ومع ذلك ، تستغرق برامج المحاسبة عبر الإنترنت وقتًا أطول من إصدارات سطح المكتب لمعالجة كل معاملة ، وتزداد هذه المرة عندما تجري عشرات الإدخالات. كما أن ممارسة مطابقة الإيصالات مع الخلاصات المصرفية يمكن أن تكون بطيئة ومرهقة ، وهذه الخطوة ضرورية إذا كانت عملية الشراء الواحدة تتضمن عناصر في فئات متعددة مثل المواد والإمدادات. QuickBooks هو برنامج المحاسبة عبر الإنترنت الأكثر شعبية والأكثر تقييما. يحظى Xero بتقدير كبير لمستخدمي Mac ، ويعمل Zoho بشكل جيد على الأعمال الصغيرة للغاية.
برامج المحاسبة المكتبية: على الرغم من تزايد شعبية برامج المحاسبة عبر الإنترنت ، لا تزال إصدارات سطح المكتب توفر مزايا للعديد من المستخدمين. يمكنك شراء برنامج محاسبة مكتبي من خلال عملية شراء لمرة واحدة ، في حين تتقاضى البرامج عبر الإنترنت رسومًا شهرية مستمرة. عندما تستخدم برنامج سطح المكتب ، تكون جميع معلوماتك متاحة بسهولة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، بدلاً من وضعها في السحابة حيث تكون عرضة لمشكلات الأمان والفشل واسع النطاق في النظام. تميل أنظمة المحاسبة المكتبية إلى أن تكون أبسط بكثير من الأنظمة القائمة على السحابة ، مما يجعل من السهل تحديد وتحديد الأخطاء والتناقضات. وبسبب بساطتها النسبية ، تكون أنظمة سطح المكتب أسهل أيضًا للتكيف مع الاحتياجات الفردية لشركتك.
أنظمة المحاسبة المخصصة واليدوية
أنت في الواقع لا تحتاج إلى برنامج محاسبة على الإطلاق إذا كان عملك صغيرًا واحتياجاتك بسيطة. يمكنك تصميم جداول بيانات باستخدام Excel أو جداول بيانات Google تساعدك في تتبع وإضافة المتغيرات التي تحتاج إلى معرفتها ، مثل النفقات المصنفة والأرباح المستمرة. سوف تساعدك هذه البرامج على الحفاظ على وتنظيم المعلومات الخاصة بك بأي طريقة منطقية لعملك ، وجداول البيانات المحلية تجعل أنظمة محاسبة شرعية تمامًا طالما أنها تخبرك بما تحتاج إلى معرفته لدفع الضرائب الخاصة بك وفهم عملياتك. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد نظام الرواتب الذي يسجل الساعات التي قضاها في مهام محددة مثل الإنتاج. ثم يمكنك بعد ذلك استخدام هذه الأرقام لحساب القيمة بالدولار المتوسط للمنتج الذي يتم تصنيعه في كل ساعة إنتاج ويمكنك مشاهدة الطريقة التي يتغير بها هذا الرقم أسبوعًا تلو الآخر.
ولكنك لا تحتاج حتى إلى جهاز كمبيوتر لإجراء المحاسبة التجارية. إنه أمر مشروع تمامًا الاحتفاظ بدفترات مكتوبة بخط اليد ، كما فعل مالكو الأنشطة التجارية لعدة قرون. مخازن بيع المكاتب بيع الكتب المحاسبية مع أعمدة بحجم مناسب ، ويمكنك استخدام هذه لادراج وتصنيف الإيرادات والنفقات. مع نظام المحاسبة اليدوي ، يجب عليك جمع كل الأرقام باليد ، مما يزيد بشكل كبير من الوقت الذي تقضيه في المحاسبة. ومع ذلك ، فإن أنظمة المحاسبة اليدوية ليست عرضة لأنواع مشكلات الكمبيوتر ومخاطر فقدان البيانات التي تواجهها مع الأنظمة المحوسبة. صحيح ، يمكن أن يحترق منزلك ويمكن أن تفقد دفتر الأستاذ الخاص بك ، ولكن فشل الأجهزة هي أكثر شيوعا إلى حد كبير من حرائق المنزل.
دخول واحد مقابل مزدوج دخول المحاسبة
إذا كان نشاطك التجاري صغيرًا وبسيطًا نسبيًا ، فيمكنك أيضًا الاختيار بين مسك الدفاتر المدخل والمزدوج. يتتبع نظام الدخول الفردي ما قمت بإنفاقه وكسبه ، ويحدد هذه المبالغ. إذا كنت تستخدم دفتر أستاذ مكتوبة بخط اليد أو إذا كنت قد أنشأت جداول بيانات خاصة بك ، فمن الأرجح أنك تستخدم محاسبة فردية. يقوم نظام القيد المزدوج بمزامنة معلوماتك المحاسبية مع حساباتك المصرفية والمعلومات الأخرى ذات الصلة ببيان الميزانية. في كل مرة تلاحظ فيها أن شركتك قد حققت أرباحًا ، ستقوم (أو تقوم برامج المحاسبة الخاصة بك) بعمل إدخال مماثل يوضح المكان الذي تظهر فيه هذه الأموال في عملك ، كما هو الحال في حساب مصرفي معين. وبالمثل ، في كل مرة تدفع فيها مقابل النفقات ، يوضح نظام القيد المزدوج كيف أنفقت شركتك الأموال. لا يوجد أي اشتراط قانوني بأن تحتفظ بنظام مسك الدفاتر مزدوج القيد ، ولكن إذا احتفظت بكتب فردي ، فيجب عليك تطوير طريقة لمقارنة نظامك المحاسبي وتوفيقه مع أصولك الحالية.
اختيار نظام المحاسبة الصحيح
لا يوجد نظام محاسبي مناسب لكل عمل. عند اختيار كيفية إعداد كتب شركتك ، ضع في اعتبارك نوع المعلومات التي تحتاجها أكثر ، والموارد التي ترغب في تكريسها للحصول عليها. إذا كنت تكره العمل مع الأرقام ولا تكاد تكون منطقية بالنسبة لك ، فاستعن بمتخصص خارجي ولكنك ما زلت تحاول تعلم قدر ما تستطيع لفهم التقارير التي تتلقاها. إذا كان لديك الوقت والاهتمام ، فافعل قدر ما تستطيعه من حساباتك الخاصة. ستكون المعلومات التي تقوم بتجميعها ذات صلة وذات مغزى ، وستحصل على معلومات قيمة حول كيفية نجاح عملك.
