تحتاج العديد من المنظمات غير الربحية والتعليمية إلى دعم خيري لدعم العمليات. تُعد وليمة جمع التبرعات إحدى أفضل الطرق لجمع الأموال لبرامج الفنون والمدارس والمستشفيات ومجموعات المناصرة وغيرها. قد تبدو هذه الأحداث معقدة للتخطيط والتنظيم. ابدأ بقائمة مراجعة جيدة ، وأنشئ تقويمًا واطلب مساعدة المتطوعين. ابدأ أشهر قبل موعد المأدبة ، وحجز موقعك ، والمطاعم ، والمواهب والترفيه في وقت مبكر.
جدولة الحدث وشراء كتاب تخطيط أو مفكرة (http://society6.com/notebooks؟utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) بشكل صارم للحدث. احتفظ بحافظة للسجلات وجهات الاتصال وبطاقات العمل والإيصالات وقوائم المتطوعين والحجوزات والقوائم وكل التفاصيل التي ستظهر قبل الحدث وخلاله وبعده. الحصول على مساعدة في أقرب وقت ممكن ، مثل منسق المتطوعين ، والبدء في تفويض المهام.
ميزانية الحدث. بمجرد معرفة الحد الأقصى لعدد الرأس في المكان ، فإن تكلفة الرقم لتخصيص لكل شخص لتناول الوجبات والمشروبات وأكياس الهدايا وغيرها من البنود المدرجة في القائمة. تكاليف الرقم لكل إدخال في قائمة التحقق ، مثل المعدات وتكاليف الموظفين والإيجارات ورسوم الخدمات والإكراميات وما إلى ذلك. سوف تغطي أسعار التذاكر والأموال التي تم جمعها هذه التكاليف ، لكن النفقات الأولية سوف تشمل عددا من الودائع والتكاليف المسبقة.
تحديد موقع وتأمين منشأة لاجراء المأدبة. يمكن أن يكون هذا الفندق الرئيسي ، وهو مطعم كبير يرحب بالحفلات الخاصة أو المبيت والإفطار أو القصر التاريخي. ستحتاج إلى معرفة السعة القصوى حتى لا تضفي مزيدًا من الدعوات على الضيوف أو تبيع تذاكرًا أكثر مما تسمح به الغرفة. سيكون لدى معظم المؤسسات ذات الجودة العالية موظفين للمساعدة في التخطيط ، بالإضافة إلى خدمات المطاعم وغيرها من الخدمات داخل الشركة.
كتاب سيدك من الاحتفالات (MC). تحقق مع وكالات المواهب المحلية. إذا كنت ترغب في حجز عمل "اسم" أو أحد المشاهير ، فستحتاج إلى البدء قبل الموعد المتوقع حيث أن بعضها يحتوي على جداول مشغولة جدًا. وكلاء الاتصال والمديرين للترفيه وحجز جميع المواهب.
ترتيب الدعوات وتذاكر السفر والبرامج وأي مواد مطبوعة أخرى مثل نشرات المنظمة التي يتم جمع الأموال بشأنها. إذا كنت ستعقد مزادًا ، فابدأ في الحصول على أشياء تبرعت بها. يمكن لفريق من المتطوعين التعامل مع هذه المسؤولية. لن تحتاج المزادات الصامتة إلى مزادات ، ولكن مزاد المزايدة سيكون كذلك. قرر ما إذا كان MC الخاص بك سوف يفعل ذلك ، أو إذا كنت بحاجة إلى متخصص منفصل. دعوات بالبريد إلى قائمة الجهات المانحة للمنظمة. تأكد من ملاحظة أن الحدث شبه رسمي. تحديد أي شيء على وجه الخصوص سيحتاج الضيوف إلى معرفة ما بعد التاريخ والوقت والمكان والضيوف أو الترفيه. تأكد من تعزيز المزاد الخاص بك.
الإعلان عن الحدث من خلال النشرات الإخبارية والإعلان عبر الإنترنت والصحف المحلية ومحطات الراديو التي تحمل إعلانات الخدمة العامة (إعلانات الخدمات العامة) للمؤسسات غير الربحية. قد تحتوي محطات التليفزيون المحلية أيضًا على تقويم للأحداث ، وقد تقوم البرامج الإخبارية المحلية بإجراء مقابلة قصيرة أو التوصيل لهذا الحدث ، لذلك تكون كل التفاصيل جاهزة.
تحدث إلى رئيس الطباخين ، أو اصطف خارج المطعم. تقرر ما إذا كان لديك بوفيه أو خدمة كاملة ، وجبات الطعام المطلية. أخبره بميزانيتك وعدد الأشخاص المتوقع. يمكن الانتهاء من هذا الأمر في أقرب فرصة تحصل عليها ، ولكن من الأفضل دائمًا الاستعداد لمزيد من الناس أكثر مما تتوقع من عدم الوفاء بالاحتياجات الفعلية.
البقاء على اتصال منتظم مع المتطوعين وزملاء العمل وجميع الموظفين العاملين في هذا الحدث. تعيين مساعد خاص لكل مجموعة مشاهير أو ترفيه للمساعدة في أي شيء أثناء الحدث. اجتمع مع جميع المتطوعين في وقت مبكر للتأكد من أنهم يعرفون كيفية ارتداء الملابس ، وماذا تفعل ، وأين يكون متى ، وما إلى ذلك.
الوصول إلى موقع الحدث في وقت مبكر من اليوم لتزيين وإعداد المساحة. إذا غادرت لتحضر نفسك ، فاسترجع الكثير من الوقت لمقابلة الضيوف المميزين والمشاهير والترفيه وتوجيههم إلى المكان الذي سيجلسون فيه أو يعملون أو ينتظرون خلف الكواليس. إذا كنت تملك فرقة موسيقية مباشرة ، فستظهر مبكرًا لإعدادها وإجراء فحوصات صوتية. الإشراف على التفاصيل النهائية معًا والتمتع بالحدث. بعد ذلك ، تأكد من تنظيف كل شيء ودفع جميع الموظفين أو الموظفين الرئيسيين. جمع مظاريف التبرع وإعطاء الشخص المناسب الذي يمثل المنظمة.
